关于深化企业文献信息资源建设的探讨

毕爱华

（徐州矿物集团华东机械厂图书馆，江苏 徐州 221000）

1 文献信息资源在企业发展中的地位和作用

随着市场经济的发展，企业由原来的生产型向生产经营型转化。而在生产、经营的各个环节中所需的最新信息、最新技术方法、最新管理经验等都是从企业图书馆获得的。

国民经济信息化是国家信息化的基础，是信息化社会的重要标志。企业是国民经济的基础，企业信息化又是国民经济信息化的基础。企业要搞好生产提高效益，主要依靠采用先进的科学技术及现代化企业管理，任何一项科学技术成果的出现、新产品的开发都需要相应的环境和条件,需要使简单扼要向生产力及物质因素渗透的载体和桥梁，这就是文献信息。

文献信息在企业发展中的作用表现在：文献信息是企业组织生产的先导、企业联系市场的媒介、科学决策的依据、企业搞活经营的手段、企业改善素质的参谋和企业提高效益的保证。所以，国外无论是大公司还是小企业都十分重视企业信息化的建设，称“信息是企业的生命”。他们认为，在国内外市场激烈的竞争中，文献信息是决定企业上下沉浮的关键，一个企业信息化的程度，决定着企业未来的命运。当前，企业想在复杂的社会经济环境下求生存、谋发展，就必须有切实可行的信息资源作保障。

2 现状分析

2.1 企业的决策人信息意识淡薄

我国的信息工作，迄今虽然已有40年的历史，但可以肯定的说，在前30年内基本上受计划经济的约束和控制，始终处于从属地位和被动局面，这在很大程度上制约和影响了一代人，甚至是两代人的思维观念。后来的经济体制改革,虽然使信息工作由从属和被动的静迟状态逐步转向了复苏，企业领导者的观念也比较过去有所转变，但仍然缺乏锐智和信息意识，长期以来形成的单凭主观感觉和经验进行工作的习惯还远未消除，在处理实际问题时，仍然存在着有信息可以决策，没有信息或信息不足照样决策的情况。另外，一些企业领导对管理存有误区，认为企业的发展，效益的提高靠产权制度改革和外延扩张取得的，只要有良好的外部环境即可，对信息工作缺乏长远考虑和财力、物力和人力等方面的配合和支持，不重视企业基本管理工作，对建立有关的信息系统没有热情，由此，导致企业决策失误，企业在竞争中失利，甚至破产倒闭。

2.2 多数企业缺乏自身的信息来源

为了克服多元化经营的固有缺陷，企业需要在正确决策上寻找突破口，而只有在完备信息的基础上，才有做出正确决策的可能。企业无论大小，其管理内容大致相同，但不同层次的企业管理需要的信息是不同的，企业的高层领导需要的是战略信息，中层领导者需要的是战术信息，而基层管理者需要的是业务和作业信息。企业掌握信息的完备程度决定了决策的正确程度，也就决定了企业经营风险的大小。为此，企业主要需要获得三个方面的信息：国家宏观经济政策信息、市场信息、本企业内部的信息和竞争对手的信息。一般企业获得信息的渠道很单一，无非是一些公开性的文献、一般性的技术交流资料或出差考察资料。专利信息及联机检索等现代化手段及设备较少，检出的资料不全。大量兴起的企业自办的信息刊物的许多内容都是东拼西凑的结果,很少有通过技术分析获得的信息,这在一定程度上造成了信息污染,也使得企业缺乏自身的、固定的信息来源。

2.3 信息处理手段落后

目前，我国多数企业的信息机构都存在着资金不足的问题,由于受资金的限制，许多企业的信息机构无力购买一些现代化先进技术设备。虽然一些大型企业都设有情报研究所、情报部或情报室，但中小企业通常只设有情报室，其中相当一部分中小企业没有专门的情报信息机构。特别是效益差的企业，其信息工作仍停留在“资料室”的水平，致使信息的收集、加工、存储、传递、控制仍以传统的手工方式为主，采用的是进行文献资料检索、技术和专利查新、翻译、编辑行业技术经济动态刊物，开展项目动态跟踪和专题调研等情报信息服务。这种模式虽然对企业仍是提供信息服务必不可少的方式，但信息部门往往根据其要求的课题和内容进行工作，服务对象窄，信息传递单一，工作状态被动，服务水平较低，从而影响了企业信息机构的信誉度。

2.4 信息技术落后，企业网络化程度不高

在向知识经济迈进的今天，信息技术尤其是网络信息技术正随着世界经济的多极化、区域化、一体化及国际贸易自由化的发展，逐步渗透到社会经济的各个环节，经济全球化和信息化已成为不可逆转的潮流，这给企业的生存和发展带来了巨大的挑战和机遇。早在1983年，美国的奈斯比特在他著名的《大趋势》一书中就把“从等级制结构到网络化结构”作为改变我们生活的十大趋势之一。在从计划经济体制向市场经济体制转轨的过程中，企业被推向市场，原来的金字塔型的体系为企业提供决策信息方面的作用已越来越弱化，企业必须建立自己的信息渠道，网络化的特点在于它提供一种横向联系。但多数企业家对于信息化社会带来的机遇和挑战准备不足，对以网络化为代表的信息基础机构的作用认识不足，对网络化依然如雾里看花。据“中国因特网使用情况调查报告会”所提供的资料，1998年上半年我国共有因特网用户1715万，站点317万个，但上网企业只占总用户的11.13%，说明我国企业网络化程度不高。

2.5 企业信息系统建设滞后

目前，发达国家企业信息系统与信息资源管理正与“数据处理时代”向“信息技术时代”转变。例如,英、美、法、德、日、韩、新加坡等国，由于经济实力雄厚,企业自动化程度较高,信息系统管理的总体水平比较先进。改革开放以来，我国企业信息系统的发展从总体上看已经初具规模，国家投资建设的“国家经济信息网”等全国性公用信息网络为企业逐步实现信息化提供了条件。同时，也实现了中央各主要部委之间、各省市地区之间以及国家重点工程、国有大中型企业的初级网络化目标。但由于我们国家底子薄、企业分散、集团规模化企业少、设备和技术基础差,企业信息系统的开发利用水平总体上还处于 “数据处理时代”,与发达国家相比至少要落后20年。我国大型企业信息系统较好,少数大型企业实现了国内外联网。但是，就全国企业的总体情况看，信息系统还处在自我封闭的状态，企业外部环境信息和国际市场信息不通畅。

2.6 企业信息人员素质较低，结构不合理

企业信息工作人员的素质和结构也是影响信息化的重要因素之一。长期以来，我国企业信息工作人员的素质比较低，普遍知识面比较窄；人员结构也存在着严重的不合理性，基本上以科技、外语、图书、情报、档案人员为主，专业信息人员很少，即懂专业知识，又懂现代科学技术的复合型专业人员则更少，这样的知识结构决定了信息人员只能对信息作简单的整理等表面性工作，而无力对信息进行深度的开发，大大影响了信息科研成果的力度。

3 文献信息资源自动化

3.1 自动化是企业图书馆发展的必然趋势

随着现代化技术的普遍应用，我国各大中型企业己纷纷建立起企业网,而图书馆作为企业的文献信息中心则是网上的重要资源之一,无论是从简单的MARC标准的讲座，还是文献信息资源共建的讨论；无论是图书馆应用系统的开发引进和设备的购置，还是馆际互借、联合编目、网上交换资源共享等，这些变化都预示着信息革命正推动着一个图书馆自动化、文献信息网络化的全新阶段的到来。那么，企业图书馆如何实现自动化呢?

3.2 保证和协调建设经费

长期以来,由于经费紧张,各企业图书馆把有限的资金投在了硬件建设上,以尽快实现初步的业务管理自动化,而用在软件及数据库建设上的资金严重不足,这样就造成了建成的图书馆自动化系统效率低，缺乏发展后劲。因此，在系统建设的初期就要统一设计、统一协调,保证系统的各个阶段、软硬件的各个部分都要有一定比例的资金,这样系统才能平衡发展。

3.3 单独建设与分工合作相结合

建设具有一定数量和质量的数据库的文献信息网络是一个人力物力和财力投入都很大的系统工程,让目前经费不够充裕的企业图书馆独立承担建设任务是比较困难的,因此，需要多方协调，统一规划,分工合作。硬件可以在一定的基础上独立建设,而软件和数据库可以联合编制、引进或自建,只有这样，才能在一定区域或行业内实现网上检索、借阅等共享服务。

3.4 实现标准化与规范化

标准化与规范化是文献信息网络建设的基本要求,是网络能否生存的关键。一直以来,由于种种原因我国企业图书馆工作中存在着大量不符合标准或不规范的问题,随着文献信息资源网络化建设的发展，企业图书馆必须结合文献信息网络的建设要求,统一标准、统一规范,否则将后患无穷。

4 文献信息资源自动化管理模式

4.1 单机单用户管理模式

单机单用户是指使用一台微机开展某一方面的管理工作,各计算机之间无任何连接。如采访、分编、典藏、流通或期刊等工作各自使用一台或多台微机,虽然这几项工作都能进行,但在某一段时间内只能在一台微机上进行其中的一项。

在国内企业图书馆,这种模式目前占多数,比如济南自来水公司图书馆即采用的这一模式。原因是这一模式系统投资小、见效快、维护容易,但其缺点也是显而易见的,即功能单一，不能同时开展多项工作、数据资源共享较难,即使很小的图书馆也很难在单台微机上运行集成管理系统。不过，从长远的观点看,这一模式只能是一种过渡。

4.2 单机多用户管理模式

使用单台计算机,主要是指高档微机,也可以是大中小型机,配置多个终端同时进行多项工作的一种管理模式。

近几年来,特别是随着微机服务器的发展，采用这一模式的图书馆不在少数，如烟台港务局图书馆就选择了这一模式。其优点是软件和数据的共享性好、不感染计算机病毒,投资相对少一些、扩大用户只需增加终端设备即可。但这一模式也有一个不可克服的缺陷，即如果主机出现故障就会导致整个系统的瘫痪，因此采用这一模式必须使用高可靠性的主机,最好能有一台备用主机,或能及时排除主机故障,否则就会影响整个图书馆业务工作的开展。

4.3 微机局域网模式

微机局域网是近几年计算机技术和通讯技术相互结合的产物,它是一种以一台或多台服务器和若干工作站组成的结构化的多机多用户系统,计算机用户既可使用自己本地工作站上的数据也可共享他人的数据,既能处理本地计算机上的数据也能处理中央服务器或系统中其他计算机上的数据。

这一模式的优点主要是系统扩展能力较强、数据可分布存放、如果其中个别计算机(包括中央服务器)发生故障对整个系统的影响较小。微机局域网一次性投资大，系统维护较难、极易感染计算机病毒是其主要缺点。

根据以上分析,单机单用户管理模式只能作为一种过渡模式,而多用户模式和微机局域网模式各有利弊,各馆可根据自己的情况做出不同的选择。

5 小结

在市场经济和科技兴企的新形势下，知识更新的速度愈来愈快，人才竞争的趋势愈演愈烈。在这种情况下，企业图书馆作为企业的文献信息资源中心,它是帮助企业领导实现宏观决策、促进生产科研的主要知识源和重要的情报信息源,是企业发展技术经济的重要支柱,在知识经济的今天,人们已经认识到了“知识就是生产力”、“知识就是力量”。作为企业主体的厂长(经理)和职工都需要掌握现代管理知识和专业知识,更不要说企业的技术改造。新产品的研制与开发、工人素质的提高,这些只有依靠图书馆才能实现,因此，企业要发展离不开现代化的图书馆。反之，企业图书馆也只有强化其服务职能,才能为领导和技术管理人员提供高质量的文献信息服务。

［1］刘新重.图书馆是企业发展技术经济的重要支柱［J］.图书馆理论与实践,1998(1).

［2］张廷广，何潺.企业图书馆与自动化建设［J］.现代情报，2000（3）.

［3］程刚.我国企业信息工作存在的问题及治理［J］.情报杂志，1996（3）.