关于强化社保档案管理的研究

摘要：近年来，越来越多的人逐渐意识到社保档案管理的重要性，其不仅对参保企业或个体基本社会权益的实现有着至关重要的作用，还与我国保险行业的发展有着直接的联系。现如今，我国在社保档案管理方面仍然存在着一定的问题，严重制约了我国社保档案管理强大功能的实现。文章对强化社保档案管理进行了研究。

关键词：社保档案；档案管理；社会保险；业务办理；电子档案 文献标识码：A

中图分类号：G271 文章编号：1009-2374（2016）35-0243-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.35.119

作为社会保险业务办理过程中至关重要的一个工作环节，强化社保档案管理不仅能够使得参保企业或个体的基本社会权益得到有效的保障，以此实现社保档案信息的共享，提升社保档案文件的使用效率，还能提升社保档案管理人员的工作能力，进而提升社保档案管理团队领导者的管理能力。除此之外，作为我国档案资源系统众多组成部分中至关重要的一部分，这就要求社保档案管理人员在日常工作中一定要充分认识到档案管理工作的重要性，严格按照相关规章制度进行社保档案的管理工作，并在实际工作中不断提高管理人员的工作能力，积极规范社保档案管理工作，以此实现我国社会保险业务的可持续发展。但现如今，我国在社保档案管理方面仍然存在着一些问题亟需解决，因此本文将主要从现如今我国在社保档案管理方面存在的问题以及解决措施两方面来进行阐述，以期发挥社保档案管理的真正作用。

1 社保档案管理现存问题分析

1.1 社保档案管理重视程度不足

近年来，随着社会经济水平的迅速发展，社会保险业务逐渐得到了广泛关注，参与保险业务的人数也在呈现逐年增长趋势，这样一来不仅使得社保档案管理的工作强度不断增大，还对从事社保档案管理的工作人员提出了更高、更新的工作要求。但实际上，在大部分社会保险单位中，有很大一部分档案管理工作人员并没有充分认识到档案管理工作的重要性，而且普遍存在档案管理制度落后、管理人员能力不足、管理经费投入不足、重视程度不足的问题，严重制约了我国社保档案管理的发展。

1.2 社保档案管理能力水平不高

现如今，在大多数社会保险单位的档案管理工作中普遍存在着管理能力不高、管理方式落后、管理理念不够先进的问题，并没有将现如今普遍使用的电子计算机、网络通讯技术等高科技产物与社保档案管理工作结合起来，再加上从事社保档案管理的工作人员其专业素养以及管理能力也都存在着不足之处，使得社保档案管理能力不能得到实质性的提升。尤其是进入21世纪以来，电子计算机与信息通信技术已普遍应用于我国的各行各业，而在我国的社会保险单位中，虽然也有一部分单位已积极引进了先进的电子档案管理系统，但由于我国现如今应用于社保档案管理方面的电子软件其开发流程还不是十分成熟，就使得社保档案管理实际工作中同时存在着电子档案与纸质档案这两种形式，且后者往往占有较大的比例，这样一来不仅会使得电子档案管理系统的功能无法得到充分的发挥，还会在一定程度上增加档案管理的投入成本，降低档案管理的工作效率。除此之外，由于从事社保档案管理工作的人员其年龄普遍偏大，在实际工作中不愿尝试新型的管理方式，倾向于选择较为落后的传统式管理方法，也会在一定程度上制约我国社保档案管理的长远发展。

1.3 社保档案管理规范标准缺乏

虽然近年来我国已相继发布了一系列的法律法规用于规范社保档案的管理工作，但实际上，我国大部分社保单位在从事社保档案的管理工作中仍然存在着明显的地域性差异。而且虽然我国颁布的相关法律法规在一定程度上能起到规范社保档案管理的作用，但其并没有对档案管理的具体工作流程进行规范性的统一，如社保档案的收集、社保档案的整理等，这样一来就会使得在实际开展社保档案管理的工作过程中，常会发生社保档案分类不明、社保档案保存期限不当、社保档案处置不力、社保档案管理体制不规范等问题，进而导致社保档案管理工作流程混乱、社保档案管理体制运行效率低下。

2 强化社保档案管理措施

2.1 加强领导建设、充分发挥带头作用

领导团队是从根本上提升我国社保档案管理水平的核心所在，若想加强社保单位领导团队的建设，充分发挥团队领导的积极带头作用，这就要求社保单位在实际工作过程中，要主动做到以下三点：（1）积极做到社保档案管理工作的目标明确、职责划分明确，也就是在社保单位内建立社保档案管理目标责任明确制度，将社保档案管理工作具体到每个管理部门，再落实到具体工作人员，以此确保档案管理工作能够从源头上实现准确无误的进行；（2）要充分发挥团队领导的积极带头作用，这就要求社保档案管理团队领导其不论是在工作风气方面，还是在工作态度方都应主动起到积极带头作用，以此引领社保单位的全体员工能够在整体管理水平上得到实质性的提升；（3）不论是在上述目标责任明确制度建立之后，还是在相关先进管理理念、管理手段或方法引进之后，又或者是在相关社保档案管理任务分配、职责划分明确之后，团队领导都应在第一时间与社保档案管理员工进行沟通与交流，以此使得社保档案管理员工能够在第一时间领会领导如此进行安排的深意，并能够将团队领导的管理理念及时的传达到社保档案管理员工的心中，以此能够实现社保档案管理工作有条不紊地进行。

2.2 加强制度建设、提高员工专业素养

若想从根本上提高我国社保档案的管理能力，确保我国社保档案管理工作能够有条不紊地进行下去，这就要求社保单位在实际工作过程中一定要做到以下两点：（1）积极建立完整且系统的内部管理体制，认真明确社保档案管理工作中的各项具体要求。这也就要求社保单位在开展社保档案管理工作的过程中，一定要合理进行从事社保档案管理相关部门的工作分配、不断寻找具有较高管理效率的方法或手段、积极做到工作责任落实到个人、内部监督管理体制的全面运行等。与此同时，在进行社保电子档案数据库的建设、社保档案材料与信息的规划、相关保险业务缴费额度的设立、社保档案的归纳、存放与复核时，也都应做到责任到家、认真核查，以此不断实现完整且系统内部管理体制的建立，进而使得社保档案管理工作能够做到有条不紊、档案信息全面无误；（2）不断加强社保档案管理团队的基础建设，基于社保档案管理工作的复杂性、庞大性及动态性，这也就要求从事社保档案管理工作的员工其专业素养与管理能力都应达到相关要求，方可准确无误地完成社保档案的管理工作。

对于如何提高从事社保档案管理工作的员工的专业素养与管理能力，可从以下三个方面入手：（1）社保单位可诚挚邀请具有成功档案管理经验的专业人士来本单位开展经验交流会，并积极组织本单位员工参与，在经验交流会中不断学习前人丰富且成功的管理经验，并通过专业人士解答档案管理工作开展过程中存在的问题等，以此不断提高自身解决问题的能力，并从根本上丰富自身管理经验、提升自身管理能力；（2）积极组织社保档案管理员工进行再学习，争取让全体员工都能在第一时间掌握电子计算机、网络通信技术等高科技产品，以此使得社保档案管理人员能够紧随时代潮流，不断提高自身的专业素养；（3）积极引进国内外先进的档案管理理念与方法，以此使得社保档案管理员工在吸取前辈先进理念、成功方法的同时，不断提升自身的专业素养与管理能力。

2.3 完善电子档案、积极建立服务平台

为了能够将社保档案管理的作用发挥到极致，社保单位一定要紧随时代潮流，将社保档案的管理工作与电子计算机、网络通信技术等高科技产物结合起来，积极开展社保电子档案管理工作的建设与完善，逐步建立系统且完整的社保电子档案数据库，并在此基础上不断增强社保电子档案信息的搜索查询功能，以此使得社保电子档案数据库的完整性、功能性得到充分的体现。同时，社保单位还应主动完成社保电子档案的备份管理工作，以此确保电子档案的真实性与安全程度。除此之外，在实际工作过程中，社保单位还应积极打造出适合当地的突出体现社保档案管理服务功能的公众平台，如智能查询、手动查询、屏幕触摸式查询、网络查询、定期公开等平台，以此从根本上提升社保档案管理的功能性，充分体现新型的服务管理观念，进而不断促进功能更为丰富的公众平台的建立，从而将社保档案管理工作为人民服务的本质得到充分的体现。

3 结语

社保档案管理不仅对参保企业或个体其社会基本权益的实现有着至关重要的作用，还会在一定程度上影响我国社会保险行业的发展，对我国社会的可持续发展有着非同凡响的意义。虽然现阶段，我国在社保档案管理方面还存在着一定的问题，但是只要不断加强社保档案领导团队的建设，积极发挥带头作用、不断加强档案管理制度的建设，努力提高员工的专业素养，不断完善社保电子档案，积极建立服务平台，就一定能够最大限度地发挥社保档案管理的功能性作用，并以此实现社保档案管理的可持续发展。

参考文献

[1] 刘志刚.浅谈社保档案管理工作中存在的问题[J].价值工程，2015，（2）.

[2] 张娟.新时期加强社保行业档案管理人员队伍素质建设[J].赤子，2015，（8）.

作者简介：张炜菲（1987-），女，广东东莞人，供职于东莞市社会保障局，研究方向：社保档案。

（责任编辑：周 琼）