沿海地带历史纸质档案电子化备份管理研究

赖德江 天津市儿童医院

引言

改革开放是一项系统性的国家工程，具体的开放顺序首先是从沿海地区开始，沿海地区的经济增长量与经济规划的水平相较于内地要高出一定的层次，这也符合我国的区域发展战略，集中资源优先发展带动能力强的地区。我国的国家档案局，为了应对国家信息化的挑战，积极推广档案信息化的系统性建设工程，致力于在国家档案局的统一领导和指挥下，有条不紊、秩序性的发展推进我国的档案数字化的宏伟事业,本文着重探讨了沿海地带历史纸质档案电子化备份管理研究。

1 档案纸质化管理模式的优点

1.1 纸质化档案原始价值突出

纸质化的档案与电子档案相比最大的特点就是不依赖电子设备而能够直接传递信息，并且能够随时随地的对信息进行有条理的展示，因此纸质档案的直观性极强，方便人们对档案的理解。

1.2 纸质化档案对档案的真实性体现较好

纸质化档案在存储和应用的过程中，能够客观实在的反应某个地区的经济和社会发展水平，且不易被篡改数据，因此能够对沿海地区的经济发展数据进行良好的体现。

2 纸质档案管理发展目前存在的问题

2.1 当前纸质档案管理所面临的现状和存在的问题

一般的档案管理模式一般是有固定的存储空间，例如一定规模的存储室，在档案积累到一定程度时，将档案进行一定规则的存储并进行系统性的分类，这样就造成了很多难以弥补的缺点：

1) 保存环境相当于电子档案要求更加严格

一般的纸张在长期保存后容易发生质变，并且对档案的价值影响极大，对于空气、温度等物理条件和环境要求极高

2) 在使用中容易被人为的损坏

纸质档案具有实体性，这也是纸质档案与电子档案最大的不同之处，纸质档案可以被随时随地进行人工使用，但是在使用过程中，由于存在人为因素的影响，导致纸质档案在使用过程中容易被人为的损坏或是一定程度的磨损，很难对纸质档案进行原始价值的保存。

3) 难以对档案进行共享

纸质档案具有明显的排他性，同一份档案在被使用时，另一个人不能够得到相关的资源，不能古对档案进行使用，纸质档案存放在存储室内只能供一定数量的人参考借鉴，并不能同时满足大多数人的需求，因此很难和电子档案的共享新进行对比。

4) 检索速度较慢

纸质档案虽然也有一定分类，并依据检索规则赋予检索标识，但在实际检索过程中检索的方法过于单一，并且需要事先掌握档案的分类，并且在纸质档案过多时，检索档案需要花费大量的时间，检索的效率难以得到有效保证，检索速度极慢。

3 档案电子化管理模式的优点

档案电子化能有效弥补纸质化管理的缺陷, 它是推动沿海地带历史档案事业发展的强大动力。电子文件例如电子档案等可以通过计算机的文件与数据操作系统进行及时的修改，并且可以通过网络系统以及计算机系统进行远距离的通信与传输，具有极强的时效性，弥补纸质文献不能共享的不足，强大的数据安全技术如容灾技术、密钥技术、身份验证技术能够对传输数据的安全性有所保证。

4 开展纸质档案电子化工作应注意的几个问题

4.1 提高认识，统筹规划

档案的使用不应该局限于沿海经济发展地区，而应该在全国范围内进行调度与使用，这就要求各地的档案管理局要积极进行信息沟通与交流，对档案的使用与传递进行统一的规划与管理，防止出现纸质档案在利用上的不和谐现象，防止数据丢失现象的出现。为了迎接信息化时代的挑战，我国需要建立全国范围的的纸质档案调度系统，保证纸质档案的高效利用。

4.2 标准先行，利用优先

1)纸质档案电子标准化

纸质档案的电子化需要一整套标准化的操作与运作流程，具体体现在以计算机为主要基础的纸质档案录入与数据处理方面。但是电子化档案的处理必须符合国家的操作标准，无论是在设备的使用方面，还是数据的最终录入方面，电子档案都需要一整套高效的操作与应用标准。

2)纸质档案电子化必须坚持利用优先

档案的存储与管理最终目的都是为了利用，因此应该注重有选择的档案电子化工作。根据一些具体的实用原则，对沿海经济发展地区的数据档案进行电子化录入，从而在最终的实际应用中，能够高效率、高质量的对电子化的档案进行利用，达到利用优先的准则。

5 结语

综上所述，面对信息化的挑战，我国的沿海地区对于纸质档案的管理需要紧跟信息化的发展潮流，通过电子化档案的建设与发展，达到对纸质化档案最大程度的利用。与此同时，要注重对具有重要价值的纸质档案进行保存与传承，制定一整套的标准化电子档案的操作与管理方法，全面提升水利工程档案管理工作的先进性与高效性，为沿海地带历史纸质档案管理工作奠定坚实基础。