“图文档”架构下的档案关联数据采集与集成系统

曾智

摘要：该文介绍了一种地理信息、业务办公信息和档案信息分属不同管理单位的“图文档”联动检索与调用机制下的档案关联数据采集与集成模式，并根据此模式开发了相应系统。

关键词：城市建设；文件管理；档案管理；地理信息系统；管理信息系统

中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2017）17-0222-02

1背景

“图文档”是目前数字城市建设管理中比较热门的一种信息利用模式。“图”是指地图；“文”指文件，通常指城市建设过程中产生的管理和施工文件；“档”指档案，指城市建设审批或工程完工之后归档的档案。在信息化建设中，由于图、文、档的管理职能部门不一致，通常会分别以GIS（地理信息系统）、OA（办公自动化系统）和档案管理系统出现，相应的，数据也是分三个机构存放。实现三种系统的联动的关键，就是数据能否在一个架构下互联互通。档案还必须进行数据加工，按照建设项目全宗（此概念为广州档案馆根据全宗管理概念对城建档案管理的创新）进行关联。

2需求分析

2.1数据需求

1）实现规划管理业务档案按项目分专业（包括用地、规划、报建、验收）进行关联，同一地块上前后项目按发生顺序进行关联。

2）与相关规划编制档案进行关联。

3）实现以某项目任意规划管理发文为检索条件，一次性查找到该项目的全部规划管理档案及前后项目的规划管理业务档案，与该项目相关的规划编制档案。

档案关联数据采集与集成系统是实现上述目标的关键，主要功能为方便快捷的将档案关联到以地块为标志的建设全宗去。

2.2流程分析

档案关联在档案编目之后进行。为了更好地利用计算机检索及协同工作，一般工序在信息采集及原件扫描之后。

3总体方案与结构

3.1设计原则

1）由上述需求分析知，本系统应当：

21基于网络，适合协同工作。

3）易于维护

41扩展性好

3.2应用系统结构

3.3编码体系

建筑全宗分三层结构。结构如下图：

每一个层次都用自动标识来标识其唯一性——故分别有：建筑全宗主标识；案卷主标识；发文主标识。档案类型参见2002年编制的《广州市城市建设档案分类大纲》其中B类到D类。

4模块设计

图4为系统模块图。

该系统采用边查找邊添加的模式，查找指定的规划档案，并翻阅电子原件，根据原件中的信息确定案卷应该如何进行全宗关联。同时还提供智能关联辅助，根据建设全宗内已关联的案卷信息，馆藏已著录档案中可能有关联的案卷全部进行试关联。经用户审定后，可以快速的关联进全宗。

5结束语

该系统目前已建立全宗600余个，关联案卷40000余卷。最终目标是将本馆馆藏约30万卷业务档案全部建立全宗并进行关联。为“图文档”利用提供了较好的支持。