试谈图书馆自动化管理系统图书典藏和流通切换工作

刘方方

(河南省图书馆，河南 郑州 450052)

1 当前图书馆自动化管理系统发展面临的挑战及其未来发展趋势

1.1 自动化管理系统发展面临的挑战

随着互联网技术的不断发展，信息在全球范围内的传播速度不断加快，网络数字资源规模扩大速度也在不断提升。现阶段，经常会出现图书馆一次购买数十种，甚至上百种数字资源的情况，由于这类数字资源与传统书籍在物理结构方面存在极大的差别，因此图书馆开展图书典藏与流通切换的工作方式也存在极大的差别。同时，尽管传统的LIS系统能够对实体文献加以管理，但由于不同数字资源系统所依赖的软件系统有所差别，不同的数字文献的数据结构、著录标准等因素间也存在一定的差别，这就导致图书馆无法像管理传统纸质材料一样对数字资料加以管理。此外，近年来数字馆藏资料、网络资源在图书馆利用率不断上升，但受图书馆自动化管理系统版本较低、功能性较差等因素的影响，很多图书馆已经无法满足读者的数字资源检索需求。

1.2 自动化管理系统的未来发展趋势

当前，随着数字图书馆发展速度不断加快、数字资源利用率不断提升，图书馆自动化管理系统逐渐朝着云平台化、大集成化等方向发展。

1.2.1 云平台化。在当前大数据时代背景下，云计算、云服务等技术的发展应用速度不断加快，传统的LIS系统融入了面向服务的框架(SOA)与软件服务技术模式(SaaS)，以便更好地为图书馆图书典藏与流通切换工作提供辅助。例如，当前常见的ALM系统、Open Skies系统、AWMS系统、BlueCloud系统以及SIERRA系统等主要是基于云系统进行构建的。对于大部分图书馆来说，图书馆自动化管理系统在云平台上开展图书典藏和流通切换工作，可以在减少图书馆购置LIS系统费用的同时，削减LIS系统维护管理人员的数量。

1.2.2 大集成化。图书管理研究学者Marshall Breeding认为，现阶段全球图书馆正在不断发展变化，其技术环境的复杂程度在不断提升，当前图书馆服务于用户资料查询与员工开展业务的系统已经不能被混为一谈。为进一步解决当前面临的问题，图书馆需要建立一个包含图书馆大部分书籍信息、保障API开放有效并且能够将阅读推广、空间服务、移动功能等统一进行管理的平台系统。图书馆可以在这一平台系统上依据读者的需求搭建相应的服务窗口，软件服务商在后台提供相应的技术支持，第三方软件可以利用开放的应用程序接口建立相应的链接，从而达到数据资源共享的目的。例如，EBSCO公司在FOLIO系统中推动建立CODEX虚拟数据元模型以支持未知馆藏数据资源的类型与元数据格式。现阶段，FOLIO已经与GoKB知识库以及EBSCO知识库相链接，在微服务中间件的帮助下可以与任意第三方知识库相连。

2 图书馆应用自动化管理系统开展图书典藏和流通切换工作的必要性

自动化管理系统作为被广泛应用于图书馆的计算机专业操作系统，不仅可以改变图书馆的传统手工操作方式，减少图书馆工作人员的工作量，还可以提升工作人员的服务质量与效率，在图书馆管理工作中发挥着极为重要的作用。

2.1 应用自动化管理系统开展图书典藏工作的必要性

图书馆的图书典藏工作主要是对图书馆的藏书进行分类管理，内容包括书籍的调配、维护等。图书馆应用自动化管理系统开展图书典藏工作不仅可以对图书馆传统的图书管理方式加以改进，将馆藏文献进行合理的分类，便于读者检索，还可以有效地对图书馆的馆藏文献加以统计分析，并依据本馆的管理方式与服务范围对馆藏文献进行适当的调整，进而加强对外借图书的管控。

2.2 应用自动化管理系统开展流通切换工作的必要性

图书馆在管理藏书的过程中，为便于利用读者的姓名、借书证等资料对其借阅书籍的情况加以查询，并将信息及时告知借阅人员，同时读者可以依据其办理的借书证在图书馆借阅相应的书籍资料，图书馆需要依据读者的情况建立相应的档案，而记录管理读者的信息是一项极为重要的工作。此外，借书与还书是图书馆书籍流通的一种主要工作内容，图书馆将自动化管理系统应用于流通切换工作，有助于缩短工作人员的查询时间，提升工作效率，保障图书馆书籍管理的质量。

3 图书馆应用自动化管理系统开展图书典藏和流通切换工作的方法

3.1 书籍典藏工作

现阶段，图书馆图书典藏工作依据工作的流程与实践顺序可以被划分为前期准备、具体典藏、质量核查与总结统计四个部分。

3.1.1 前期准备。在开展书籍典藏工作前，图书馆应当明确本次书籍典藏主要的工作内容、参与工作的人员队伍、工作规范、工作时限、所需的设备、工作环境的布置、书籍资料的典藏方式及顺序等。以天津市某学校图书馆为例，在开展图书典藏工作前，该馆各部门的负责人对工作内容进行了讨论，为保证工作进展顺利，该馆制定了相应的工作注意事项与员工操作规范，要求工作人员在实际操作过程中严格依据规章制度开展工作。为保障员工在工作过程中有良好的工作环境，该馆与学校的网络中心进行协调，保证典藏库的线路通畅，并在计算机、交换机、条码阅读器、桌椅等工作设备运入典藏库前对典藏库进行了清理与维护，为后续工作的顺利开展打下良好的基础。此外，为保障学生能够顺利借阅书籍，该馆还对工作顺序进行了调整，在充分考虑典藏书籍的位置与学生的借阅习惯后，确定典藏工作的开展顺序为先易后难、先简后繁，在积累经验的同时提升典藏工作的有效性。

3.1.2 具体典藏。不同图书馆应用的自动化管理系统有所差别，笔者主要以Unicorn系统为例介绍书籍的典藏方式。在实际典藏工作过程中，首先，工作人员应当开启本馆应用的自动管理系统，设置相应的书名、索书号、复本等模块的信息以及Z39.50属性。其次，工作人员要进入索书号模块，录入检索文献的ISBN号、书籍名、作者名、索书号检索途径等信息。再次，在检索书籍信息没有误差后，工作人员要核对书籍的Marc字段是否出现错误，明确文献的具体出处。最后，对于本馆原有的文献，工作人员要输入文献价格，并在扫描图书标识后完成录入；对于不属于本馆的文献，在自动检索系统内录入索书号、价格后再扫码图书的标识；对于Unicorn系统内不存在的数据，系统将会进入Z39.50进行信息抓取，在核对Marc字段正确后，将其下载到Unicorn系统中，并在系统内录入索书号、价格以及图书标识；若出现Unicorn系统与Z39.50均不存在的数据，工作人员应当进入提名模块，录入相应的书籍信息；对于某些存在陈年破损或者出版不规范的书籍，工作人员应当对其进行抽卡销账和剔除处理；对于外借没有归还的书籍，在其归还后由流通部门专门为其粘贴条形码，并将其录入典藏数据中。

3.1.3 质量核查。在开展典藏工作的过程中，由于操作人员与书籍数量众多，即便是采用即查即改的工作模式也不可避免地会出现一些错漏，而这些错漏将会影响读者的阅读效果。因此，在典藏工作完成后，图书馆应当利用计算机对数据进行再次核查，并对错误数据进行修改，保障典藏工作的严谨性。

3.1.4 总结统计。在开展典藏书籍统计的过程中，工作人员应当对本馆典藏书籍的种类和复刻本、典藏工作人员与粘贴条形码、磁条人员的具体工作量等情况加以统计和记录，以便为后续的工作提供数据支持。

3.2 流通切换工作

笔者以某大学图书馆为例，介绍了图书馆自动化管理系统开展流通切换工作的方法。

3.2.1 读者数据的准备工作。该校图书馆为满足本校教职工图书借阅的需求，在满足Unicorn系统用户数据格式要求的前提下，建立了职工与学生两个信息上传数据库，并将读者的信息记录在Excel表格，上交至教导管理中心，再由管理中心将信息上传至自动管理系统数据库，确保两个库内的信息数据保持一致。

3.2.2 数据上传的具体项目说明。图书馆上传的读者数据内容主要包括图书馆标识、用户标识、系统或部门、出生年月、联系方式、读者权限、个人标识码等信息。

3.2.3 读者借阅证的制作流程。在制作读者借阅证的过程中，相关部门首先要在Unicorn系统中的流通读者管理模块输入读者的数据；其次利用用户报表将读者的信息记录下来；再次利用Access软件将信息转化为Excel表格的形式；最后利用条形码编程打印软件，为读者打印相应的条形码。

3.2.4 新旧借阅证的调换规则。图书馆在Unicorn系统开始切换前，应当对工作人员进行培训，使工作人员明确系统操作规范以及个人职责和权限，从而更好地向读者介绍本馆的书籍流通规则、密码修改方式以及iLink操作方式。读者在系统切换前应当将原系统的借阅证交回图书馆，以便换取新证。

4 结语

随着图书馆馆藏文献数量不断增多，图书典藏与切换流通工作的任务量也在不断加重，传统的文献管理模式已经不适用于当前的时代发展要求，图书馆亟须应用自动化管理系统提升自身的管理和服务能力。