环境监测仪器设备电子化档案管理创新与探究

范明晶 刘洪林 青岛市生态环境局崂山分局

一、仪器设备档案管理的概念

设备管理是以设备为研究对象，追求设备综合效率，应用一系列理论、方法，通过一系列技术、经济、组织措施，对设备的物质运动和价值运动进行全过程（从规划、设计、选型、购置、安装、验收、使用、保养、维修、改造、定期检定、更新直至报废）的科学型管理。管理仪器设备从出生到消亡的整个生命过程。

二、关注仪器设备档案管理的重要性

环境监测是环境管理的基础和技术支持，环境监测仪器设备管理是环境监测质量保证体系的重要组成部分。相比以前的环境监测工作，现代化的监测过程，每一个监测数据的监测过程都必然使用到一到多台仪器设备，监测数据准确度对仪器设备的依赖达到了前所未有的程度。仪器设备已成为环境监测的重要物资基础和技术支撑，是反映环境监测技术状态和现代化程度的重要标志之一，同时也是环境监测质量保证体系的重要组成。

为了确保环境管理工作科学公正，有效提高环境监测数据的准确度和可靠性，加强环境监测仪器设备档案管理是环境监测工作重要工作内容。

三、仪器设备档案管理电子化的探究

（一）环境监测机构仪器设备档案管理的现状

当前，我国环境监测机构监测仪器设备档案通常采用整体材料入档，经检验通过后移交档案室集中管理的“文档案”模式，管理细致严格，但通常存在借阅程序繁杂、等待时间较长、翻阅过程繁琐等缺点。环境监测仪器设备档案电子化管理，就是以网络、计算机、信息技术为手段，以仪器设备的档案资源为对象，开展其档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。环境监测设备档案电子档案管理就是形成软件管理系统，把这些繁杂的内容产生相应电子照片便于查阅。

（二）仪器设备管理系统软件的要求

监测仪器档案电子化管理软件系统的建立是档案管理电子化最基础也是最重要的基础。将环境监测仪器设备档案全部录入仪器设备管理系统软件，这是纸质化向电子化迈出的第一步也是最重要的一步。

仪器设备管理系统软件主要应具备几个特点如下：

（1)设计思路先进。采用自主研发的多层数据管理，（因工作需要联合开发）满足不同的网络环境，同时避免汇总带来的数据不同步。（2)操作简便。采用先进的图形化界面，操作简单易学，利用鼠标，在向导的引导下可完成绝大多数操作。（3)浏览功能强大。直观易懂的树视图和列表框结合的浏览界面，可帮助使用者方便、快捷地找到所需材料。并给予使用者提供各种各样的查询服务。（4)可兼容性。采用主流软件开发技术，支持现在绝大多数计算机系统。（5)设置灵活。可灵活的设置分类管理、录入内容、录入形式。（6)信息录入方便。只要会打字，就能方便地录入仪器设备信息。多项选择输入时键入拼音即可输入汉字。（7)安装维护简单。使用者只需安装客户端，具有自动升级机制，有新版本统一升级，不需要人工干预。

（三）以仪器设备档案管理电子化提升工作效能

电子档案管理流程，实现了仪器设备档案管理的”双档案”体系，实现了更好的科学、准确、先进、便捷的环境监测仪器设备档案管理和服务。电子化档案的建立使得材料的利用率和利用面多倍提高，同时有利于纸质档案的保存。

1.监测机构内部

（1）便于信息查阅。纸质档案的查阅，为了保障好档案管理，会执行严格的借阅程序，通常存在借阅程序繁杂、（特殊原因）等待时间较长、翻阅过程繁琐等缺点。同时档案室的湿度、温度等环境条件与平时借阅后的环境不同，频繁借阅纸质档案会对档案保存产生或多或少的磨损或其他影响。同时建立电子档案，可减少纸质档案的借阅频次，利于纸质档案的保存。电子档案查询操作简单，一目了然，查阅迅速。

（2）助力监测工作培训。大型仪器使用和人员培训方面，详尽的电子档案是很好的补充，电子档案可以随时调出查阅，所涵盖知识面科学、广泛、准确，便于培训和学习借鉴，此时也发挥了学习材料、技术交流、共同提高的作用。

（3）推进档案传承与联接。工作的变动和人员交接中，一方面对仪器设备管理人员，由于仪器设备档案管理人员对大多数的仪器设备通常都不是使用者，理解全面的仪器设备档案比较困难，启用电子档案后，工作衔接可侧重在电子档案的使用上，且因为电子档案日常有所使用，有了直观的使用基础，深入管理相对容易理解。另一方面对仪器设备的新使用人员，因为平时的了解增强，同时配合电子档案的对照，衔接工作也相对细致准确，易于开展。

2.监测系统上下级管理

电子档案的建立为环境监测能力建设和技术管理也将带来显著便捷，对监测机构系统管理也有多重助力。

（1）及时了解情况

运行整个监测系统电子档案，一方面便于更好地使用好、管理好设备，另一方面便于监测系统装备主管部门规划好、管理好下属监测机构的装备及使用情况。在实际工作中，电子档案也便于监测机构主管部门了解和衡量仪器的配置。

（2）安排仪器鉴定

监测系统整体运行档案电子化，便于上级主管部门及时掌握各下属机构仪器运行状态，电子档案管理软件可设置仪器鉴定到期提醒等功能。

（3）统一运行制度

整个系统应用电子档案便于整体系统的工作模式接近，减少上级机构管理下级机构适应不同模式的时间和精力，同时便于各监测机构间的交流沟通。电子档案可以多方面丰富信息。例如设置仪器的使用规程等，适宜的工作内容都可以加入和统一。

3.监测站与社会监督、环境管理

环境监测工作中，检验检测机构要进行定期接受资质认定评审，以获得合法专业资质。资质认定评审工作对被评审单位的审查主要分人员、仪器和项目三大部分。电子档案的运用将大大减少仪器准备方面的工作，促进高效规范的评审进程。

在日常环境保护监督管理和处理环境应急方面，仪器设备及其相关配置推行电子化档案，所带来的高效便捷也是巨大的。例如有些突发事故可能需要区域联合行动或者跨区域进行技术支持，建立相应的电子化数据库，可以准确有效的了解到所需要的技术支持，为环境执法争取到宝贵的时间和技术支持，为处理好环境事件做好保障。在一些相近领域也可以引入电子化管理。

档案电子化，现阶段体现为工作方式的变化，可持续发展的延伸将是工作思路、管理模式的转变。面对新的社会变化和工作要求，数据化、信息化、网络化将是必然趋势，也是有效提高工作效率和服务质量的重要方法。例如，2014 年12 月，武汉理工大学召开大型仪器设备开放共享管理工作会。资源的电子化带来的高效便捷已在社会各个行业被重视和开始运用。

（四）电子化工作的展望

电子档案涉及的技术环境比较复杂，社会层面的电子档案规范化、标准化管理体系尚未建立或完善，有许多问题有待于在以后工作中逐步探索。其中，拟重点把握好三个方面：

（1）不断加强和完善仪器设备档案管理的基础工作。

（2）不断丰富和规范仪器设备电子档案的内容。

（3）高度重视仪器设备电子档案的安全问题（重点是：物理防护，定期备份，联网时防止非法访问、非法使用、防改写和防删除等）。

电子化工作是现代社会发展趋势，它所带来的工作上的优势是明显和科学的。也希望今后的工作能得到大家更多的关注与支持。