信息资源共享的高校档案管理模式探究

王林娜

摘要：高校档案信息资源是社会信息资源的重要组成部分，在社会信息化日趋完善的大环境下，信息资源共享业已成为充分发挥高校档案信息资源效用的理想形式。我们要立足信息资源共享这一高校档案管理新趋势，深刻领会社会对高校档案信息资源的共享需求，认识目前高校档案信息共享的制约因素，研究信息资源共享环境下高校档案管理模式改革创新的有效策略。以期强化高校档案管理工作，为高校的教学、科研、管理和社会用户提供更丰富、翔实、便捷的档案信息服务。

关键词：档案管理模式;信息资源共享;问题;策略

中图分类号：G647     文献标志码：A     文章编号：1674-9324（2015）19-0016-02

人类社会已经进入了信息化时代，信息资源共享是信息社会的最明显特征。高校是先进文化、先进技术的聚集地，高校档案作为高校在教学、科研和行政管理中直接形成的、具有保存价值的原始记录，蕴含有丰富而珍贵的资源和信息，并以其真实性、知识性和多元性得到高校内外不同群体的广泛关注和应用。高校档案管理工作者要以教育部和国家档案局联合颁布的《高等学校档案管理办法》为指南，以实现档案信息资源共享为目标，对高校档案信息资源的社会共享需求、目前高校档案信息共享的制约因素以及信息资源共享环境下高校档案管理模式改革创新的有效策略展开积极的研究。推动高校档案信息资源由潜在价值向现实价值的转化，激发高校档案事业发展的活力。

一、社会对高校档案信息资源的共享需求

档案信息资源共享是高校档案馆（室）适应社会需求、提高档案信息服务水平、构建开放式高校档案馆（室）的必然选择。从目前的情况看，社会对高校档案信息资源的共享需求主要体现在以下几个方面。

1.对高校校史、校情了解和研究的需求。高校档案是历史的真实记录，收藏着高校不同历史时期发生的重大事件、重要活动、重大工程、重要组织等文献资料，以文字、图片、影像、实物等形式展现着学校的成长、发展历史，富含着一所高校的记忆元素，构成了高校在特定历史条件下的真实场景。无论是专业人士对校史的研究，还是社会各界对校史、校情的了解，都离不开对高校档案的查阅，自然离不开对高校档案信息资源的共享。

2.高校相关资料甄别鉴定、查证咨询的需求。对高校相关资料进行甄别鉴定、回复查证咨询是档案管理部门的重要工作内容。有了档案信息资源共享，社会用人单位可以通过网络平台核实毕业学生的学籍、学历、学位、在校成绩与获奖等资料的真伪，了解欲聘用人员的真实学业水平，办理证实材料。在校生、毕业生因考研、出国、找工作需学校提供学习成绩、学历学位等证明材料，也可以在档案信息资源共享的条件下，先自我查询，从而顺利办理。

3.高校科研成果转化和科研合作的需求。高校既是传播科学知识的殿堂，也是科学研究的基地，每年都会产生大量的科研成果，并以科技档案的形式记录备案。通过档案信息资源共享，社会生产企业能够及时发现所需要的科研成果，促进了高校科研成果有效转化为生产力。同时，企业为了开发新产品、提高劳动生产率，也需要通过档案信息资源共享了解高校的科研优势，与高校展开科研合作，实现企业与高校的互惠共赢。

4.高校宣传推介、扩大社会影响的需求。宣传推介、扩大社会影响是高校发展进程中不可或缺的经营举措。在信息时代，越来越多的人通过网络了解社会、认识社会。高校必须立足这一现实，通过档案信息资源共享展示本校的光辉历史、优美环境、特色文化、教学科研实力和成果，让社会全面地掌握学校的各方面信息，吸引更多的优秀学子，获得更多的社会支持。

二、目前高校档案信息共享的制约因素

高校档案信息资源共享是现代信息技术与现代管理体制的融合。目前，一些制约着高校档案信息共享的客观因素不能不引起我们的高度注意。

1.传统档案管理意识的束缚。长期以来，高校档案管理处于一个相对封闭的状态，传统的档案管理理念根深蒂固，具体表现在：①对档案资料重保管、轻利用，缺乏以用户为中心、以利用为灵魂的现代档案管理意识。②工作视野狭小，局限于档案馆（室）的小天地，对社会经济发展的巨大变化关注不够。③坐等用户上门咨询查阅档案，少有对外服务的主动性。落后的管理意识制约着高校档案服务功能的有效发挥，造成了档案信息资源的巨大浪费。

2.高校档案信息资源不完备。高校档案信息资源共享需要有完备的档案信息资源做支撑。由于历史的原因，高校档案管理体系呈现一种随意、松散的状态，管理部门职责分工不明，管理失范。比如：学生在校学习成绩或学历证明资料，有的学校是在档案馆（室）存档，有的学校是教务处存档。这就造成了档案信息资源的灵散化、条块化，用户难以在一个部门查询到所需的全部信息，影响了高校档案信息资源的社会共享。

3.档案的数字化水平不高。受客观条件的限制，高校档案信息载体比较单一，以不易保存、不易查询、不易传递的纸质文档为主，能够提供海量存储、便于网上传输和查询的数字光盘、微缩胶片、录音磁带、移动硬盘等先进信息载体档案所占比例较低，难以构建起档案信息资源共享需要的网络信息化平台。虽然一些高校档案馆（室）建立了自己的网站，但缺乏对现有档案资源的开发与整合，内容不够丰富，数据存量少，制作粗糙。

4.档案管理人员信息化知识欠缺。高校档案管理人员大都毕业于档案管理专业，对于档案的形成、收集、整理程序以及档案的归档范围、保存期限，档案分类编号、保密文件收发、存档、销毁等各个工作环节娴熟于心，但对于数字档案的开发、计算机程序的维护、数据库信息导航等信息化知识相对欠缺。直接导致了高校档案信息资源共享系统完善和运行中出现的问题不能得到及时、有效的处理，从而影响了高校档案信息资源共享的进程和质量。

三、基于信息资源共享的高校档案管理模式改革创新策略

高校档案信息资源共享是现代信息技术条件下的系统工程，是践行“档案信息服务于社会”理念的有效途径。我们要以改革和创新为主旨，潜心探索有效策略，构建起信息资源共享条件下高校档案管理新模式。endprint

1.转变传统意识，树立信息资源共享服务理念。思想与观念引导着行动的方向，彻底转变传统意识，树立信息资源共享服务理念是构建与档案信息资源共享相适应的高校档案管理模式的决定性要素。首先，高校档案管理工作者要认真学习现代档案管理理论，明确新的历史条件下高校档案资源的含义和作用，将信息共享理论与档案信息特殊性有机结合起来。第二，要关注社会发展对档案信息的需求，改变档案馆（室）在公众中的封闭形象，主动为社会各领域和普通民众提供全方位的高校档案信息服务。第三，要健全规章制度，简化高校档案查阅、咨询程序，以热情的态度、灵活的方式、规范的操作营造高校档案信息资源共享服务软环境。

2.加强高校档案信息资源建设，夯实资源共享的物质基础。巧妇难为无米之炊，高校档案信息资源共享离不开丰富、真实、全面的档案数据资源。因此，加强高校档案信息资源建设，夯实资源共享的物质基础变显得尤为必要。①做好档案信息资源建设的总体规划，协调校内外档案信息的采集工作，保证信息资源配置的最优化和信息管理的最佳化。②把好档案采集关，既要扩大档案信息采集范围，实现档案信息的完整、全面，又要注意对档案信息的核实与甄别，保证其真实性和客观性。③定期通过不同渠道开展社会对高校档案资源服务需求的调研，根据调研结果有针对、有重点地征集、开发专题特色档案。如：以高校科研项目应用者为服务对象，建立高校科研成果专题档案信息卷宗，架设高校科研成果转化和科研项目合作的直通桥。

3.提高档案信息数字化水平，创设档案信息网络共享平台。实现高校档案资源共享最紧迫的任务是高校档案资源的数字化、网络化和智能化，其中档案资源的数字化是关键与核心。高校档案管理部门要依据《档案法》有关规定，在做好纸质档案资料征集、归类、建档、保护的同时，及时采用电子计算机、扫描仪等数码技术手段对正在采集、整理存档的档案资料进行数字化处理，有计划、有步骤地将以往存档的历史档案资料转化为数字文件，编制出电子版的全宗目录、分类目录和目录索引。在数字化档案资料管理中，要按着《高等学校档案管理办法》、《磁性载体档案管理与保护规范》和《CAD电子文件管理》等国家标准规范，实现高校档案资源的自动编目、自动统计和自动检索。在此基础上，创设高校档案信息网络共享平台，以关联和链接的方式，构建不同高校间的档案资源共享系统，提高档案信息共享的自动化程度，推动高校档案资源的社会共享。

4.加强档案人才队伍建设，提升档案管理队伍整体素质。高校档案管理人员的信息技术水平，直接影响着档案信息资源的开发与共享。高校要加强档案人才队伍建设，使档案管理人员的知识结构、专业结构和年龄结构得到不断的优化。通过学习与培训，培养一大批既有档案专业知识、有掌握现代信息技术的复合型档案信息资源管理人才，有效克服高校档案资源共享的技术障碍。要把档案管理工作人员的信息技术学习和创新能力提高与奖惩机制有机融合，激励每个高校档案管理人员都能擅长档案（特别是数字档案）的编研、开发和推广工作，以档案管理队伍整体素质的提升促进高校档案资源的高度共享和增值服务。

在社会日益开放的今天，档案信息资源共享已成为高校档案信息资源建设的必然趋势。只有强化信息资源共享，才能使高校档案信息资源发挥出服务学校教学、科研与行政管理和向社会开展全方位档案信息服务的双重功效，让高校档案信息资源的潜在价值得到超值的体现。

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