档案管理现状与对策研究

朱里香

摘要：随着社会的不断发展，计算机技术的不断普及，档案管理也逐渐由传统的人工整理档案逐渐向现代化计算机档案管理演变，不仅能够节省大量的人力，同时还能够大幅度的提高档案管理的效率。但是，当前我国档案管理过程中仍然存在着一定的问题，如档案管理人员素质不高，档案管理系统不稳定，档案管理机制不完善等，本文就此展开了研究，通过分析总结当前档案管理中存在的问题，结合自身的专业知识，给出了相关的改良建议，希望通过加强和强调档案信息化管理的作用和建设，提高档案管理的水平。

关键词：档案信息化；管理；计算机应用；现状

中图分类号：G647 文献标志码：A ？摇文章编号：1674-9324（2014）05-0015-02

一、档案管理现状

1.档案管理观念落后，档案管理人员素质不高。目前，许多档案管理部门对于档案管理工作的意识仍然十分淡薄，管理工作的方法仍然沿用落后的管理模式，而这些落后的管理模式都是相对比较传统的，而随着档案资源的不断增加，档案的管理工作也就随之出现了问题和状况。而问题的发生一旦没有得到及时地解决并不断堆积，必定会降低档案管理工作的效率，限制档案管理工作的进步，落后与时代发展的脚步。档案管理的电子化和信息化是在新时期新形势下对档案管理手段的创新，档案的电子化管理急需得到广大档案管理部门的正确认识和有效利用。但是长期以来人们对档案管理的电子化认识具有一定的狭隘性，档案管理人员的文化素质普遍不高。

2.档案管理系统的稳定性不高。一方面，档案管理系统在计算机网络环境下是一个开放的系统，一些企业内部和外部信息技术人员由于利益的驱使，蓄意破坏档案管理系统，对档案信息进行篡改或者偷盗；同时网络档案管理硬件运行不稳定、设备安装不到位、受到外界电磁场信号干扰、硬件设施的偶然故障、档案管理人员的操作不当等都会造成档案信息的失真，其完整性受到破坏。另一方面，网络环境下的档案管理高度透明，以及档案信息在网络环境下的高速传播速率，同时由于档案数据的收集缺乏行之有效的明确标识，这就对档案系统内信息的真实性和准确性产生了直接的影响。如果档案管理系统不稳定将制约网络运行和数据传输的速度甚至造成部分或全部数据的丢失或出错。如果网络安装不规范、线路不畅通、接触不良、软件安装不当，必然会影响网络的稳定运行，进而影响档案信息处理和传输的速度，也对档案管理的安全造成威胁。

3.档案管理制度有待完善。档案管理制度不健全、管理不科学、日常维护不及时、维护不当、数据无备份等造成的风险，其危害主要是影响工作效率，甚至导致数据产生错误、数据丢失等。在网络环境下的档案管理系统中，权限分工的主要形式是口令授权。口令存放于计算机系统内，一旦通过计算机信息技术手段被人偷看或窃取，便会带来巨大的隐患。这与手工档案管理不同，一旦口令失窃，追查起来相当困难。同时，计算机档案管理系统中，数据传输和保存集中在网络系统，数据处理形式产生了质的变化，对电子数据的修改、转移、篡改、非法拦截、伪造、删除、隐匿等行为可以不留任何痕迹，不容易及时发现。传统的档案管理机制与手段已不适应计算机的环境，企业内部档案管理面临失效风险，因而给内部控制带来了新的难题。如何建立严密的档案管理控制体系，保证企业私密档案信息的安全和完整，将是档案管理体系面临的最为艰难的事情。

二、档案管理对策研究

1.提高档案管理人员素质。当前许多企业内部的档案管理人员都是由过去传统的档案管理人员沿用至今，因此没有系统的学习过如何在计算机和网络环境下熟练使用档案管理系统，同时缺乏档案管理方面系统的理论培训，有些甚至是从头开始学习档案管理系统，这对企业档案管理的发展是极为不利的。因此，有必要提高档案管理人员的素质，主要从以下两个方面着手进行：（1）职业道德素养。由于档案管理人员掌握的是企业单位所有私密档案的保管工作，因此，首先应当具备职业道德素养，不会因为私人交情或者利益诱惑就私下将企业私密档案技术资料外泄，企业的快速发展与这些档案息息相关，技术资料、工程图纸、标准规范等，这些档案资料在企业经营管理中起着巨大的信息支撑作用，特别是当前面临着企业改革改制、市场激烈竞争，档案信息资源更是企业发展的有力依据，这些档案资料对企业的生存发展直观重要，所以，档案管理人员具备良好的职业操守是必要的。（2）提高档案管理专业技能。档案管理系统并不是简单的计算机操作，而是与档案管理知识紧密结合在一起的，因此，档案管理人员不仅需要具备档案管理相关的专业知识和经验。

2.完善档案管理系统软硬件，提高系统稳定性。加强档案数据在保存和传输过程中的稳定性可以从网络系统的硬件和软件两个方面着手。在硬件系统选配方面，可以优先选配运行速度高，运行稳定，工作寿命长的配置，同时保证高速网络带宽并且优化网络接口，保证服务器和网线远离电磁信号的干扰，硬件系统的稳定运行是确保信息传输稳定性的根本基础。在此基础上，档案管理软件的合理选择，实时升级，及时弥补漏洞，并对安全配置参数进行合理设置能够加强档案管理系统的安全防护等级，要充分考虑到诸多安全因素，对系统安全提出明确、具体的需求，改变过去重功能轻安全的做法，软件系统的稳定运作是保证信息传输稳定性的上层建筑。

档案管理系统中系统信息的集成使得各个有权限的部门可以在权限范围内输入数据，根据经验，权限范围越广，出现失误或错误的几率就越大。为保证信息的准确性，必须及时更正出现的错误，这就对系统提出了更高的容错性要求。

在一直用计算机和网络进行档案管理工作的情况下，一旦出现电脑或网络故障，都会影响到正常的档案管理工作，严重者可能会造成数据的丢失，档案处理的不完整，影响到企业的整体运作流程，档案数据的及时性和安全性要求更加稳定可靠的系统运行环境，因此不断更新完善系统内部问题是保证档案管理系统顺利实施的重中之重，可以考虑从以下几方面着手进行改善：（1）建立输入控制制度。为档案管理系统的安全提供基础。建立会计确认制度，对电子化原始凭证加以认可，并通过动态数字签字对其可靠性加以确认，保证数据的准确性。（2）建立操作控制制度，为档案管理系统的安全提供基石。企业必须明确规定档案管理操作人员对软件操作的工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换，杜绝未经授权人员操作管理软件。（3）建立系统关联方和企业内部人员道德的控制制度。加强对档案管理人员职业道德和社会道德教育，对不同层次上的工作人员实行岗位责任制，并利用密码进行权限控制。

3.建立档案监管制度。计算机环境下的档案管理系统，去除了重复和无效的工作环节，从而确保了企业有一个科学、规范的会计业务流程和管理基础，实现了扁平化管理，提高了企业管理效率和快速反应能力，企业高层管理人员应意识到档案管理系统的实施中，应有技术部门、管理人员和业务人员的积极参与，只有深刻地理解、消化吸收了新的管理思想并结合企业实际情况加以运用，企业应不断强化档案管理对原始数据重要性的认识，并要求相关部门重视数据的录入工作，尽可能减少出现差错的概率，保证原始数据录入的正确性。从源头上保证系统内所有业务信息的准确，才能保证档案信息的质量，更好为提供决策而服务。为确保档案的真实可靠，档案管理系统应建立更趋成熟完善的监督机制上。不仅要对档案数据信息的真实可靠性进行了重重验证，对每一条数据的产生、修改、去向都要有详细的记录，使得数据记录更改责任到人，确保档案数据传输的可靠不被恶意修改。

综上所述，在计算机技术普及的今天，档案管理的信息化已经成为了一种发展趋势，档案管理的电子化是档案管理行业发展的时代潮流，是未来的数字时代的发展趋势。作为企业的管理者，要及时改进传统的档案管理模式，促进档案的使用、保存以及传送都向电子化的方向发展。而作为企业内部档案管理人员，应当与时俱进，不断学习和完善自身的知识体系，充分利用档案管理体系给工作带来的便利。目前，档案信息电子化的建设存在着许多难题和困难，但我们应当清醒地认识到档案信息电子化管理的建设和发展是一个漫长的分阶段进行的过程，根据实际情况，按步骤进行，最终实现电子档案管理的目标。

参考文献：

[1]刘寿惠.刍议新形势下的企业档案管理[J].中国科技博览，2011.

[2]赵梦临.浅议新时期企业档案管理[J].档案管理，2012.

[3]金鸣.浅谈新时期企业档案管理[J].科技创业家，2011.