浅谈医院人事档案管理现状和信息化管理

时间：2024-05-04

彭琅长沙市妇幼保健院

1.引言

在积极开展和组织不同程序实践活动的过程中会产生大量的文件和数据，其中人事文件是后期工作人员档案管理和档案资料建设之中的重要组成部分，只有真正的提高数据和资料的可靠性和真实性才能够充分的实现人力资源的合理配置和利用，促进人力管理效率和水平的稳定提升，负责人事档案管理工作的人员必须要了解该工作的实质要求和具体的内涵。需要注意的是，与其他的管理模式相比，人事档案工作所涉及的管理制度、管理模式、管理手段和相关的人员相对比较复杂，同时结合相关的实践调查不难发现，该管理工作在实践的过程之中存在诸多的问题和障碍。对此医院必须要站在宏观的角度，积极的突破传统人事档案管理方式所存在的各种不足，真正的采取信息化管理策略和手段促进该工作的大力实践。

2.医院人事档案管理现状

首先，在落实医院人事档案管理时间工作的过程之中，大部分工作人员所采取的管理策略和管理方式非常的落后和传统，与其他的管理工作相比，人事档案管理工作的专业性和经济性相对比较明显，医院必须要设置专门的管理工作人员和组织对不同的材料和档案进行独立存放和专人负责。但是许多医院现有的建筑面积比较小，用房非常的紧张，大部分人事档案管理所涉及的资料量比较大，极少有医院能够设置专门的档案管理室，现有的医院直接将档案管理室与人事办公室向等同。其次，医院所采取的管理方式比较传统和散漫，相关的管理工作人员没有真正的意识到人事档案管理的重要性，同时也没有设置专门的工作人员进行负责和管理，直接采集其他部门工作人员兼职的形式进行运作，现有的管理工作人员对档案管理知识了解较少，缺乏专业教育背景，因此所采取的管理手段所发挥的作用非常有限，无法保障档案管理软件的独立性和可靠性，甚至有一部分的医院在人事档案管理实践的过程之中主要以人工管理和人工编辑为主，存在许多的随意性和主观性，严重影响了档案管理资源的合理利用。

其次，档案管理工作人员的工作能力和工作素质不符合相关的工作要求和标准，管理工作人员不合格，各医院的人事档案管理人员不符合专业管理的相关水平，同时，缺乏协作型，创造型和复合型的综合素质人才，极少有工作人员能够在敬业精神的指导之下不断的加强与其他部门之间的联系，许多工作人员在践行岗位工作时非常的散漫，感觉非常枯燥和乏味，没有在医院的指导之下及时的了解与档案管理相关的新知识，新技术，同时缺乏主动学习的意识，这一点导致大部分医院的档案管理工作在实践运作的过程中出现了许多的矛盾和问题。

最后，人事档案管理设备系统的建设缺乏一定的了解，没有真正的注重该工作的大力落实。医院直接将大部分的时间和精力放在医疗器械设备的引入和使用上，直接忽略了后期现代化管理方式的有效落实，实践的档案管理硬件设备严重不足，档案库房存在许多不完善的地方，缺乏基本的配套措施，同时现有的自动监控系统也有许多的缺陷，导致安全隐患频频频产生。医院人事档案管理涉及的内容和形式下面比较复杂，大部分的管理制度非常的落后，尽管我国积极的推动人事制度的不断改革，但人才流动率仍然呈现不断上升的趋势，有的医院积极的简化现有的人才选拔程序，但是仍然无法保障医院人事档案医院人事管理部门在审核相关工作的过程中面临诸多的困难和障碍。

3.医院人事档案管理的信息化管理

结合相关的内容分析不难发现，在推动医院管理规范化和科学化发展的过程之中，许多地方医院开始以人事档案管理工作为切入点，不断的促进工作水平和质量的稳定提升，为了保障人事档案管理工作符合时代发展的要求，推动医院的进一步发展，在实践运作的过程中，管理工作人员必须要采取信息化的管理策略和手段，以信息化管理方式为切入点，及时的了解不同的服务信息，建立完备的管理信息系统。

首先，管理工作人员需要建立健全现有的医院人事档案信息化管理系统，了解医院人事档案管理工作的相关要求和必要性，加强上级主管部门对信息化管理的理解和认知，从而保障其能够积极的投入更多的时间和精力促进工作的有效开展。

其次，上级主管部门还需要促进人事档案信息管理系统的完善建立，了解所涉及的相关软件和硬件，分析的信息化管理与软件使用之间的联系，只有选择针对性的应用软件才能够更好的促进工作效率和质量的提升，充分的发挥该应用软件和系统的作用和价值，保障人事档案信息化管理工作水平的稳定提升。上级主管部门还需要注重后期的档案管理维修工作，及时跟踪管理工作的动态性发展要求，分析不同运作模式之间的差异和缺陷，积极的将核心数据与现有的信息相结合，更好的体现整个数据库的质量信用和使用率，为上级主管部门提供完整且准确的人事档案材料。

需要注意的是，医院人事档案管理工作信息化管理水平的稳定提升对工作人员提出了较高的要求，为了更好的实现管理资源的合理利用和配置，上级主管部门还需要积极的促进人事档案管理队伍的高素质建设，全方位的促进人事档案信息化管理工作的大力落实，将政治教育，业务教育和培训相结合，促进管理水平的稳定提升，保障每个工作人员都能够对管理知识和技术有一个深入的认知。在信息化科技化时代之下，医院人事档案信息数据库符合时代发展的要求，其中人事档案信息化建设需要以系统设置，数据维护，统计报表为切入点，了解系统和维护的相关要求和具体的设置情况选择针对性的科学系统，通过计算机的有效应用和管理来促进人事档案管理工作的完善化，真正的实现网络资源的合理利用和配置。另外工人工资还需要了解人事档案信息化建设的相关特点和优势，结合相关的实践调查不难发现，医院人事档案管理信息化建设能够更好的提高档案原件的使用率，保障保管时间的有效延长，更好的为相关管理工作人员提供一定的便利。