ERP在企业采购管理中的应用分析

卫亭廷



ERP在企业采购管理中的应用分析

卫亭廷

苏州大学计算机科学与技术学院，江苏 苏州 215006

随着时代的进步，信息技术逐渐在社会各个行业中普及。国内许多企业开始将传统的采购模式结合新的信息技术，从而使采购管理更加高效、合理。ERP系统将信息技术与传统采购管理结合，展现供应商、客户以及企业三者的实际情况，从而最大限度的控制企业成本。研究主要分析ERP系统在企业采购管理中的应用。

ERP系统；企业采购；流程化

ERP系统将当代信息技术与企业采购管理结合，使企业内部的生产经营活动与客户需求、供应商所提供的资源紧密链接，从而为企业的成本管理、工作效率化以及资金运行情况等一系列问题提供解决的依据和细部的数据。当企业处于竞争日益激烈的经济环境中，采购的成本控制堪比品质提高、销售扩大的重要性，尤其是在劳动密集型企业中更为突出。

1 ERP系统在企业采购管理当中的作用

在企业的采购管理当中，采购业务是预计、实行与调控的整个管理过程[1]。在企业当中，采购工作非常重要并且也是非常繁琐的，因为采购环节出现问题而影响整个企业运行流程的现象屡见不鲜[2]。传统的采购模式当中，对商品供应商的价格查询方式主要是通过电话，其无法保留信息记录，也无法展现真实的供应商信息，从而使采购活动中出现许多安全隐患[3]。ERP通过整个供应商、客户以及销售网络，使企业的销售、供应以及生产有机的联系在一起，从而做到及时、快速、有迹可循地生产经营，达到提升生产效率等目的。

2 ERP系统在企业采购管理当中的应用

2.1 建立有效的供应链

将ERP系统应用到企业采购管理当中，能够帮助企业建立供应商信息档案，并依据供应商所能提供的资源进行分类，对所有供应商进行主次分类，分为首选、次选[4]。同时，还可以进行严格监督，记录不良率。价格、不良率和产能都是影响供应商评价的重要KPI指标，这些数据甚至历史记录可以在ERP系统中完整保留和查询。在实行采购计划时，需要先分析对应供应商的资料，然后再分析采购商品的信息，最终才能够确定采购方案。

2.2 生成采购计划

依据ERP的物料需求，可以生成行之有效的采购计划，并在采购之前，考虑商品的L/T、订货量、运输方式以及物料的存储方式等，并利用ERP系统对物料进行分类、合并[5]。假设某些物料的采购周期较长，供应商的生产、供应、库存管理和市场营销的不稳定性加剧，对此，ERP系统可以最及时反映物量变化并帮助制定商品合理的采购计划。

2.3 合理选择供应商

在选择供应商的过程中，采购部门可以利用ERP系统对供应商的信息进行收集并进行分类对比。直观的展现供应商的不良率、价格、纳期等KPI指标，作为采购部门量化的考评依据。依此得出优秀协力社可成为向后物量分配等采购经营战略制定的参考。

2.4 生产采购用款

在制定采购计划之后，ERP系统会自动的生成采购总款数额，并制定用款计划[6]。采购部门可以将用款计划上报给财务部门，并在财务部门确认之后，将反馈的信息、意见提供给采购部门，两个部门的共同认可之后进行付款。

2.5 下达采购订单

ERP系统能够依据企业的产品储存量、采购时间、采购总量、商品运输方式、采购用款计划以及计划外的额外费用等信息自动生成采购订单。每日订单的发送也可以根据ERP系统中的最新物量进行及时调整，对长期库存或者产能不足等情况提前管理，有效减少因为供货不足而导致停线情况的发生。

2.6 跟催采购订单

利用ERP系统设置订单追踪周期以及时期，从而形成跟随计划，采购部门可以依据ERP系统所给出的计划对供应商开展跟催活动，在跟催订单的过程中，ERP系统能够给采购部门提供供应商的商品质量情况以及生产、运输进度等信息。

2.7 验收商品

在商品的过程中，采购部门可以对供应商所提供发票以及订单进行详细的检验，并将发票以及收货单信息录入到ERP系统当中。同时，ERP系统将可以依据企业的实际流程以及集成特点，从资材管理员手中将货物按照订单进行验收。

2.8 采购总费用结算

在商品的验收完成之后，采购部门需要配合财务部门对整个采购活动进行费用的整体结算，并且依据采购结算单以及计划外费用的实际情况，计划出采购活动整体的投入成本数量。

2.9 结算采购订单

ERP系统能够自动的结算采购订单，在上诉所有步骤均完成之后，便可以利用ERP系统对采购清单进行分析，并依据订单进行采购活动的整体费用结算，最终由ERP系统按照付款结算的方式进行费用结算。

2.10 维护系统数据

ERP采购系统经过一系列的采购活动之后，会产生采购信息、供应商信息以及商品信息等基本数据。对于这些数据，ERP系统能够自动的进行储存、备份，从而防止数据意外丢失，保障数据的可靠性。

3 总结

综上所述，ERP系统在企业采购管理当中的作用不仅能够协助企业采购办公自动化、流程化、规范化，还能够为企业的经营战略提供明细历史数据作为重要参考。在这一过程当中，ERP系统能够给企业的决策、运行提供时间、经济上的节省，有助于企业采购管理中的工作效率化。同时，也有效的改善了企业的采购模式，给企业带来良好的经济利益和更强的竞争力。随着社会的发展，ERP技术的普及将会深入到企业的各个环节当中，为企业的经济效益提供可靠支持。

[1]朱道立，高小惠，魏大鹏.ERP在企业采购管理中的运用[J].商场现代化，2015，10（5）：10-12.

[2]陈璐.ERP系统在提升企业采购管理水平中的方法与作用[J].石油化工管理干部学院学报，2013（4）：1-2.

[3]罗春元.电子采购系统在企业采购管理中的应用[J].铁路采购与物流.2014，11（9）：98-103.

卫亭廷（1988—），女，江苏省苏州市人，单位是苏州大学计算机科学与技术学院，职务是硕士生，研究方向是计算机技术。

F275；F270.7

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1009-6434（2016）05-0063-01