信息化环境下会计档案管理的新特点及改进策略分析

韩基秋

摘要：进入21世纪以来，信息技术的迅速发展为社会各行各业的发展奠定了基础，会计行业深入到行业内部管理，在信息化環境下会计档案管理也有了新转变。本文就会计档案管理在信息化环境下的新特点进行分析，为其如何改进提出可行性策略。

关键词：信息化;会计档案管理;新特点;改进策略

中图分类号：G270.7;F810.6文献标识码：A文章编号：1672-9129（2020）03-0085-01

Abstract：Sincethebeginningofthe21stcentury，therapiddevelopmentofinformationtechnologyhaslaidthefoundationforthedevelopmentofallwalksoflifeinthesociety.Theaccountingindustryhaspenetratedintotheinternalmanagementoftheindustry，andtherehavebeennewchangesinthemanagementofaccountingfilesundertheinformationenvironment.Thisarticleanalyzesthenewcharacteristicsofaccountingfilemanagementintheinformationenvironment，andproposesafeasiblestrategyforhowtoimproveit.

Keywords：informatization;accountingfilemanagement;newfeatures;improvementstrategies

随着社会经济的快速发展，信息技术、管理软件在财务管理应用范围明显加大，对会计档案管理工作提出更高要求。因此，为推动信息化环境下会计档案管理进程，优化会计档案管理是行业面临的新难题，这就需要把握会计档案的特点，针对会计档案管理工作中存在的不足进行深入分析，为提高单位档案管理工作找到新出路。

1信息化环境下会计档案管理的弊端

1.1传统会计档案管理方式不适应信息化发展需求。会计档案管理是为了记录会计人员从事会计工作和工作轨迹的文件，依照《会计信息化管理办法》，作为识别和考察会计人员素质的凭证。随着信息化技术的发展，会计档案管理在历史发展进程中弊端凸现，表现最明显的是管理方式陈旧。尽管社会各行各业已经认识到会计的重要性，在信息化建设和会计档案实行信息化管理的不断发展，强化会计档案管理，但是现在对信息化会计档案的基本要求并未提及信息化，原有的管理方式无法适应档案管理要求，不利于档案管理安全防范。

1.2会计档案管理信息化程度不高。目前，会计档案信息化管理需要在一定的系统内才得以实现，目前许多企业都没有将会计软件引入管理中，或者是会计软件的版式及软件系统无法很好保存会计档案管理，使得会计档案不能相互调用。有的行业对会计档案管理的保存期限作了规定，受保存期限制，无法按照国家档案局规定的库房管理制度标准实施会计档案信息化管理。

1.3信息化会计档案的安全性不高。会计信息化档案管理安全性是重中之重，将信息化技术应用到会计档案管理中，是利用计算机网络技术进行档案管理，将会计档案数字化处理后，录入计算机会计档案管理软件中，可以使会计档案的调度不再完全依赖于手工的查账，在网络技术支撑下直接查询会计档案信息，通过拷贝光盘等存储介质直接获取相关资料。然而，受信息化技术的负面影响，会计档案管理的安全性始终无法保证，尤其是一些无法提供保密功能的档案管理软件，在使用时无法保证会计数据的真实性和有效性。

2信息化环境下会计档案管理的特点

2.1会计档案信息全面数字化。目前，我国各行各业档案管理方式都开始引进计算机技术，强大的计算机网络为档案管理工作提供了技术支撑，同时，档案载体形态也向多样化发展，会计档案信息日常查询、统计分析和制作报表也得到极大推动。这是会计档案信息全面数字化的表现，它为会计档案储存、更新都带来了较大的便利。

2.2会计档案信息化风险系数增大。数字化档案信息化管理一方面加快信息资源共享，而另一方面又极其容易被篡改、破坏和泄密，无论是将会计档案存储在电脑硬盘还是其他介质，都不免有被病毒感染的可能性，一旦感染上病毒，信息化档案管理就会失去信任。在信息化环境下，会计档案信息处于高度集中的状态下，这对不法人员来说是盗窃信息的最佳途径，为其恶意篡改档案信息提供了便利。

3信息化环境下会计档案管理的新途径

3.1增强会计档案管理的集成化和安全性。随着现代信息技术的发展，会计档案管理也改变了传统的管理模式。首先，信息化手段的运用为档案管理提供新途径的同时，它充分利用信息技术的高效、快捷手段，最大程度地实现档案管理的高效、迅速。其次，会计行业人员众多，涉及的档案信息也非常庞杂，在进行会计档案管理过程中，为了避免因人工参与造成档案信息的丢失和泄密，则需要重视档案管理的信息化应用，将传统的纸质档案转化为电子版，存储在相关管理软件系统中，既可以提高档案管理安全性，又可以加大会计档案管理的集成化。

3.2完善信息化环境下会计档案管理各项制度。第一，建立信息化会计档案的归档、保管制度。这就需要相关人员开发会计信息化系统，采用全套文档资料及软件程序进行会计信息档案的记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账一并录入管理，按照有关税务、审计等管理部门的要求严格执行。第二，完善信息化会计档案保管制度，按照国际档案的标准，选择高质量的保存介质进行数据备份，并要做好防压、防尘.防光、防蚀工作。

3.3建立电子档案信息的风险防范体系。为了确保会计档案信息的安全性，可以通过设置防火墙等技术手段，建立电子档案信息的风险防范体系。首先，在计算机硬件环节防止不安全隐患，加强会计档案文件信息的安全运转，保证文件信息的私密性和安全性。其次，做好会计档案信息管理的监控环节，这也是为了确保系统产生的会计电子档案的真实原始性。作为会计档案管理人员，必须提高档案管理安全认识，关注流程管理的科学性，在实施档案管理时，建立会计电子档案信息安全保障体系、设立电子档案数据中心，利用信息化手段梳理、提炼岀机构文件，实施电子档案的统一管理。

3.4强化会计档案管理人员的专业素质。虽然说信息化技术是可以推进档案管理高效发展的方式，但归根结底都是人在主导档案管理工作。因而，在会计信息化档案管理中，重视档案管理人员的专业性和管理素质非常重要。通过多种方式指导学习，不断增强管理人员的文字能力、综合分析能力、计算机知识、信息管理技术能力，加强信息化管理效率，将信息化档案管理从“封闭性”转为“开放型”，为会计档案管理提供更优质、更高效的管理。

现代化信息技术的发展为社会各行业发展提供便利，及时、准确的会计信息始终与发展决策密切相关。随着会计档案的内容范围、承载形式等的变化，必须要完善信息化环境下会计档案管理各项制度，才能确保会计档案管理的真实性、有效性和准确性。多方面探索会计档案管理的新方法、新途径，对增强会计档案管理的安全性具有深远而持久的意义。

参考文献：

[1]刘丹.浅谈会计电算化档案管理的工作特点及要求[J].黑龙江档案，2017（3）：58-58.