电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用

杨一

摘要：在檔案管理工作中，社保档案管理属于必要组成部分，并且在保证人们合法权益全面发挥着十分重要的作用。在现代社保档案管理过程中，电子档案及条形码技术有着十分广泛的应用，使社保档案管理水平及质量得以较大程度提升，因而在实际工作中合理应用电子档案及条形码技术也就十分必要，也是当前必然要求。本文就电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用进行分析。

关键词：社保档案管理；电子档案；条形码技术；应用

随着现代社会信息技术不断发展，社会上各个领域及行业的信息化发展水平也得以不断提升，很多管理工作均实现电子化及智能化。在当前社保档案管理工作过程中，电子档案及条形码技术的应用已经成为必然发展趋势，并且得到较理想效果，可在很大程度上提升社保档案管理质量。因此，社保档案管理工作人员应当对电子档案及条形码技术加强认识，并且应当对其合理应用，从而保证社保档案管理工作能够得以更好开展。

1.电子档案及条形码技术概述

在当前信息技术及电子技术不断发展的基础上，很多信息资源管理均已经实现电子化及信息化，档案资源管理同样如此，因而电子档案得以出现，并且得到越来越广泛的应用。对于电子档案而言，其所指的主要就是在档案管理工作中，通过积极构建独立、公共管理平台，在此基础上对所收集相关资料信息实行分类归档，并且在电子信息系统中进行储存，从而可对电子档案相关资料信息实行科学有效管理。对于条形码技术而言，其所指的就是利用条形码方式对档案资料信息进行表示，而这种条形码可利用计算机进行识别，在需要对档案资料信息进行归档处理情况下，通过对条形码进行扫描，便可使条形码匹配相对应资料，从而在电子档案库中共同进行存储，在需要对档案资料信息进行调用情况下，只需扫描相关条形码，便可将相对应档案资料调出。

2.在社保档案管理中应用电子档案及条形码技术的重要作用及意义

首先，应用电子档案及条形码技术可使档案安全得到更好保证。在传统社保档案管理中，对于档案信息通常选择手工记录方式，这种方式很容易导致档案信息出现错误，并且也可能会由于档案保管失当而造成档案丢失情况出现。在应用电子档案及条形码技术的基础上，可使电子社保档案得以形成，可使档案管理人员对档案信息随时掌握，并且对于外借档案也能够实现有效监督，从而可使档案管理安全l生得以有效提升。另外，对于传统纸质档案而言，其在管理过程中所占据存储空间比较大，并且在查找档案信息时也需要耗费较多时间，有些纸张由于年代比较久远而有变质情况出现，导致档案出现破损，最终造成档案信息安全l生很难得到较好保证，而通过应用电子档案及条形码可使这一隋况得以有效避免。

其次，应用电子档案及条形码技术可使社保档案管理工作效率得以有效提升。在当前社保档案管理工作过程中，通过电子档案及条形码技术的应用，可使传统纸质档案转变成为电子档案，在此基础上可使档案管理工作效率得以较大程度提升。在档案管理过程中，通过对条形码进行应用，可使电子社保档案得以形成，从而可使档案信息查询及使用更加便利，通过对条形码进行扫描，可将社保档案存储位置准确确定，可使档案信息查找时间得以较大程度节约。另外，相比于传统纸质档案管理工作而言，利用条形码实施社保档案管理，可在很大程度上使档案管理成本得以有效降低，同时可使全国联网得以实现，从而在任何地区均能够对所需社保档案进行查询，可使档案信息资源实现共享，在查询及使用方面均能够更加方便。

第三，应用电子档案及条形码技术可使社保档案管理工作流程更加规范。在社保档案实际管理工作过程中，通过对电子档案及条形码技术进行合理应用，可使社保档案管理工作开展更加有序，使管理工作更加规范。另外，利用条形码对社保档案实行管理过程中，其具备较简便的一套保管及查询流程，可使档案管理工作流程更加科学，可有效避免由于工作混乱而导致出现浪费时间情况，可使社保档案管理工作的科学性及合理性得以提升。

3.在社保档案管理工作中电子档案及条形码技术的应用

3.1应用电子档案及条形码技术定位及管理社保档案

在社保档案实际管理工作过程中，档案管理单位及相关工作人员应当依据相关规定采集、管理社保档案信息，并且应当对其进行合理分类及归档。在办理各项社保业务过程中，其往往会涉及很多方面相关业务资料，主要包括变更客户个人资料、审核社保数额、补交社保以及停缴社保等内容，对于所涉及这些资料而言，其所包括相关内容主要为业务大致流程、业务办理类型以及业务办理时间等。在实际管理工作过程中，所涉及这些信息均需对其进行记录归档，若利用传统方法进行档案记录，则在整理档案资料方面往往会比较繁琐，并且后期查阅及调用也十分不利，因而可对电子档案及条形码技术进行应用，可将业务编号转变成为条形码方式，并且利用专门设备将条形码打印，将其制作成为标签样式，将该标签在相应纸质档案中粘贴，并且对条形码信息进行扫描，从而将条形码信息及相关电子档案信息共同在电子档案库中进行储存，并且使相关搜索索引得以形成，在需要进行调用情况下，可利用索引将相关电子档案快速找出。另外，对于每个条形码而言，其具有唯一性特点，因而不会有重复情况存在，因此每个电子档案均具有独立性特点，可有效避免由于编号问题而有混乱或者重复情况出现。

3.2应用电子档案及条形码技术复制及备份社保档案

就当前实际情况而言，在社保档案管理方面计算机技术应用已经十分普及，而社保业务相关部门在对相关业务进行办理过程中，所选择方式均为流水号方式，因而对于每一份业务信息而言，其均具备相对应流水号。在实际管理工作过程中，可利用条形码技术将流水号转变成为条形码方式，对于每个社保业务办理凭证单，其上面均附带条形码，可有效防止出现遗失业务信息情况，利用这些条形码可将业务信息在电子档案库中进行备份，使条形码及业务信息能够牢固绑定，从而可使条形码技术应用提升可靠性，使其应用效果得以有效提升。另外，在社保档案管理工作过程中，通过电子档案及条形码技术的应用，可对纸质档案进行复制，这样一来，即便纸质档案出现破损及遗失，也能够使档案信息得以保存，避免出现信息丢失情况，提升其安全性。

4.在社保档案管理中应用电子档案及条形码技术应注意的问题

就当前社保档案管理实际情况而言，电子档案及条形码技术已经有着越来越广泛的应用，并且得到比较理想的效果，在保证社保档案管理工作良好开展方面发挥着较重要作用。然而，在电子档案及条形码技术实际应用过程中，为能够取得更加理想的效果，还应当注意一些问题，具体而言，主要包括以下几个方面。

第一，在社保档案管理工作过程中，为能够较好应用电子档案及条形码技术，应当进一步完善相关法律法规。在社保档案管理工作过程中，相关法律法规是保证管理工作得以较好开展的理论依据，同时也是基础支持及保证。因此，国家政府应当对社保档案管理工作加强重视，制定相关法律法规，从而保证社保档案管理中电子档案及条形码技术能够得以较好应用，为更好开展社保档案管理工作提供法律依据及支持，保证其能够良好有序开展。

第二，进一步强化网络防盗措施，这一点在合理有效应用电子档案及条形码技术方面也是必要內容。对于每个人而言，档案信息均具有十分重要的作用，若有档案被盗情况出现，则会产生十分严重的后果。在社保档案管理工作中，条形码技术的应用虽然能够使档案安全性得以有效提升，然而，由于在该过程中需要对计算机进行利用，因而可能会有些不法分子利用一些非法手段将计算机内所储存档案信息盗取，从而造成严重不良影响。所以，在实际管理工作过程中，档案管理部门应当进一步强化防盗措施，从而使电子档案安全性能够得以有效提升，避免出现社保档案信息被盗及遗失情况。

第三，积极提升管理人员素质。就当前社保档案管理实际情况而言，利用电子档案及条形码技术实施管理的时间仍旧比较短，很多工作人员仍不熟悉相关工作流程。在当前社保档案实际管理工作过程中，很多工作人员仍习惯于传统管理模式及方法，对于条形码技术缺乏了解，因而很难对其进行较好应用。所以，在实际工作过程中应当对管理工作人员加强技术培训以及岗位培训，使相关工作人员能够熟悉并掌握利用条形码技术进行社保档案管理的相关流程，进而保证其能够在实际工作过程中较好应用条形码技术实施档案管理。在提升档案管理工作人员素质基础上，才能够使档案管理工作效率得以有效提升，才能够保证档案管理质量得以有效提升。

5.结束语

在现代社保档案管理工作过程中，现代化科学技术及手段的应用已经成成为必然趋势及要求，并且在促进社保档案管理良好发展方面发挥着不可替代的作用，电子档案及条形码技术的应用就是比较重要的方面。因此，在社保档案管理实际工作过程中，相关工作人员应当对电子档案及条形码技术加强了解，认识到其优势，并且合理应用电子档案及条形码技术实施社保档案管理，在此基础上使档案管理水平及质量得以有效提升，保证社保档案管理取得更加理想的效果，使档案信息安全性得到较好保证。