关于建立和完善企业内部控制制度的思考

周新华

摘要:企业内部控制是以专业管理制度为基础,以防范风险、有效监管为目的,通过全方位建立过程控制体系、描述关键控制点和以流程形式直观表达生产经营业务过程而形成的管理规范。文章分析了企业内部控制存在的问题,并提出了建立和完善企业内部控制制度的对策。

关键词:企业内部控制制度;企业管理;会计控制;管理控制

中图分类号:F270文献标识码:A文章编号:1009-2374(2009)10-0103-02

内部控制是形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序,并予以规范化和系统化,使之成为一个严密的、较为完整的体系。内部控制按其控制的目的不同,可以分为会计控制和管理控制。会计控制是与保护财产物资的安全性、会计信息的真实性和完整性以及财务活动的合法性有关的控制;管理控制是指与保证经营方针、决策的贯彻执行,促进经营活动的经济性、效率性、效果性以及经营目标的实现有关的控制。会计控制与管理控制并不是相互排斥、互不相容的,有些控制措施既可以用于会计控制,也可以用于管理控制。

一、企业内部控制存在的问题

(一)内部控制建设不完整、不科学

一些企业受利益的驱动,重经营轻管理。自我防范、自我约束机制尚未建立起来,内部控制的组织网络不健全,使内部控制缺乏完整性:许多企业建立内部控制时偏重于事后控制,通常是违法违纪的事情发生之后才采取补救措施。更严重的是,企业往往注重钱财等有形资产的控制,对人员素质和信息等无形资源控制不够,使企业遭受严重的损失,内部控制的执行方面也存在不少问题,已建立的内部控制要保证其有效执行还需要有完善的监督、检查、考核、奖惩制度相配合,目前作为企业内部监督的内部审计部门很多都是形同虚设,并没有真正的监督检查权力,最终导致内部控制执行不力。

(二)对内部控制没有形成评价体系

我国目前还没有形成内部控制的整体框架,在内控制度设计上明显存在着各自为政、就事论事的倾向:财政部门着重抓了内部会计控制制度建设,证券监管部门对上市公司内部控制的报告作了一些规定,中国注册会计师协会对事务所的内部控制作了要求,国家审计署实施的《中华人民共和国国家审计基本准则》对内部控制制度的测试当作“作业准则”予以规定。在这种形势下由外部注册会计师出具的内部控制评价报告往往是流于形式。内部审计重要作用之一是评估企业内部控制,由于我国的内部审计人员对厂长、经理负责,内部审计人员缺乏独立性。企业内部控制不完善。再加上内部审计人员素质不高,使内部审计很难完成评价内控的任务,外部和内部评价也没有很好的协调。

(三)公司治理结构不完善,无法形成有效的内部控制执行体系

在现代企业制度中,股东大会和董事会之间,董事会与经理层之间,经理层与一般员工之间都存在着代理关系。通俗地说,公司治理就是指股东、董事会、监事会、经理层之间形成的权责分配、激励与约束、权力制衡关系,其中股东大会是公司的最终控制主体,董事会接受股东大会的委托,决定公司的政策方针,对经理层进行监督,董事会则对董事会的行为进行监督,他们各负其责,协调运转。而内部控制是企业董事会及管理层为确保企业财产安全完整、提高会计信息质量、实现经营管理目标而建立和实施的一系列具有控制职能的措施和程序。但是,我国公司制企业普遍存在治理结构不完善的现象。主要表现为:一是董事会缺乏独立性,难以对经理层形成有效控制;二是监事会功能有限,难以对董事会和经理层形成有效监督。

二、建立和完善企业内部控制制度的对策

(一)建立良好的信息沟通系统

良好的信息沟通系统是提高企业内部控制效果的有益保障。企业有关部门和人员的及时沟通,可以使输出的会计信息的真实性相关性和透明度得到提高。同时,使企业内部的经营管理者及时掌握企业的营运状况和资金变动情况,还可以使企业外部的债权人、政府部门、潜在的投资者等与企业有关的利益关系人获得全面、正确、及时、有用的会计信息。提倡企业内部控制实现计算机化,既节省了时间,提高了工作效率,又减少了人为因素对内部控制效果的影响,因此高质量的企业信息沟通系统的建立也就更加具有必然性和可能性。

(二)构建实现自我控制的企业文化

企业文化的核心是价值观,企业可以借助价值观念这个软环境将员工的思想观念、思维方式、行为方式进行融合和统一,在共同的价值观下,使员工个人的价值、目标、行为与企业的内控目标和经营目标达到最大的一致性,将企业目标转化为个人目标,在工作中遵守企业的行为准则和道德规范,从而增强内部控制的执行力度,保证内部控制的有效性。管理的最高境界是使员工得到信任和尊重,实现自我管理,那么有效控制的最高目标就是使所有员工能够有效地进行自我控制。所以,企业的内部控制应借助于企业文化,将有形控制转化为组织中员工的自觉行动,在员工中形成自觉执行内部控制规程的氛围。

(三)实物资产控制

实物资产控制主要包括限制接近控制和定期清查控制两种,这是对实物资产安全采取的控制措施。主要有两条:第一,限制接近,以严格控制对实物资产及与实物资产有关的文件的接触,如现金、银行存款、有价证券和存货等,除出纳人员和仓库保管人员外,其他人员则限制接触,以保证资产的安全。第二,定期进行实物资产清查,保证实物资产实有数量与账面记载相符,如账实不符,应查明原因,及时处理。除上述外,实物资产控制从广义上说,还包括对实物资产的采购、保管、发货及销售全过程进行控制。

(四)加强企业内部牵制制度

内部牵制是指具体业务进行分工时,不能由一个部门或一个人完成一项业务的全过程,而必须由其他部门或人员参与,并且与之衔接的部门能自动地对前面已完成工作进行正确性检查。它由适当授权、不相容工作的责任分工、凭证和记录、接近控制、独立检查等环节组成。这种制约包括上下级之间的互相制约、相关部门之间的相互制约。在内部牵制中,必须采取工作轮换制,这样才能更好地达到牵制的效果。工作轮换制是指根据不同岗位在管理系统中的重要程度,明确规定并严格控制每一员工在某一岗位的履职时间。对关键岗位应频繁轮换,次要的岗位可少一些。从轮换中暴露出存在的问题,揭示出制度的缺陷、管理的缺陷。

(五)优化企业的治理机制

一要优化企业股权结构。以“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”为特点的现代企业制度的核心是建立、健全公司治理机构。而优化企业股权结构又是公司治理结构的基础,是保证企业治理机构有效运转的关键。笔者认为必须适当分散上市公司的持股比例,引进法人股,内部职工股流通股等多种不同类型的投资者,实现企业投资主体的多元化,这样有利于企业治理。二要加强董事会制度建设,避免职务重叠、杜绝管理人员交叉任职,明确董事会职责,推行独立董事制度,在企业董事会中设置一定比例的独立董事有利于完善公司的治理结构,促进企业的规范动作,保护企业全体股东特别是中小股东的合法权益。三要加强公司监事会建设,正确认识监事会在上市公司中的地位和作用,逐步强化监事会组织机构,规范和强化监事会的监管职能。

一个单位根据经济活动的需要而分设不同的部门和机构,其组织机构的设置和职责分工应体现相互控制的要求。具体要求是:各组织机构的职责权限必须得到授权,并保证在授权范围内的职权不受外界干预;每类经济业务在运行中必须经过不同的部门并保证在有关部门进行相互检查;在对每项经济业务的检查中,检查者不应从属于被检查者,以保证被检查出的问题得以迅速解决。

参考文献

[1]朱翠兰.我国企业内部控制的现状及成因分析[J].企业技术开发,2006,(8).

[2]孙兰婷.现代企业内部控制制度的问题及对策[J].中国科技信息,2005,(13).

[3]陈亚萍.浅谈企业内部控制的问题及对策[J].商场现代化,2005,(3).