浅谈协同办公系统需求分析与实现方法

牛金玲

摘要：该文介绍了一种协同办公系统的实现方法，采用B/S模式，J2EE架构，MYSQL数据库，使用JAVA语言开发建设。系统实现了收发文等流程配置、分角色权限控制、持证管理、设备管理、车辆管理等主体业务功能。通过该系统优化再造工作流程，渐进明细需求，从而更好地提高工作效率，节省资源。

关键词：协同办公;流程配置;持证管理

中图分类号：TP311      文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2021）18-0256-02

開放科学（资源服务）标识码（OSID）：

1 背景

随着协同管理的理念逐渐深入人心，为建立高效协同的运营管理模式，提升管理能力，以人和组织为基础的协同办公自动化受到越来越多的企事业单位的关注[1]。我所原有办公系统2009年投入使用，运行了十多年，虽然实现了收发文电子化和网络化的日常管理，但随着管理模式变化导致的需求变更以及信息技术的快速发展，系统面临的问题越来越明显，主要体现在以下几个方面：各项审批（如收发文审批）没有引入工作流的技术，流程走向全由收发文起草人手动操作控制，造成流程审批不规范且容易漏发错发;各表单不能灵活调整流程;系统功能模块已经不能满足新的业务需求等问题。为了解决上述问题，在充分收集需求并分析后，对办公系统进行了升级改造。本文介绍了收发文等流程配置、分角色权限控制、持证管理、设备管理、车辆管理等主体业务功能，通过本系统优化再造工作流程，更好地提高工作效率，降低办公成本。

2 主要实现内容

2.1 流程配置模块

流程配置不仅仅包括收发文流程，还包括各类有审批事项的流程，比如车辆用车申请、请假申请等。流程配置是协同办公系统的核心内容。

表单管理与流程设计：流程设计基于表单样式，表单管理是将实际的业务需求转化为电子化的表单，同时将表单信息与数据库表字段一一对应。通过流程表单的可视化配置，有权限的用户能够自己定义所需要的表单样式，同时流程图也是可视化配置方式，用户能够灵活方便地实现单位内部流程的在线配置，包括：表单新增、表单修改、表单删除。根据实际业务需求，设置符合实际的表单流程节点及流程走向，并在表单设计时选择每一节点默认处理人，将审批节点与审批人一一对应。各表单流程以视图形式呈现并可维护，登录用户通过创建选择的工作流流程，确定了登录用户就是流程的起草人，起草人在起草时默认拟稿人是登录用户，按照该工作流的流程设置进入下一节点。流程下一节点的接收者将在登录系统后的主页待办事项中收到提醒，点开待办事项进行处理，在签字意见处选择、修改或者输入处理意见，将流程下一节点处理人指定或选择默认人后提交，此待办事项的状态将转为已办。表单管理与流程设计功能主要有：收文待办、发文待办、公文已办、发起流程、流程设计、表单管理等子模块，对于重要紧急公文设置提醒时间催办督办，对收文视情况按责任科室确定责任人，责任人在表单的责任人处理专区填写处理意见或结果提交后此文件处理状态由待办变为已办。发文流程中的正文与Word、WPS办公软件相结合使用，根据实际需求编辑修改及套红头，在层层审批的过程中各审批人的修改痕迹例如修改人、修改时间、修改内容都会留在系统中，下一审批人可查前序所有审批人的修改痕迹。此举可更加清晰直观了解到各部门对文件的修改意见，有助于各环节的沟通协调[2]。无纸化的文件编辑，根据OA系统设定，快速实现公文的流转与审批各个环节处理时间缩短，根据时间设定自动催办，确保工作人员可以实时跟进公文处理状态，将工作透明化，便于监督与管理[3]。

模板管理：模板包括发文红头与表单打印样式管理。当红头或表单打印样式有变动时在此功能进行在线编辑修改保存。

流程意见：对表单的每个节点设置意见常用语，方便用户审批。设置流程意见之后，在审批的时候，可以选择设置好的意见，也可以手动输入其他意见。包括新增、修改、删除意见功能。

流程回收：在待办事项处理时，分发至阅者前的任意一流程节点处点提交后，发现问题时都可以在已办事项里选择需要撤回的事项进行流程回收，此时，该事项将由已办转为待办。

归档任务：每个类型的公文可分类设置归档人，负责线上办结归档。

个人授权：流程处理人登录系统后在个人授权里将自己的权限授权给其他用户使用。

转发文查询：公文类各流程在分发至部门负责人分阅处理时由部门负责人根据文件内容选择本部门相关人员转发供其查阅。各部门负责人在已办事项时可以查看部门成员转发文查阅情况，系统主页面有转发文待阅数量提示用户查阅。

签名图片管理：对系统所有用户的电子签名图片的管理，包括添加、修改、删除功能。

2.2 分角色权限控制

由于用户数量多且人员权限分配时有较多重复，为减轻管理员授权以及后续权限维护的工作量，保持同一职务权限的一致性，建立角色与用户的对应关系，角色依附于用户。通过对角色分配系统菜单，从而达到对用户权限控制。相应的功能还包括，角色的新增、修改、删除、停用、启用、角色授权与批量分配。建立完善的权限管理功能，权限与用户账号绑定，同时关联系统菜单。只有授权之后，用户才能访问系统资源。功能包括：权限新增、修改、删除、停用、启用及用户权限授权。

2.3 持证管理

特种设备具体来说就是对人和财产安全产生较大威胁的锅炉和压力管道等，针对这些设备的管理已经制定了严格的法律法规[4]。特种设备安全监察条例规定检验检测人员应当经国务院特种设备安全监督管理部门组织考核合格，取得检验检测人员证书，方可从事检验检测工作。持证管理分为持证类型维护和持证管理，其中在持证类型管理中对每类持证的有效期进行设置，便于在录入检验检测人员持证信息时选择持证类型，例如锅炉证书里包括锅炉检验员GL-1、锅炉检验员GL-2、锅炉检验师，按持证取得日期由系统根据持证种类自动计算持证有效期。持证管理是指录入人员持证信息并支持上传持证有关附件，实现查询统计与持证到期预警功能，例如根据姓名查看其所持各类证书取得时间、证书有效状态及其证书编号，也可根据证书种类查看在指定时间段内所有在有效期或不在有效期的证书详细信息，也可统计所有人员所在指定时间段内在有效期或不在有效期的证书数量及其详细信息，对即将失效的资格证书和已经失效的资格证书以不同颜色标示出来，可生成报表导出。用户登录系统后可查询到自己的持证信息，也可下载持证有关附件进行核对。

2.4 设备管理

设备管理分为检验检测仪器设备和办公设备管理，其中检验检测仪器设备是特种设备检验检测机构开展检验检测工作的重要载体。对于检验检测机构来说，仪器设备的准确性对检测工作有着至关重要的影响[5]。检验人员在检验时除了要有扎实的专业理论基础、丰富的实践经验和技能外，还须借助检验检测设备对特种设备安全状况做出准确判断，仪器设备管理工作始终贯穿在整个检验检测过程中并直接影响检验结果。检验检测仪器设备有着定期计量检定/校准、使用期间核查等的特殊性，必须严格按检定/校准周期进行检定/校准，不得出现任何漏检和脱检，很多检验检测机构存在设备多、专管人员较少的问题，因此以人工方式来管理设备显然不适合。设备管理实现的功能主要有购置计划、验收、登记、领用、计量、归还、维修、报废等。制定年度购置计划分为年度购置计划和临时购置计划，录入验收数据。设备验收管理用于查看在年度购置计划中已验收的设备，生成库存明细。设备入库管理用于查看已生成的库存明细，对未入库的设备进行入库操作。设备信息管理展示的是已入库的设备信息和领用信息，用于对设备进行管理，功能包括：登记、修改、删除、查看、领用、归还、调拨、维修、报废、闲置、计量、导出列表等。由于每年需要将一部分设备送去计量，检定校准计划用于制定将哪些设备送去计量的计划，可以批量修改检定/校准最后期限、检定/校准机构等信息，功能包括：生成计划、添加设备、修改、删除、导出计划。领用信息展示了领用人、领用日期、领用设备的记录。维修信息展示了维修费用、维修说明、登记时间的记录。报废信息展示了设备原值、设备残值、购入时间、报废时间的记录。我的设备展示当前用户领用的在用设备信息及领用时间。设备管理实现了设备全生命周期的管理并记录了中间各个流程转换处理环节。实现设备的流程化、规范化管理，方便快速地检索设备各种信息，最大限度的发挥设备的使用效益。

2.5 车辆管理

车辆管理包括车辆、保险、年审、保养、维修等信息管理。车辆信息包括车牌号、型号、购置日期、购买价格、发动机号、核载人数、车架号、车辆状态、下次保险日期、下次年审日期、下次保养日期等信息的录入、修改、删除等功能。保险信息用于修改、查看、删除车辆保险信息，例如保单号、投保内容等。年审信息用于修改、查看、删除车辆年审信息，例如年检号、年检内容等。保养信息用于修改、查看、删除车辆保养信息，例如保养日期、费用、保养内容等。维修信息用于修改、查看、删除车辆维修信息，例如维修地点、费用、原因等。根据当前时间距离下次保险、年审、保养时间的天数，按到期的紧迫程度以不同的颜色提醒显示，例如若到期或超期，红色展示超期天数，若在设置期限内即将到期，橙色展示还有多少天到期，若距离到期日期大于设置期限，绿色展示未到期。根据系统设置的车辆保险、年检、保养即将到期和到期信息接收人和提醒日期，系统检测到有即将到期和到期的车辆保险、年检、保养信息，则在接收人登录系统时弹出提示消息框予以提示。

3 总结

本文分析了协同办公系统的需求，确定了系统的实现目标，对系统实现的主要功能进行了描述，通过渐进明细需求该系统平台可完成收发文等流程配置、分角色权限控制、持证管理、设备管理、车辆管理等主体业务功能，记录了中间各个流程转换处理环节，规范流程审批过程，方便用户使用和维护，降低出错概率，本文所设计的系统已成功应用，运行效果良好。

参考文献：

[1] 王晨，劉鹏博，冯双昌，等.协同办公自动化系统需求分析及设计[J].中国科技信息，2021（Z1）：67-69.

[2] 柳琳璠，赵红梅，张贺，等.办公自动化系统在医院发文管理中的应用[J].办公室业务，2020（14）：13-14.

[3] 王秋文，何振伟.OA系统在气象部门办公中的应用[J].产业与科技论坛，2019，18（2）：70-71.

[4] 袁少琼.优化特种设备检验检测档案管理工作方法研究[J].城建档案，2020（8）：72-73.

[5] 陈熙.如何有效实施检验检测机构仪器设备管理工作[J].中国检验检测，2020，28（3）：59，74.

【通联编辑：谢媛媛】