浅谈物资采购系统管理

李元杰

摘要:文章介绍了物资采购在企业中的重要性,简化、快捷、安全的物资采购系统,在采购企业和供应商之间搭起了一座信息交流的桥梁,降低了采购成本,提高了采购效率,增加了采购透明度,实现了物资采购的高效、公正、专业的特点。

关键词:物资采购管理;物资采购系统;网上采购;系统管理;企业管理

中图分类号:TU717文献标识码:A文章编号:1009-2374(2009)10-0090-02

采购直接影响着企业的生产经营过程、企业效益,是构成企业竞争力的重要方面,起着非常重要的作用,采购成本在不同行业中的比例不同,但总体来说,采购成本是非常高的。根据有关数据统计,降低1%的采购成本相当于增加10%销售额。把销售额增加10%,对于一个成熟的市场来说,是很难的事情。但把采购成本降低1%,对于目前社会平均采购水平来说,确实非常容易做到的。这就要求企业把采购管理提升到战略的高度。

企业采购部门业务的优劣和效率直接关系到企业生产成本的高低,从而影响到企业的发展。而信息化时代,市场需求不断变化和发展,传统的采购方式已经很难再适应企业信息化发展的需要,基于Internet的电子采购受到了青睐。物资采购系统是一种适应时代发展的先进采购模式,具有公开、透明、快捷和低成本等特点,能够有效地避免采购过程中的腐败和风险,提高采购效率。力争采购规模、服务水平、采购效益、基础建设全面再上新台阶。

企业在不断探索物资采购的最优管理模式中,针对采购性质、对象、价值等方面,其使用的策略是不同的。如何最大限度地满足企业的各种需要是对物资采购软件适应性提出的挑战。物资采购系统做到了:(1)拓展采购范围,高质量完成采购任务;(2)建立健全规章制度,规范采购行为;(3)加强队伍建设,逐步实现物资采购专业化;(4)加强采购网络建设,实现采购管理信息化;(5)及时收集信息,注意总结经验。

物资采购系统借助有效的网络信息化手段,采用集中招标采购和专家评委集中评标方式,大大提高了物资采购的透明度和工作效率,在保证采购的物资质量的同时又降低了采购成本,取得了明显的社会效益和经济效益。为了提高物资采购透明度,保证采购的物资质量,降低采购价格和减少公司采购成本,物资采购系统,借助有效的信息化手段,保证物资采购管理工作的规范化以及招评标过程的“公平、公开、公正”,同时实现对历史资料的保存、统计和分析,资源的共享等。物资采购系统采用B/S结构和C/S结构相结合的方式,即ETL系统管理模块采用Client/Server模式,OLAP模块采用Browser/Server模式,招投标系统建立在Internet的电子商务网站上,它们之间采用XML进行数据交换,实现招投标过程的网络化和评标过程的自动化。

物资采购系统的特点:

1.采用Microsoft Net技术,三层体系结构,XML数据表达方式,保证系统的开放性、可扩展性和柔韧性。系统采用三层体系结构,将用户界面、业务逻辑和数据库分开。当公司招投标的流程或方式发生变化时,可以只对相关业务逻辑组件进行简单的修改而无需修改界面部分。基于WEB服务的ASP.NET具有简洁、高效等特点,使物资采购系统具有良好的可扩充性、可维护性。将WEB服务与XML技术相结合,由于WEB服务的接口只需公共定义,隐藏了私有代码和实际的执行过程,从而降低了系统的复杂性,应用系统维护的成本大大降低,顺应了从组件复用向服务复用转变的软件发展趋势。数据表达以XML技术来实现。随着企业的不断发展,将应用到越来越多的系统。当企业不同系统之间或者不同企业之间需要进行数据交换时,各个平台之间的差异会成为数据交换的障碍,以XML表达数据是克服此障碍的最有力的技术。从长远的目光来看,XML增加了系统的生命力。ASP.NET技术使得本系统的配置灵活,具有柔韧性。当应用软件修改后,不必运行其他注册工具,也不需要服务器重新启动,只需复制到目标位置即可。同时页面会自动加载新的组件,使用它来处理当前未执行的所有网络请求,保证了系统的全天候运行。

2.具有良好的安全管理模式,保证系统的安全性。系统采用IE/IIS所具有的一套完整的安全控制体系,包括验证(支持SSL,SET等验证)、存取控制、字段级加密等安全措施,确保所有数据的安全。ETL/系统管理模块:主要针对系统管理用户,采用Client/ Server模式,包括ETL,元数据管理,用户、角色、权限和日志管理,数据备份与恢复。采用全表对比方式进行加载,在ETL过程中,抽取所有源数据,并进行相应规则转换,完成后先不插入目标,而对每条数据进行目标表比对。根据主键值进行插入与更新的判定,目标表已存在该主键值的,表示该记录已有,并进行其余字段比对,如有不同,进行Update操作,如目标表没有存在该主键值,表示该记录还没有,即进行Insert操作。其优势在于,对已有系统表结构不产生影响,不需要修改业务操作程序,所有抽取规则由ETL完成,管理维护统一,可以实现数据的递增加载,没有风险。系统对供应商的投标文件采用了双重加密措施(即对投标书的内容进行MD5对称加密,同时又对其密钥采用了RSA加密)。标书的解密必须在评标过程中方可进行。这彻底杜绝了标书泄密情形的发生,大大提高了招投标和评标工作的公平性、透明性。

3.对业务流程进行联机分析模式,保证系统的灵活性和可用性。OLAP和数据挖掘模块:主要针对决策人员,采用Browser/Server模式。浏览器端通过ASP.net页面实现物资采购业务信息的数字化或图形化表现;Web服务器可分为表示层和业务逻辑层两个子层,表示层通过ASP.net生成Web页面,业务逻辑层通过.NET Framework 2.0中的ADOMD.Net实现工作流管理及表示层中全部数据访问管理等;数据层主要为数据库服务器,负责数据管理。对于数据可以保存为Excel和Microsoft Word的格式,加强了导出数据在各个部门间的通用性,使用户可以用自己熟悉的软件工具,编写评标报告等报表文档。

4.记录采购物资的数量、单价、费用、相关信息录入、编辑和查询、负责各类信息统计、显示、打印工作、系统管理的系统初始化、用户口令管理和数据库备份和恢复等。提供多种查询统计方法,充分利用信息资源。系统对招评标业务流程中产生的大量信息与文件进行分门别类的归档保存,提供分类分级分权的管理和操作。在系统中,业务人员可以快速生成评标规则,整理标书内容,形成投标对比表;可以迅速、准确地查找历史招标档案;专家评委可以快速查取投标信息,灵活对比;管理人员可以快速查看招标活动的进展,全面了解项目情况,可以分析产品的价格趋势和供应商的投标走势;监察人员可以监督评委的评分过程,对评标会议过程中出现的异常状况可及时做出反应。

5.利用互联网技术实现网上招-投标,招标准备阶段:投标人可以网上获取招标信息、下载标书、上传资格预审文件(最后一般需要验证原件)、网上在线答疑和澄清等。投标阶段:网上上传投标文件。开标阶段:网上开标直播。评标阶段:借助电子评标系统辅助评标。中标阶段:网上公示中标结果。监管机构可以在线监管各招投标的各个流程,也节省了投标商投标费用。

增加采购透明度,预防腐败行为。物资采购系统是一个半开放的系统,各部门、各委员会有关人员都可以上网浏览或查阅采购信息,其中采购单位和人员,商品名称、数量、价格、供货商等内容一目了然,方便管理部门的监控和审查,同时任何人都可以对采购行为提出异议,并要求审计。一旦发现供货商或采购人员有不当行为,不仅双方都要受到法律制裁,供应商的商品信息也将永久性地从商品采购信息库中删除。网上采购的实施,增加了采购透明度,减少了采购争议,提高了犯罪难度和成本,有效地遏制和预防了腐败行为的发生。

物资采购系统实现了从“用腿采购”到“用鼠标采购”的转变。有利于扩大供应商范围,提高采购效率,降低采购成本,产生规模效益。突破传统采购模式的局限,从货比三家到货比多家,在比质比价的基础上找到满意的供应商,大幅度地降低采购成本。由于不需要出差,可以大大降低采购费用,通过网站信息的共享,可以节省纸张,实现无纸化办公,大大提高采购效率。有利于提高采购的透明度,实现采购过程的公开、公平、公正,杜绝采购过程中的腐败。物资采购系统通过将采购信息在网站公开,采购流程公开,避免交易双方有关人员的私下接触,由计算机根据设定标准自动完成供应商的选择工作,有利于实现实时监控,避免采购中的黑洞,使采购更透明、更规范。有利于实现采购业务程序标准化。物资采购系统是在对业务流程进行优化的基础上进行的,必须按软件规定的标准流程进行,可以规范采购行为,规范采购市场,有利于建立一种比较良好的经济环境和社会环境,大大减少采购过程的随意性。有利于信息的沟通,促进采购管理定量化、科学化,为决策提供更多、更准确、更及时的信息,使决策依据更充分。

参考文献

[1]采购工作中的策略分析[J].信息网络,2006,(11).

[2]熊志辉,吴良刚.基于供应链管理的采购策略分析与探讨[J].企业家天地(下半月),2005,(11).