时间:2024-05-04
陈曲
宁波华骏机械有限公司(下文简称“华骏”)成立于2005年,坐落于美丽的宁波东钱湖旅游度假风景区。是专业从事汽车控制拉索总成研发、制造、销售为一体的科技型企业,鹏程拉索是华骏的注册品牌,也是拉索行业内知名品牌。
华骏总经理张燕德对公司信息化的发展相当重视,在制定企业业务发展战略的同时,制定了“以ERP作为公司的业务经营核心,周边分别架设:PLM产品生命周期管理,SCM供应链管理系统,WMS仓库管理系统和BPM企业的业务流程管理平台。平台之间实现相互集成,数据共享”的信息化发展战略。
信息流动不通畅:寻找结症
华骏的信息化发展从起步至今,已经走过了十多个年头,目前已经实现了ERP、PLM、SCM、WMS、BMP等系统的应用,系统之间相互集成、数据共享,为华骏的业务迅速发展保驾护航。但华骏的信息化发展并不是一帆风顺,信息化伊始阶段,由于缺少经验,导致了问题重重。
在公司成立之初的2006年,华骏就导入了ERP系统。系统实施前期的需求调研阶段是非常重要的,调研结果是否准确关系着系统的部署是否能够满足企业实际的需求。而华骏由于经验不足,公司领导并不重视前期的系统调研工作,调研的不深入导致系统到了实施阶段最终用户的抱怨很多,实际的业务流程和系统上构建的流程有诸多矛盾,系统推进困难。同时,由于ERP没有“流程”的概念,输入到ERP中的数据及时性和准确性无法保证。出现了所谓:“进去的是垃圾,出来的也是垃圾”运行弊端,整个系统曾几乎停止运行。
另外,公司的日常业务管理由于缺乏流程管控,从横向来看,各个部门之间业务沟通不足,信息交流与反馈不及时导致工作效率很低;从纵向来看,管理层的的意图和指令不能准确传达给执行者,且决策所需的有效信息也不能及时获取。很多事务的处理往往都依赖于员工的主观能动性,有些事情其实很容易处理,但在缺乏跟踪机制的情况下总是得不到及时解决,有些事情甚至拖着拖着就忘了。
系统数据不准确、系统之间形成信息孤岛、企业日常运行缺乏流程管理,随着华骏业务的不断发展,解决这些问题也变得越来越急迫。面对企业信息流出现的诸多问题,经过几年的痛苦思考和调研,分析问题的结症,结合咨询公司的建议,张总拍板决定根据公司的信息化规划,以流程管理为切入点,通过实施流程管理系统来打通华骏的信息流。
软件选型:深入了解实际需求
要解决目前信息化的需求和存在的问题,华骏需要一整套的流程管理解决方案,不但要取代公司正在应用的“问题管理软件”和目前手工的“项目流程管理”,并且要有能力集成PLM、ERP、SCM、WMS等系统。
痛定思痛,有了最初实施ERP系统的借鉴,对此次BPM系统的实施,张燕德总结出了几条经验:
■一把手工程。信息化如果没有企业一把手的支持,注定会失败,所以企业的信息化必须有一把手的全力支持。而一把手能参与其中更好。
■建立强有力团队,按项目管理运行。团队的领导必须是熟悉企业的业务管理流程,同时为项目的实施制定计划和进度表。
■ 花时间在业务调研。俗话说磨刀不误砍柴工,周全的业务调研是信息化实施成功的基础。
■ 选择服务良好的业务伙伴。信息化是企业的复杂而且庞大的系统工程,服务良好的业务实施伙伴也是信息化能实施成功的基础。
华骏有了信息化项目的经验,也明确了项目目标,在软件厂商的选择上就有的放矢了。经过几轮的比较和测试,评估了多家厂商的解决方案,包括OA、eFlow等等,华骏认为Ultimus BPM是符合自身需求的产品,并最终选择了Ultimus BPM。
流程管理:打通华骏信息流
根据华骏对需求的急缓程度,采取分步实施与上线应用的方式,将流程的实施分两步进行,第一步先策划与ERP有集成数据关系的流程在BPM中实现,第二步再将各部门的主要业务流程在BPM中实现。经过一年的实施周期,系统成功上线,上线的流程包括:问题跟踪流程,报价审批流程,合同登记流程,采购定点流程,样件ERP参数维护流程,量产零件ERP参数维护,ECN工程变更管理,项目管理等。
实施流程管理系统后,公司的日常管理模式发生了很大的变化。在未实施BPM之前,跟踪的问题分别分散在各自的过程负责人的个人电脑上,不便于及时跟踪,处理效率也很低,BPM系统将这些问题都集中到了一个公共的平台,并将流程固化到了系统中,减少了很多人为管控造成的不利影响,不但便于跟踪结案,而且保证了数据的完整性,大打提高了企业的运营效率;在实施BPM系统之前,公司虽然制定了流程规范,但都是人为管理,存在很多不照章办事的情况,而BPM系统杜绝了这种流程管理的随意性,使公司按流程办事的管控变得容易;除此之外,BPM系统能够显示出每一笔业务的权责人员,处理时效,完成情况等信息,为公司相关的各项考核手段提供了准确的数据支持。“公司的日常管理说到底就是发现问题并解决问题,但这样简单的道理,却在每个公司会碰到同样的问题:发现问题某种程度上说很简单,但跟踪问题的及时解决关闭,却是一件非常难的事。”BPM系统的上线,帮张总解决了这个难题。
除了对业务流程进行管控,Ultimus BPM在解决“ERP系统数据不准”和“实现系统集成,消除信息孤岛”的问题上也有相当的作为,这是华骏当初在选择解决方案时最重视的一点。在实施过程中,Ultimus业务顾问与华骏管理层进行了深层次的探讨,以BPM作为业务整合工具,把来自其他系统的基础数据加上业务部门的数据进行采集并审批,最后把关联数据导入到ERP系统中。
例如样件ERP参数维护流程为:项目立项申请——项目立项批准——项目阶段评审——在项目试生产评审阶段触发量产零件ERP参数维护流程——责任人员在PLM系统搭建制造BOM——在BPM系统中上传制造BOM——解析零件流转至相关人员维护及审批零件计划等ERP参数——零件参数从BPM系统导入ERP。数据不准一直是华骏ERP系统的一大问题,经过流程管理的方式,将要输入到ERP中的数据,先行在BPM系统中按照规定的流程运行,审批通过后才能导入ERP系统,成功解决了ERP中数据不准的问题,同时数据的及时性大大地提高,MRP运行的准确率也得到了保障。
通过此次BPM系统的实施,华骏实现了以BPM为平台,以ERP为中心,整合PLM、SCM、WMS等系统的信息流的闭环,提高了公司的信息化管理水平,业务营运效率和产品开发效率,提高了资源共享和知识安全水平,为公司的发展提供了有力的信息化管理平台。
“每一个成熟的企业都有自己的业务流程,没有流程就没有做事的规矩和标准化。培训是一种工具,但是在人员流动频繁的今天,如果没有一种更好的工具,企业的管理会很难!BPM其实就是这样一种工具,能够将企业的业务流程构建在其上。这样每个人都能透明地执行固化在BPM中的流程,而且,能实现数据共享。”张燕德谈到流程管理的看法说到。
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