高校信息化项目管理的困境与对策

唐海 汤梦姣 王珍

摘要：高校信息化项目管理作为一种规范信息化项目建设的手段，已经成为高校信息化路径上不可或缺的一环。在信息化项目进行过程中，项目管理影响着信息系统应用效果与实际需求之间的差距。该文主要从高校信息化项目管理工作中出现的问题出发，论述了高校信息化项目管理应转变传统纸质载体，重视项目实施过程，构建平台项目管理形式，从而提高高校信息化项目管理水平。

关键词：高校信息化;项目管理;困境;对策

中图分类号： TP315      文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2020）25-0234-02

信息化项目管理一直是高校信息化工作的重要内容，它贯穿于业务系统从需求到验收的整个过程，与业务系统的应用效果密切相关，也对规范信息化建设秩序和把控业务系统质量至关重要。因此，需要探讨高校信息化项目管理中出现问题的原因，并针对性地分析解决办法，有序推进信息化项目管理工作，实现业务系统质量的提升。

1高校信息化项目管理存在的具体困难

1.1 高校信息化项目管理的载体过于传统

众所周知，我国提倡节约人力物力资源，传统的纸质资料对比电子资料会消耗大量的纸张，且纸质资料时间越久保存难度越大，传统纸质文件的传递不利于教师群体提升信息化知识水平，因此纸质资料转化为电子资料是必然趋势。長期以来纸质资料还暴露出签字耗时长的缺点，需要集体签字的文件，往返几趟才能签批完整，且有流程卡壳延期风险，主管领导因公出差，整个项目须停滞来等待领导签批。除了流程方面不利于效率的提高，项目结束后堆积的纸质资料使得查阅难度非常大，难以在高校之间交流共享纸质项目资料。

高校缺少无纸化项目管理建设资金，缺乏政策性推手来鼓励教师使用无纸化项目管理，管理制度无适应性配套，资料档案查阅费事费力，人员涉及广泛，业务系统越多项目情况越复杂，教师信息化知识水平参差不齐，尤其年龄越大越不熟练，对无纸化项目管理存在畏难情绪，无专业的技术人员支撑，使得高校信息化项目管理难以转变载体。

1.2 高校信息化项目管理对实施过程不重视

信息化项目的管理通常是采取一定的方式和途径减小中标的系统与实际需求之间的差距，尽可能得到厂商个性化的支持，满足业务使用要求。领导因缺乏需求而对实施过程全程不关注，主观认为招标得到的业务系统已经无法改变，造成业务系统体验感很差，最终导致业务系统无人愿意使用。业务系统体验感的提升需要双方付出努力，一个互动频繁且有效的项目实施过程对业务系统效果和最终达成会形成积极影响。

项目实施是信息化项目管理的重要环节，长期以来，招投标决定业务系统与业务需求的总体契合度，其呈现形式为中标分数，也就是说中标分数的高低影响总体契合度的高低。这种运行模式中，中标后业务系统的实施目标处于一个不明确的状态：厂商不清楚高校的实际运行需求，高校不熟悉业务系统需如何改造。作为厂商，投入的人力、物力越少越有利于成本控制，厂商与高校实施期间合作的积极性受到影响，很难保证业务系统与实际需求的总体契合度得到有效提高;作为高校，由于开发技术力量薄弱，整个实施过程所表达的需求无法一步到位，需要厂商多次修改完善，不但容易遗漏弱需求，流失厂商的人力成本，也使厂商与高校的合作提前超出预期成本导致互动僵化，很难保证最终业务系统运行成果。

1.3 高校信息化项目管理中流程节点陈旧

在高校信息化建设中，信息化项目管理流程十年不变，由于人员变动以及时间流逝，存在很多流程的设置目的模糊，不能适应快速发展的信息化水平，这使很多项目管理流程节点成为阻碍信息化水平发展的瓶颈。

不同信息化素质层次的管理人员对流程有不同角度的理解，某些陈旧的流程节点会产生歧义，这使信息化项目管理更加困难。对信息化项目流程的管理流于形式，需求收集停留于表面，缺乏专业信息化的深度分析，需求文档描述过于敷衍，细节问题被忽略，缺少阶段性专家验收，都会导致业务系统达不到预期使用效果。

高校信息化是一个长期的过程，期间调用流程变更程序，必须严格按照变更后流程操作，没有一个有效的变更管理制度，项目管理流程变更程序缺失或无作用，导致项目管理松散不规范，无法避免流程节点陈旧问题。另一方面，高校信息化项目管理流程缺少全盘统战视角，无法联合业务部门共同研究信息化项目管理流程，单个问题不足以支撑节点改造，长时间运行造成业务部门与信息化项目管理思想出现偏差，信息化水平发展步伐停滞不前。

2高校信息化项目管理顺利进行的相关措施

2.1 重视载体的转换，提高项目管理效率

随着全球资源战略升级，社会对低碳节约纸张的要求不断增强，国家对“数据多跑腿，人民少跑腿”的观念更加重视，信息化管理更需要加强自身的信息化水平，，利用方便的电子资料传承代替传统纸质资料，建立以纸质资料为辅、电子资料为主的无纸化项目管理档案。作为高校业务系统的项目管理者，需要提升信息化综合素质，重视将纸质载体转换到电子平台，并加强数据积累与有效数据整合，为高校之间信息化项目管理工作交流共享的开展打下基础。

业务部门项目管理人员是实现无纸化项目管理的主要人员，也是信息化观念的主要执行者，应提高自身信息化素质，熟悉信息化项目管理技术，拥有完成各项信息化项目管理工作的能力，定期进行信息化项目管理知识学习，建立一支无纸化管理队伍。项目管理人员必须要按照信息化项目管理流程办事， 严格执行管理制度， 对于一些关于电子签章和电子笔迹验证的文件要验证其有效性、合法性，同时高校应制定统一的数据标准、统一的数据格式， 制作表格或者拟定提交的电子文件规范。无纸化管理提供便利的同时，应注意缺少面对面交流带来的沟通问题，制定相关协同管理制度。

2.2 重视项目实施过程，缩小系统与需求差距

面对参差不齐的厂商和业务系统，信息化项目管理需要缩小厂商提供的业务系统与高校实际业务需求之间的差距，配备专业技术人才深入业务操作，提出记录在案的电子文本需求和预期达成目标，这样才能够使得项目顺利验收有据可查，使厂商与高校合作更为积极主动。

电子需求规范化管理，由项目管理人员发布需求，必须明确需求预期达成目标，展现需求急迫等级，指定对应厂商技术人员。建立厂商回应互动机制，做到有求必应，归类处理，达到每一条需求都能落实到人，反馈实时进度，记录下需求处理总时长、处理的方式方法，整合同类型需求问题并整理分类归档，制作可供模糊查询的业务系统实施指南。

量化厂商技术支持时长，加强契约化合作验收，为厂商减少验收难、资金回笼难问题提供便捷通道。有问题未解决，高校以此为依据要求延时验收;问题全部解决，厂商以此为支点要求验收回款;项目产生了多少问题、问题解决了多少，双方可一目了然，为高校和厂商呈现项目付出进而产生良性循环。

开放政策支持校外专家提供咨询服务，以业务周期为验收基点，建立阶段性验收流程、模块化验收形式，分步排查业务系统与业务需求之间的差距，全程通过信息化项目管理平台记录，信息不但透明且后期可查，为高校把好项目管理最后一道验收关。

2.3 细化项目管理流程，构建平台项目管理形式

根据高校现有纸质流程，明晰流程节点层次功能，拆解細分至各个流程节点需要呈现的关键资料，明晰节点责任，与业务部门明确平台管理目的，这样才能够实现信息化项目管理效果的提升。作为信息化项目管理者，加强电子存档意识，明确查漏补缺、环节精简管理观念，重视流程节点工作履行，为平台项目管理工作的开展指明方向。

构建项目管理良性的组织架构，落实“谁使用谁实施、谁实施谁验收”的原则，要求项目使用部门、重要使用人员参与项目实施、验收管理，从业务使用口杜绝业务系统买进来却不想用、不会用、不能用的问题，避免某些高校信息化部门引进业务系统后找不到使用部门的情况。

转向无纸化平台进行项目管理，使用部门与信息化部门细化管理职能，协同梳理高校内项目管理关键节点，落实各节点实施人、责任人。各类资料按职能梳理、上传、存档，建立资料审核流程、资料抽查制度、变更制度，规范各种信息的填写要求，能够还原项目实施的关键节点，这样才能够实现项目管理资料齐全且完善。

3结束语

总的来讲，加强高校信息化项目管理中相关问题的研究，能够为提高业务系统的质量以及个性化契合程度提供有力支撑，最大程度地保证信息化实施过程的资料和工作量被完整地记录。信息化部门与使用部门共同梳理，推进无纸化项目管理平台完善，使项目管理平台成为信息化项目的重要载体，成为高校信息化的线上交流桥梁，从而缩短高校信息化水平差距，快速推动高校信息化进程。

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