基于信息化背景的图书资料管理方法与措施——以河南博物院为例

时间：2024-05-04

张鸣雨

(河南博物院，河南郑州 450000)

1 信息化图书资料管理的必要性

当前，信息技术高速发展，大众对文化的需求和渴望愈发强烈，获取知识的途径也逐渐呈现出多元化的态势，电子阅读取代了部分纸质阅读。为了能更好地满足职工阅读的新需求，图书馆势必要引进电子资源，图书资料管理信息化势在必行。

1.1 信息化时代的必要性

信息化技术大大增强了民众生活的便利性，如：资料的查阅日趋信息化和电子化，读者可通过各大电子平台和多种渠道了解相关信息，纸质图书不再是获取信息和相关资料的唯一途径。图书资料室的管理模式也应随着信息化技术的发展，为满足职工随时随地阅读、学习的需求，进一步提升书籍的使用率。

1.2 信息化建设应用于图书资料室实现共赢

图书资料室实现信息化网络覆盖，可利用电子阅读的优点，将纸质图书资料上传至网络并进行科学的网络化管理，不仅可提升非保密书籍的借阅量，还能降低纸质图书的损耗和投资成本。在传统图书资料室管理模式下，人工检查书籍是否完好的过程十分复杂，利用人工检阅耗时耗力且效率极低，久而久之会使图书管理人员产生厌烦情绪，不能保证工作的效率和质量。实现信息化管理，能有效改善图书资料室中存在的一系列问题，能够更快捷、高效地为读者提供服务，同时可以实现图书资源共享，提高图书资源的利用率。

1.3 便于查阅，提高资源利用率

通过信息化管理的模式对图书资料进行管理，能够将不同时间、空间的资源进行合并，并且实现信息的共享，使图书的查阅与阅读更为快捷。此外，信息化的管理模式一改原有复杂的图书管理程序，将图书分类的工作利用信息化技术进行简化，而图书的校对与管理也会由于信息技术的加入而变得更加简单，在节约人力的同时，还能够提高管理人员的工作效率。同时，通过信息技术可以使纸质图书变成电子资源，也便于图书资料的进一步管理。而对于读者而言，电子化的资源能够简化查阅的复杂程度，让书本的查阅变得更加简单。

2 传统图书资料室管理的局限性

2.1 图书资料室管理方法的滞后性

随着信息时代的发展，图书的管理和职工的实际阅读需求之间依然存在一定的滞后性情况，这些图书资料的管理过程大都沿袭传统的管理模式。在这种模式下，职工要想找到自己想看的书目，仍需在书架上一本本仔细查找，期间会耗费大量的时间。导致费时费力的原因一方面在于书籍种类划分得不够明确，另一方面在于人工借还手续复杂、借书效率低下，这两个方面的原因在很大的程度上降低了职工看书的积极性。此外，图书管理的工作量是非常大的，日常工作主要围绕保管和收藏两个方面，在传统的图书资料管理中往往忽略这两个方面，缺乏系统的人才培养模式，使图书管理人员在进行图书的分类、归纳以及保养方法过程中仍存在较大的问题，如温度、湿度以及防蛀虫等方面，导致传统纸质图书的保存难度较大。

2.2 图书资料室管理设备的老化

在传统的图书资料室，图书资料室的设备陈旧，阅读场地较小，职工阅读受限制。管理人员通过书架、卡片、签字笔等工具即可完成借书还书手续。因此，传统图书资料的管理模式存在一定的局限性，必将会影响到图书资料管理工作的升级和转型，也会使图书资料室的管理难以满足职工的需求。

3 信息化管理图书资料的措施

3.1 提升图书资料室管理人员的信息化管理意识和整体素质

图书资料的管理工作是一个日积月累的过程，因此，运用信息化方法实现图书资料的管理非常有必要。提升图书资料室管理人员的信息化管理意识和整体素质归根结底就是要重视高素质、高水平人才的培养，为单位科学有效管理图书资料、实现资源的高效共享提供必要的支持。因此，图书资料管理部门需要定期组织开展图书资料信息化管理方面的培训，图书资料管理人员通过学习信息资料管理基本知识、管理法律法规以及管理规章制度，加深领悟信息化管理方法对图书资料管理和使用带来的便捷性，提升图书资料管理人员信息化管理的意识。

3.2 建设标准的图书资料数据库

信息技术具有强大的数据处理功能，图书资料的管理人员可整合职工的信息，分析职工的阅读需求，为职工提供有针对性的阅读服务，从而提高图书资料的使用率。要想做好图书资料信息化的管理工作，标准化图书资料数据库的建设必不可少。以河南博物院为例，为满足职工学习、研究等需求，各个部门可自行申报所需的图书资料，相关图书信息可在单位图书管理系统进行查询、借阅。职工还可在检索栏输入关键字进行查询，检索栏下方还有图书、期刊、古籍等词条可供筛选，检索方式支持多个条件组配，并实现区域图书馆群各个分馆的书目联合检索。传统的管理模式往往需要人工分类、校对与整理。将信息化技术应用于单位的图书资料室，既能帮助管理人员节约图书整理的时间，又简化了图书管理的操作，在节省人力的同时也大大提高了管理人员的工作效率。为此，图书资料管理部门首先应当充分利用信息技术以及现代多媒体技术，建立完善的图书资料库；其次要培训专业的图书管理人才，使各个方面的工作得到精细化的处理；再次需要提高网络速度，扩大网络的覆盖范围，及时增加和更新信息，提升图书资料室的管理效率。伴随社会的高速发展，每天都有大量信息产生，图书资料管理部门只有及时增加和更新网络信息，才能满足职工日益增长的文化需求。在此过程中，图书资料管理部门可以通过不同的网站和各个部门之间的合作加强信息的流动性和变更性，进而达到信息和资源的真正共享，满足职工精确查询和浏览信息的需求。

3.3 加强网络安全建设

在高速发展的信息时代，每天都有大量信息产生，信息也更加透明化。因此，图书资料管理部门应当加强网络的安全性建设，强化用户和管理人员的网络安全意识，实现网络安全非常重要。图书资料管理部门可以通过定期的网络维护发现各类信息在网络上的传播途径是否安全，为读者和图书管理营造更好、更安全的阅读和管理环境。

3.4 制定完善的规章制度，引进先进设备

完善相应的规章制度是做好图书资料信息化管理的基本要求。除此之外，对于图书资料室设备老化、陈旧的问题，引进先进的设备也是必不可少的举措之一。图书资料管理部门可以引进以下设备：①标签。为每本图书添加标签芯片，可以使管理人员快速准确地在书架上定位图书，职工借还后，其信息会自动记录在标签中，形成大数据，为管理人员后期提供个性化服务提供依据。②电子扫描设备。管理人员可对纸质图书进行电子化处理，即通过电子扫描设备将传统纸质图书资料转化为电子图书资料，从而更好地保存纸质图书资料，并提高图书资源的利用率。