事业单位自建项目的内部审计方案研究

夏玲俐

摘要:自建项目是事业单位利用政府投资或自筹资金进行建造的工程项目,长期以来,对于自建项目的内部审计一直存在各种各样的问题。文章针对现在事业单位自建项目内部审计中普遍存在的问题,以流程管理作为切入点,结合某办公大楼改建项目设计了一套事业单位自建项目内部审计流程管理方案。

关键词:事业单位;自建项目;内部审计;方案设计;流程管理

中图分类号:F239文献标识码:A文章编号:1009-2374(2009)10-0118-02

我国审计体系由政府部门审计、会计事务所审计以及单位内部审计组成。内部审计制度在1983年建立以来,在各大企事业单位内部审计中发挥了重要的作用,是企事业单位内部控制必不可缺的环节。但长期以来,我国事业单位普遍实行项目使用管理单位自建自用的、非专业的、高度分散的政府投资或自筹资金项目管理模式,其缺点是“投资、建设、监管、使用”多位一体,这种模式容易使事业单位的自建项目发生超预算、超标准的现象,甚至有些项目建成后也没有办理财务决算,内部审计严重滞后,因此制定一套行之有效的事业单位自建项目的内审方案,对于加强项目建设的监管,减少国家或事业单位的损失极为重要。本文试从工程项目的流程管理入手,分析如何将流程管理应用于事业单位工程项目的内部审计之中并设计一套事业单位自建项目的内部审计流程管理方案。

一、目前我国事业单位自建项目内部审计的困难与风险

(一)工程项目的复杂性

我国事业单位的自建项目由于建设的目的和今后的功能需求不同,因此项目本身就有很强的技术复杂性,这导致内部审计中涉及的问题不仅包括财务会计问题,而且包括工程技术问题,又由于事业单位自建项目的招投标过程不够规范,导致很多审计资料缺失,审计依据不完整而造成内部审计风险。

(二)审计范围的不确定性

我国事业单位的自建项目另一个问题就是审计的范围不明确,有些内部审计仅对最终的财务决算进行审计,而对前期的预算以及施工过程缺乏控制,审计的深度与广度不够,从而也造成了内部审计的风险。

(三)审计人员配置的不合理性

因为事业单位很多自建项目都是工程项目,因此对审计人员的要求较高,除了要具备财务会计的知识之外,还应有一定的建筑施工,工程管理,工程造价方面的专业技术知识,而我国大部分审计机构的内审人员主要以财务会计人员为主,缺乏相应的工程项目知识,因此增加了审计的风险。

二、流程管理的定义及要求

(一)流程管理的定义

流程管理是把一个具体的任务通过规范有序的流程分解成各个部分,并把这些分解的任务具体落实到流程中的各个环节中,同时通过内部控制与监督来保证任务的有效完成的一种系统性的管理方法。

(二)流程管理的要求

流程管理最重要的是对整个流程的控制与监督,保证流程的有序进行,流程管理的基本要求就是对任务的有序分解和对每一环节的控制监督。

三、流程管理在工程项目内部审计中的应用

企事业单位的自建工程项目从招投标直到项目的完工验收就好比是一个流程被执行的过程,而对工程项目的内部审计控制当中就可以应用到流程管理的方法,具体来说工程项目的流程管理主要包括三个方面:

第一,根据工程项目的进程设计相应的流程。这包括明确工程项目的业务流程,定义不同环节的时间节点,根据它们之间的关系描绘出初步的流程。

第二,确定重要控制环节。对一些涉及其它环节或重要的环节的应对其具体量化,明确其控制的目标与标准。

第三,明确控制风险。核查流程中存在控制风险的环节,建立相应的外部控制体系。

四、事业单位自建项目内部审计流程管理方案

以下以我单位的一个自建工程项目为例(项目为园区内新改建了一栋科研办公大楼,该自建项目经费是由国家部分拨款和单位自筹资金解决),图1是此自建项目审计的的流程管理图,通过分析该图来探讨如何将流程管理应用于自建项目的内部审计之中。

(一)大楼自建项目的起始阶段

第一,应确定大楼项目是由单位内部审计机构进行审计,还是完全外包给外部审计单位,或者是一部分由外部审计单位完成,一部分由内部审计单位完成。如果确定由内部审计机构完成,则应设立一支由法人直接领导人员配置合理的独立内部审计队伍,独立行使监督权。

第二,根据办公大楼改建的内容对这支内部审计队伍进行分工,明确各自的任务与目标,同时内审机构应根据该工程项目的特点,对于在工程施工中可能出现的一些专业性较强的、难度较大的问题应在准备阶段就与外部审计机构进行沟通,借助外部审计机关对这些可能出现的问题从项目的起步阶段进行控制,以促进审计的实效性,从而协助大楼工程管理人员更有效的管理和控制工程项目,以提高管理水平。

第三,明确大楼改建项目的审计内容后,内部审计机构就应该根据审计的原则来编制审计计划,审计计划包括以下一些内容:被审计项目的基本情况,项目审计的进度与时间安排,相关的项目造价预算控制计划,审计过程中可能碰到的重要审计问题和疑难工程项目审计问题,相关项目财务风险的预评估。审计计划的编制应由单位内审机构项目负责人编制,相关项目管理人员讨论确定。审计计划作为整个项目审计的一部分,在项目结束后应记录归档。在审计计划的编制过程中,可以将整个项目划分为不同的阶段,每个阶段可能又有不同的项目步骤,每一步骤中可能又包含几件不同的事件,因此要尽可能将项目细分,然后根据细分后的项目单独做好事件预算,确定好执行每一步骤需要的人员和时间。审计计划编制之后,还要对审计计划进行审核。审计计划的审核可以由单位的内审机构组织专门人员进行,也可以委托会计事务所进行审核。审计计划的审核包括核审审计目的、审计范围是否恰当,项目审计进度是否合理,重点审计领域和重要会计问题所拟对的审计程序是否符合具体情况,项目财务风险评估是否充分等方面。

(二)大楼自建项目的过程阶段

在大楼改建工程项目的具体实施过程中,内部审计工作发挥的两大具体职能是控制与监督。配合着大楼改建工程项目的实施,内部审计机构应该做好相应的审计控制监督工作,确保项目每一环节经济业务的完整性、准确性。通过内部审计的监督功能,要有效的监督在项目实施过程中可能出现的财务风险领域。具体来说,在这一阶段涉及的内部审计工作包括:决定内部审计财务预算,执行和监督审计计划在时间预算上的安排,评价内部审计控制质量,监督项目经理是否按照审计计划执行相关财务支出,收集审计证据,对于一些工程项目的审计疑难问题及时咨询或联系外部审计机构审计。在项目实施的各个环节,内部审计师要充分分析工程项目哪些环节存在风险及影响因素,从而帮助管理层建立防范风险的管理制度,内部审计机构要向管理层提供相关的风险信息,帮助他们了解风险因素和权衡风险与回报的关系。内部审计师在分析项目风险因素时一定要考虑:信息系统和外部事件这些因素。有效的内部控制可以为识别、反馈和应对风险提供合理的保证。强化内部审计职能有利于促进风险管理程序与政策的贯彻执行。内部审计机构应与管理部门合作,建立良好的风险管理文化,共同处理和解决风险所要求的业务流程和技术方法。

(三)大楼自建项目的收尾阶段

在大楼改建工程项目管理的收尾阶段,内部审计工作主要集中在整理审计证据和审计工作底稿、编制项目审计报告初稿、与项目经理或负责人沟通与交换对项目审计报告初稿的意见、项目审计报告定稿、项目审计报告的报送、审计报告和相关证据、工作底稿和审计记录档案建立等工作上。其中,审计工作底稿是联结整个审计工作的纽带,是审计师形成审计结论、发表审计意见的直接依据,同时它也是审计质量控制与质量检查提供了可能,并对未来的审计业务具有参考备查价值。审计工作底稿包括被审计单位的未审情况,审计过程的记录与注册会计师的结论。工作底稿形成后,要对其进行复核,包括所引用的有关资料时是否详实、可靠;所获取的审计证据是否充分、适当;审计判断是否有理有据;审计结论是否恰当。在审计工作底稿形成后,审计小组因按照一定的标准予以归档。在工程项目实施过程中会遗留下来的一些专业性较强的工程技术问题,这些问题可以通过内审外包的方式联系专业的会计事务所合作进行审计,借助外部审计机关的专业技术力量对这些遗留问题进行再审计。

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