基于IC理念的档案信息资源共享

周伟��

关键词：信息资源共享；IC；档案信息资源共享；信息共享共建

摘要：文章以CNKI数据库为检索对象，利用文献计量方法，对档案类8种核心期刊近10年发表的档案信息资源共享的相关文献增长的内在成因进行分析，将IC建设理念引入档案信息资源共享之中。档案信息资源共享受到国家政策、法规、理念及管理体制等多种因素的制约，IC建设理念对档案信息资源共享在共享机制、共享目标、共享策略三方面具有一定的启示。

中图分类号：G250.7文献标识码：A文章编号：1003-1588（2017）03-0002-03

我国档案管理工作条块分割现象严重，影响到档案信息交流、共享和利用。近年来，档案信息资源共享在档案界已得到普遍认可，也是档案学研究的一个重要领域。1957年，我国信息资源领域就提出“共享”的概念，学者们也积极地将信息资源共享的理论与实践引入该领域，丰富、活跃和拓展了档案学研究内容。档案信息资源共享，是指在有效整合包括数字档案、纸质档案、影像档案等的基础上运用计算机扫描技术、网络传递手段，实施科学管理以实现档案信息社会化共享[1]。档案信息资源共享以档案资源数字化及有效整合为目的，是档案社会化的一个重要标志。它是以计算机技术、多媒体技术、移动通信技术等为前提，以档案数字化加工、整合为基础，进行档案信息交流、共享与传播，其实质是以用户为中心、以网络为工具、以利用为目的，开发、整合及加工档案信息资源，方便用户使用的全新档案管理模式。

1文献调查

笔者在CNKI数据库中设置检索条件：“主题=档案信息+共享”，檢索时间：1995—2015年，期刊来源：《中文核心期刊目录总览2014版》G27栏目下8种档案类核心期刊。经逐一筛查，剔除非相关文献，获得有效数据300条。

从图1可以看出，我国档案信息资源共享研究成果呈逐年上升趋势，自2008年起论文数呈现快速增长趋势，其中2008年有13篇，到2013年达到41篇。论文分布情况与国家实施档案信息数字化战略有密切关系，《政府信息公开条例》指出档案信息作为政府信息的一部分，政府有义务实行档案信息公开，民众有权利查阅、利用档案信息。但民众日益增长的档案信息需求与档案信息资源共享程度之间的矛盾逐渐加深，档案信息资源共享的深度有待进一步加强，研究的广度有待进一步拓展。

从已发表的学术成果可知：档案信息资源共享研究具有程式化模式，即研究从“表象”到“本质”。笔者认为，档案信息资源共享研究应突破传统思维定式，积极引入其他学科新理念、新方法，如将IC理念引入档案信息资源共享研究领域，丰富研究视野，拓展研究领域，跨学科寻找切入点。

2IC概念与档案信息资源共享

2.1IC概念

信息共享空间（Information Commons，简称IC），是20世纪90年代出现的，具有很强的时代背景，是西方国家尝试的一种新型信息服务方式，其核心理念为开放存取、资源整合、协同创新，由专业学科馆员、计算机技术人员、网络工程师等共同支持，目的在于培育用户信息素养、提升用户信息技能、打造具有创新创业意识的协作团队，是促进用户自我学习、自由交流、共同协作、合作研究的“一站式”服务设施和协作学习环境[2]。该理念的产生为高校图书馆的信息服务提供了全新的服务模式，其理念主要为：用户参与、个性化门户、聚合互动、用户体验。其主要体现为：多媒体服务、协同学习服务、参考咨询服务、数据研究服务、读者培训服务，而这些服务都是需要用户广泛参与的。这些服务扩展了传统的服务内容，借助于网络不断丰富服务内容，改变服务重心，实现“以资源服务”向“以用户需求驱动”模式的转变，最大限度地满足用户的信息需求。

2.2IC与档案信息资源共享分析

2.2.1共性分析。随着信息技术的快速发展，地域信息化水平、信息基础设施建设参差不齐，数字鸿沟不断加剧。信息共享既可以缩小数字鸿沟带来的信息贫瘠和信息分化，又可实现资源共享，二者在本质属性、共享原则、目标要求上具有一致性。IC的初衷是关于图书信息资源共享的理念，是一种协同、共创和分享的服务模式[3]。档案信息资源与文献信息资源同宗同源，共享是二者的价值追求，该属性决定其本质是相同的。档案信息资源是社会信息的一个重要组成部分，档案信息资源共享以公众档案利用需求为出发点，以档案信息共享为目的，实现档案信息最大限度的共享，其过程需要相关部门通力合作，构建档案信息门户网站，建立“一站式”档案信息检索平台，化被动为主动挖掘潜在用户需求，探索新的服务模式，实现沉睡的“档案信息”变成“源头活水”，促进整个社会的信息流动与共享。

2.2.2外在驱动。档案信息记录人们从事档案实践的点点滴滴，承载着档案活动各种有价值的记录，是国家信息资源宝库的重要组成部分。信息自由获取是人类的基本信息权利，是缩小数字鸿沟实现知识自由、信息共享的愿望，更是在政府信息公开环境下档案信息资源共享应秉承的理念。档案信息共享提升了档案资源使用效率，实现档案资源合理配置，发挥档案资源“源于民，用于民”的初衷。《全国档案信息化建设纲要》和《全国城建档案信息化建设实施纲要》两项政策中都提及推进档案信息资源共享，并把“统筹规划，国家主导；统一标准，联合建设；互联互通，资源共享”作为指导方针，把“统一标准，资源共享”作为一项重要原则[4]。其外部环境包括：政策支持、社会需求、信息化发展等。

2.3档案信息资源共享的现状分析

实现档案信息社会化共享是档案信息资源开发的最终目的。《中共中央办公厅国务院办公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》和《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》的文件精神指出：发挥计算机网络技术及移动互联网优势，拓展档案信息资源开发利用方法、手段，优化共享流程，做好顶层设计，加强和推进档案信息社会化共享工作。2016年，国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》（以下简称《纲要》），《纲要》指出：档案工作要树立创新、协调、绿色、开放、共享发展理念，主动适应经济发展新常态，抓住机遇、改革创新，为全面建成小康社会做出应有贡献。《纲要》还指出：加快档案管理信息化进程，结合“数字中国”“中国记忆”等战略规划，加快信息技术与档案工作的深度融合，积极尝试“互联网+”环境下档案管理、档案共享工作的创新，全国50%的县区要建成数字档案馆，积极开展大数据、智慧管理、智能楼宇管理等技术与档案管理工作的跨界融合，提高档案馆业务信息化开发与服务水平，建成一批具有国际先进水平的企业数字档案馆，启动国家级电子（数字）档案馆系统项目建设。《纲要》还强调：档案信息化建设要与政务信息化建设积极融合，制定统一的数据接口和数据管理规范。

电子数据交换（Electronic Data Interchange，简称EDI），是将商业文件标准化和格式化，并通过计算机网络进行交换和处理的一项计算机技术[5]。随着信息处理技术的迅猛发展，档案信息的共享可以借鉴EDI的理念与方法，实现档案信息资源共享，其核心是建立统一的数据交换格式及信息共享标准。向立文[6]认为，EDI对商业文件的标准和格式做统一要求可以为档案信息资源共享、数字化及传播提供保障。 韩春梅[7]阐述了档案信息资源共享的策略方法及服务手段，认为实现档案信息资源共享应从档案信息资源整合入手，建立统一的检索标准、制定统一的数据接口，开发“一站式”检索平台，方便用户检索利用，提高档案信息服务的广度和深度。

3IC理念对档案信息资源共享的启示

3.1共享机制的启示

机制是一项系统化工程正常运转的基础与保障，实现档案信息资源共享须构建科学的共享机制。IC理念强调图书馆应调动一切可用资源（硬件资源、软件资源、计算机专家、学科馆员等）为用户所用，随时随地共享图书馆内的可用资源。硬件条件应包括数字化需要的计算机、扫描仪器、磁盘阵列、光盘塔、镜像服务器以及门户网站；软件保障是指档案信息资源共建、共享中所涉及的各种管理软件，在软件环境建设上要坚持自主研发与购买相结合，充分考虑兼容性和可拓展性，兼顾数据安全管理，做好镜像备份、系统清理。档案信息资源共享机制从策略和行动上指出共享的方法和举措[8]。档案信息化是顺因时代发展趋势，在国家信息化建设的框架下实施的，其建设过程涉及多个部门，还涉及档案信息资源的生产者和传播者。IC将图书馆内的软硬件资源整合起来，它建立起适应信息化要求的管理与服务动态机制，符合目前倡导的“大众创新，万众创业”的社会大环境，这种动态的机制也正是实现档案信息资源共享所缺乏的。我国开发档案信息资源20多年来，还没有形成统筹规划、协调发展、合作共建的大好局面，档案信息资源共享的理论和实践还处于摸索阶段，缺乏科学完善的工作机制、成熟的共享机制和稳定的运行程序，没有形成具有推广价值的成功案例。要建立起科学规范的共享机制，应适应社会化发展的需要，实现动态管理，应引起政府部门的高度重视。从系统论的角度分析，IC是通过用户参与、协同合作与头脑风暴营造和谐、舒适的信息环境；从管理角度分析，构建档案信息资源共享机制应从组织计划、项目实施、团队运作、经费保障及评价体系等方面确保档案信息资源共享见成效。

3.2共享目标的启示

IC是计算机网络发展、图书馆空间服务再造、信息服务理念转型的产物。IC的建设目标与档案信息资源共享的目标是一致的，都是利用空间再设计、资源再整合、理念再转变来实现用户信息需求的。《政府信息公开条例》的颁布进一步促进了公众获取信息、实现自我权益的意愿和行动，信息资源共享理念深入人心，传统的信息获取方式已无法满足人们的需求，便捷有效的信息交流方式是人们的时代追求。档案信息资源共享的建设目标是“以人为本”“共建共享”，整合不同载体的档案资源，充分利用互联网软硬件技术，在各部门及相关专家协同合作下，培育公众的档案信息素养，满足公众对档案信息资源与服务的需求。如：淮安市档案局通过对台商档案资源深入整合，促进了台商档案信息共享工程建设，对台商台资企业档案实行集中统一管理、有效整合，贯彻市政府提出的台商“满意100%”的服务口号，打造“南有昆山、北有淮安”的台商聚集高地[9]。

3.3共享策略的启示

IC建設策略强调资源整合、空间设计、理念转型，这对于档案信息资源共享具有指导意义：①资源整合是基础。搜集各类型档案资源是基础工作，包括各种纸质、音像、声像等档案信息资源，分门别类地进行数字化整理、加工，数字格式选择上应充分考虑信息保真、便于上传下载、方便存贮等。②顶层设计是向导。档案信息资源共享是一项复杂而艰巨的任务，政府职能部门需做好顶层设计，包括制度规定、人员调配、机构设置和战略规划，倡导团队协作、人人有为、精诚配合的工作理念[10]；档案信息资源共享需多部门协同合作，创建一个快速、高效的信息检索环境；在档案信息资源整合的基础上利用网络技术，采用协同作业的方法，将各种资源要素有机融合并优化，这是一个服务优化、结构优化及体系重构的过程。③服务用户是根本。服务用户作为档案信息资源共享的最终归宿，贯穿于整个资源共享的始终。用户对档案信息资源共享的评价尤为重要，好的评价是激发档案管理工作热情的不竭动力。

参考文献：

[1]范宗斌.档案信息资源共享的几点思考[J].贵州档案，2003（2）：27-29.

[2]任树怀，孙桂春.信息共享空间在美国大学图书馆的发展与启示[J].大学图书馆学报，2006（3）：24-27.

[3]张林华，冯厚娟.信息共享空间对档案信息资源共享的启示[J].档案学通讯，2010（6）：30-33.

[4]易卓君.档案信息资源共享的驱动力分析[J].浙江档案，2010（8）：25-27.

[5]金向军.论档案信息共享的可行性[J].浙江档案，1996（1）：35-36.

[6]向立文.档案资源整合与共享的实现条件研究[J].情报杂志，2006（12）：135-139.

[7]韩春梅.档案信息资源共享策略研究[J].黑龙江档案，2010（5）：28.

[8]裘彦雯.档案信息资源共享机制的三维构建[J].档案，2011（2）：19-21.

[9]田军.江苏省淮安市打造台资集聚新高地任重道远[J].经济研究导刊，2014（4）：257-259.

[10]鲍庆芳.关于实现档案信息资源共享相关问题的探讨[J].卷宗，2015（8）：63.

（编校：崔萌）