Word软件在日常办公中的应用技巧新探

摘要：科技的发展，时代的更迭，使人们的生活愈加便捷。目前我国已进入5G时代，不论是工作办公还是实际生活，计算机软件的应用范围都愈加广泛，特别是Word软件。本文主要讲述关于Word软件在日常办公中所涉及到的一些小技巧，并对Word软件在实际使用时常出现的一些受损文档的恢复进行解释。

关键词：Word软件;日常办公;应用技巧;探究

中图分类号：TP391.12 文献标识码：A 文章编号：1672-9129（2020）09-0166-01

1 Word软件在日常办公中的应用技巧

1.1数据中的小数点的输入技巧。当人们在进行一些工作时，有时候会遇到“.”、“。”的中英转换问题，每次点击“Shift”键进行转换的话不免有些浪费时间。那么，为了节省时间，提高用户编辑Word文档的效率，用户就可以先打开“工具”菜单栏，选择其中的“自动更正选项”这一对话框，所弹出的对话框中有“替换”和“替换为”的字眼，这时候用户只需要将“。”填入“替换”这一框内、将“.”填入“替换为”框内即可。这样一来，用户在使用Word文档时，只要在填写数据，那么所输入的“。”就会自动变为小数点“.”，大大提高了用户的作业效率。

1.2文本缩进。在用户编辑Word文档的过程中，有时候会因为文本缩进问题而烦恼。为了解决这一烦恼问题，用户就可以在编辑文本内容之前，在文档中点击右键，选择“段落”这一栏，然后从中找出“特殊格式”，之后用户就可以根据自己的实际需要来选择“首行缩进”或者“悬挂缩进”，并根据自己需要重新选择所要缩进的字符。

1.3多个文档的打开与切换。如果用户需要打开两个或两个以上的Word文档时，就可以先选中所需要打开的文档，之后点击键盘上的“Enter”回车键即可打开选中的所有文档。另外，在选择所需要打开的文档时，如果文档是緊挨着的两个或者多个，只需要先按着“Shift”键，之后再分别点击位于所需要打开文档的第一个和最后一个即可;还有一种情况是所需要打开的Word文档是不连续的，那么这时候就需要先按着“Ctrl”键，之后再逐一点击需要所需要打开的文件。但需要注意的是，不论是按哪种方式选择多个文档，最后都需要点击回车键来打开文档，此外，如果打开的Word文档过多的话，为了更加便捷，用户就可以直接点击菜单栏上的窗口菜单来进行直接切换。

1.4对文档进行保密。在一些特殊时候，比如说用户电脑需要借出去但是用户并不希望自己所制作的Word文档被别人看见，那么此时用户就可以先打开Word文档中的“工具”菜单，接着就可以根据用户的实际需要来选择设置“打开权限”或“编辑权限”密码。如果用户不希望别人看到Word文档的内容时，就可以按照上面的步骤来设置“打开权限”的密码;如果用户只是不希望别人编辑自己制定的Word文档时，就可以设置“编辑权限”的密码。

1.5重复复制文字格式。一般情况下，用户复制文字格式都是通过格式刷的途径来完成的，但是如果想要重复地复制文字格式的话，用户一直重复点击格式刷不免有些复杂和浪费时间。为了使复制文字格式的过程变得简单，用户就可以双击格式刷，这样一来就可以无限复制文字格式了，这种方式可以作为重复复制文字格式的一个妙用技巧，十分实用。

2 受损文档的恢复

2.1自动恢复。当用户在使用Word文档遇到断电、计算机死机等问题时，如果没有提前对所编辑的文档进行保存的话，就很容易使正在编辑的文本丢失。不少初次使用Word文档的用户会认为计算机自身就已经具备十分良好的文档恢复功能，但是需要强调的是，计算机Word文档中虽然可以自动保存用户所编辑的文本内容，但是保存的并不完整，这依旧会给用户带来损失。为进一步改变此类情况，用户可以对所编辑的Word文档进行自动保存设置，首先先点击“文件”选项卡中的“文件菜单栏”，然后在里面找出“自动保存设置”选项，之后就根据用户自身实际需要来对自动保存的时间和数量进行设置。

2.2修改启动。在一些特殊时候，用户在使用宏的时候会导致Word文档的打开出现故障，为避免出现这类情况，用户就可以在使用宏之前对Word文档的参数进行一个小设置，先从桌面上找出“我的电脑”，之后再从中找出Word程序，将Winword.exe文件的快捷形式发送至电脑桌面，然后再继续找出桌面上该文件的属性窗口，找出“目标”这一文本框，将“/m”填入该文本的后面，再对快捷方式进行保存。

2.3文本恢复。用户需要进行文本恢复时，可利用“从任意文本中恢复文本”转载器来修复受损伤的Word文档。具体操作过程如下：

首先，用户需要找出“文件”这一菜单栏，然后找出其中的“文本类型”这一对话框;其次，就需要单击所找出的对话框，并从中选择“从任意文本中恢复文本”;最后，直接打开受损的Word文档即可。这三个步骤下来，就可以使受到损伤的文档得到恢复，避免了用户的损失。

结语：当下办公软件十分盛行，人们对于Word文档的使用范围已经十分广泛，在使用Word时用户经常会遇到一些复杂的问题。为了保证用户工作效率，并节省时间，本文主要对Word文档在实际运用中的一些小技巧进行了阐述，并给出因特殊问题引起的Word文档受损的恢复建议，希望通过本篇文章能够给广大Word文档用户带来一些好的技巧和建议。

参考文献：

[1]李永军.计算机Word办公软件的使用及操作分析[J].电脑知识与技术：学术版，2019，15（6X）：263-264.

[2]贾琴.Word软件在日常办公中的应用技巧[J].电脑知识与技术：学术版，2019，15（7Z）：265-266.

作者简介：刘斐，1983年1月10日，男，汉，山西省大同市人，在职研究生，教师，研究方向：计算机基础应用技术。