Excel行数据批量输出为Word样式文档

连春来

摘要： Excel行数据批量输出为Word样式文档步骤;VBA宏代码的简单应用

关键词：创建表;创建宏代码 ;自动复制表;程序创建引用

中图分类号： TP311      文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2020）36-0192-02

1 提出问题

Excel表是行列结构的，优点是方便筛选、排序、计算、分析、统计功能，但列数据比较多时，就不够直观，打印、查看都不方便，如表1（只截取部分表）：

Excel表还可以有更直观的呈现方式，每行数据输出为Word样式文档，如表2（只截取部分表）：

上述行列表、直观表各有优点，如何在行列表中操作数据，后输出为直观表？比如某表有400行的调查数据，全部输出为400张Word样式文档，如何来提高工作效率？

2 分析问题

批量输出的可行性分析：

1）两种表之间可通过单元格引用，形成一一对应关系;

2）输出表通过复制，能生成多表，可借助VBA宏代码实现快速自动复制;

3）输出表的每一单元格的引用，可以通过VBA宏代码的循环替换生成一一对应行列表单元格。

4）通过对输出表进行选择性粘贴，解除单元格的引用，生成不带公式的表。

3 实例应用

3.1 第一步，R1C1引用样式设置（Excel2003为例）

在Excel主界面，默认使用“A1”格式为单元格引用，现转换为“R1C1”引用样式，目的是为单元格行列数字替换做准备。设置步骤：Excel菜单工具→选项→常规，在“设置”中单击“R1C1引用样式（C）”前面方框，最后单击确定，单元格数字引用样式完成设置，如“R2C5”， “R10C15”。

设置前，列表示为A，B，C，D，E，F…，列是用字母表示，如表3。

设置后，列表示为1，2，3，4，5，6…，列是用数字表示，如表4。

3.2 第二步，创建设计表和数据表

1）创建设计表，表名为“设计表”，样式如表5。

2）创建数据表，表名“sheet5”，添加如表6内容（为尽可能多显示，数值用数字代替）。

3.3 第三步，k值替换

用“ #Sheet5！R？yC？z&"" ”替换设计表3.2.1中的k值，其“R”为行，“？y”表示行数， C为列，“？z”表示列数（如Sheet5！R1C2，表示引用的是表“Sheet5”的1行2列的数据），&""表示连接空格（目的是数据显示为字符格式），替换后如表7：

3.4 第四步，创建VBA宏代码模块--用于复制表

创建VBA宏代码模块，用于复制表（模块名称为“表添加（）”），VBA宏代码如图1。

动态参数说明：A1：R36  为复制区域（不同的表，区域会不同，是动态的）;

运行此模块后，复制成5张一样的表。

3.5 第五步，创建VBA宏代码模块--用于单元格行列引用参数替换

创建用于单元格行列引用参数替换的VBA宏代码模块（名称为“表行列增加（）”），如图2。

动态参数说明：

运行此模块后，设计表第一张表替换后如表8， 第二张表替换后如表9。

设计表第一张表的单元格，对应sheet5表第二行的相应单元格;

设计表第二张表的单元格，对应sheet5表第三行的相应单元格;

设计表第三张表的单元格，对应sheet5表第四行的相应单元格;

依次类推，形成设计表的各单张表与sheet5表的行有一一对应关系。

3.6 第六步，设计表生成引用公式（如“#sheet5！R2c2&""”生成引用“=Sheet5！R2C2”）

由Excel菜单“编辑” →“查找替换”， 把“#”替换为“=”，生成引用公式，如设计表“R3C4”单元格的值引用了表“Sheet5”的“R2C2” 单元格的值，表2对应表1。

至此，Excel行列结构数据表“sheet5”批量输出为Word样式文档“设计表”，转换完成。

4 注意事项及相关问题

1）单元格不能转换生成公式时，单元格设置成常规格式;

2）设计表要脱离公式引用，可全选表格，在当前表右擊，选择性粘贴;

3）直观表转行列表，简单多了，反引用二行，向下拉就成了。

【通联编辑：李雅琪】