档案馆库房环境检测系统设计

乔福春 袁素娟 华北理工大学

社会发展的脚步越来越快，环境检测技术在生活中也越来越重要。不仅应用在生活里，也运用到档案管理之中，并不断的蔓延和应用。档案管理中最主要的一项是档案库房环境检测建设。档案库房环境检测建设是档案存档的发展指标和重要的内容。

1.档案库房环境检测技术建设的重要性

档案库房环境检测建设是指将单位中的书面材料和实体资料以电子文档的方式进行一个更好的管理和分类，建立公司单独完整的档案资料存备数据库。建立档案数据库这不仅方便了档案的查阅和整理，而且还大大的减少了纸张的浪费，更保护了档案数据的资料。新兴技术的不断发展和日益逐增的重要性，档案管理也运用了新兴技术，慢慢的新兴技术替代了之前的档案存放。在档案库房的环境检测建设中，计算机就起到了很大的重要性和辅助能力。甚至是必不可少的。计算机不仅可以保护员工个人的信息档案资料还能保护公司的机密文件，档案库房管理的环境检测可以方便查阅者的查找速度和简约时间。只需要在计算机中输入文件名，就可以快速地查询到所需要的文档资料。这不单单在安全性能上超越了老的档案库房管理办法，还为公司节约人力和物力，减少了很大的开支。很大程度上的提高了工作效率。

2.档案库房中环境检测系统的设置

2.1 档案库房设置自动消毒系统

既然需要将自动，那智能的控制器就应该与消毒设备连接在一起，工作人员可以提前调节时间，设定不同的时间打开消毒设备的开关，并且规定好每次消毒多久，消毒完毕之后又自动关掉消毒开关，这样就能使各种病毒细菌的消灭以及空气的净化达到最佳效果。

2.2 档案库房动态监控

（1）信息资源馆藏的所有档案信息，都应该实行RFID管理模式，关于档案的阅读应该实行借还模式、每天要快速盘点、按顺序摆放、档案的使用权限也应该智能化。

（2）在馆藏借阅室内安装摄像头，不间断地来回监控，并且安排工作人员在设备室内看着摄像头，同时应该保存录像以便查看。

（3）档案馆还可以办理智能的门禁卡，经常刚来这里借阅的读者或者内部的工作人员的出入情况都应该记录下来，在必要时候可利于查询。

（4）在馆内可以安装声控灯，提供一定的照明设备，以免在暗处档案得不到更好的监控。

（5）安装呼叫对讲设备，用于档案库内部呼叫对讲、公共广播、紧急情况应急指挥调度。

2.3 自动防火报警、灭火系统

在诺大的藏馆里，最需要的还是各种安全防护系统。在借阅室以及机房内，都应该安装相应的安装烟感、温度探测器、手动、声光报警器，当出现火情时，防火报警主机触发声光报警，同时灭火系统自动启动灭火。

3.档案库房管理环境检测建设的策略

3.1 档案管理环境检测的首要目标就是规范档案管理库房的管理制度。档案库房环境检测建设必须要做到目标明确和科学的规划档案的存放。档案数据库房的规划必须要根据实际情况，制定出一个和单位相符相合因地制宜的长期发展目标和规划。为了档案管理工作的可持续发展必须要注重档案管理环境检测的适用性与灵敏性。要做好档案管理环境检测建设的首要条件就是必须提高档案管理人员相应的职业技能，对管理人员进行书面培训深入了解环境检测档案库房管理的运行和操作模式。规范档案管理库房的管理制度是首要目标。它是提高管理人员职业技能水平的前提，同时也是保证档案资料安全性的基础。通过规范档案管理库房的管理制度并要掌控好库房档案的存储范围，做好进出档案信息库房登记，做到以上几点就可以使档案的存放更加安全可靠，电子档案数据的私密性。

3.2 档案库房必须要做到防火和防水的要求，这样才可以保证资料的安全性。不仅要在硬件设施上保护档案库房的安全性，更要在软件技术上环境检测建设上保证并达到十防的要求。第一是采用电动化档案装具，采用电动化装置会方便档案管理人员减轻负担。库存档案数量如果增多的话那么存放档案的架子也会随之变多，如果采用电动化档案装置就会方便档案管理员借阅和整理，为他们带来方便和快速。如果将电动化档案装置和电子标签两者合一的话，就可以完成在计算机上查找档案的同时电动化档案装备就会打开档案所在的位置。第二是采用智能设备保证档案库房的温度湿度防止档案发霉发潮，在档案库房里可以安装智能设备然后通过网络实时监控然后传输信息给档案库房的管理人员。这样就会方便管理人员可以随时掌握档案库房的信息。可在智能设备上设置标准值，超过标准值就会自动发出信息提醒档案管理人员，这样会方便档案管理人员管理和采取措施。第三是消防设备。因为档案库房里的数据资料十分重要，我们要做到防火的要求，这必须要具备完整的消防设施以防万一。第四是要做好出入登记和门禁系统。采用指纹开门及远程遥控开门并安装监控系统，就可以实现防止闲杂人员随意出入档案库房和保护好档案文件。

3.3 实体档案库房和环境检测电子资料库两者结合一起的建设很大程度上的方便管理人员和查阅者搜索资料并加强档案资料的利用。可以单独的设置一个电子数据录入的专用系统，将实体的文档资料录入其中。这样就会有一个记录，如果有相关人员想查阅资料，那么就可以根据计算机里面的网页可以查询到资料的查阅情况。资料是否还在档案室中被谁借走都可以一目了然，不会再有档案丢失等情况。档案资料数据库的建立和制度的规范化，使管理工作变得更加轻松和方便，并且也为公司减少了资金和人力物力，也提倡了科学环保。

4.结语

以上所述，现档案库房管理的环境检测建设是建设档案库房环境检测必不可少的一项。环境检测技术的应用，不但更有效地保护了档案资料保证了资料的安全性，而且还可以减少纸张浪费和人力物力的支出。比起之前的实体档案管理，现在环境检测档案的建设方便省事可以直接通过电脑搜索，为档案管理人员提供了工作上的便利[2]。所以环境检测技术在生活中越来越普遍，档案管理也更加环境检测，想要更好更快的发展必须要和环境检测建设接轨。