中小学校档案数字化管理实践研究

李念平

摘要：随着数字校园的推进，中小学校档案数字化管理是必然的发展方向。本文结合重庆市永川中学校档案管理信息系统的开发和应用，阐述了中小学校纸质档案与数字化档案一体化管理整体解决方案，重点阐述了档案管理信息系统及基于该系统的档案管理流程，对中小学校档案管理具有一定的现实意义。

关键词：中小学校；档案管理；数字化；信息系统

中图分类号：G434 文献标识码：A 论文编号：1674-2117（2018）20-0081-04

引言

学校档案是学校发展过程的真实记录，是学校文化传承和创新的宝贵财富，是师生发展的原始依据。沿用传统手工、纸质方式管理档案存在着查阅不便捷、原件易损伤、无备份、管理重组难度大、统计不准确、著录不规范等问题。随着计算机在学校的普及，信息记录的主要方式已由原来的笔写文字变成电子文档。大量电子文档既给档案管理提出了新的要求，同时又为档案数字化带来了极大的便利。为改变档案管理方式，提高管理效率，重庆市永川中学校经技术可行性和业务可行性分析论证后，将中小学校档案数字化管理作为校级科研课题进行立项研究。在学校信息技术人员和档案管理人员的共同努力下，学校自主开发出了中小学校档案管理信息系统，经过一年多的使用和逐步完善，最终形成了纸质档案和电子档案一体化的档案管理整体解决方案。

管理信息系统开发

1.架构与技术

（1）硬件系统结构

硬件具体包括Web服务器、数据库服务器各一台（两者也可集中在一台服务器上），用户计算机若干。对于档案业务部门可根据条件选配高速扫描仪、绞边机和打印机等相关设备。硬件系统结构如图1所示。

（2）软件系统结构

采用B/S（Browser/Server）架构设计，在服务器上配置安装，通过浏览器访问，无客户端数量限制。运用asp.net和MS SQL Serve数据库技术，按数据层、业务层、表示层三层架构开发。

2.主要模块与功能

（1）系统配置模块

该模块主要实现系统参数设置、角色权限管理、用户管理、字典维护、日志管理、数据备份、在线用户管理等功能，以及积分管理、界面风格设置、个人信息管理等辅助功能。采用开放式设计，是整个系统的基础。仅学校的系统管理员具有本模块权限，具体通过菜单[系统配置]中的提示来操作（如下页图2）。

（2）案卷类别管理模块

主要实现正式案卷类别和专题案卷类别的建立、浏览、排序修改移动、分类实时统计等功能。采用树形目录结构，层次关系一目了然。本模块需要学校档案管理员权限，具体操作为[系统配置]-[类别管理]。

（3）案卷管理模块

本系统的核心部分主要实现案卷的分类别分期限著录编辑、查询浏览、归盒归档、转换标识和电子文件打印等功能。

案卷的著录编辑包括设置提示、默认值和校验的标题、检索词、文号、备注、页数等输入类项目，类别、保管期限、电子文档等选择类项目，年度编号、统编号、全宗号、立卷人、立卷部门、立卷时间、审核人、审核时间等，并由系统在相应阶段自动生成类项目，简化操作、保障规范。具体操作为：[案卷管理]→[新建案卷]（如图3）。

案卷的查询浏览可分类查询和可自定义查询。可查项目几乎包括了案卷的所有属性，使用者可根据单一属性查询，也可使用属性组合查询，查询结果以列表的形式显示案卷的关键信息（如图4），使用者可進一步浏览案卷的属性和电子文档的内容，进而保障查询浏览灵活快捷。其他功能支持电子文档、案卷属性、案卷标识的显示打印，以及案卷预归盒、专题归档等操作。

案盒管理模块主要实现案盒的分年度分期别建立编辑、查询浏览、排序编号，验收归室（如图5），以及案盒封面、卷内目录和盒脊内容自动生成打印等功能（如下页图6）。

专题档案模块实现根据需要将案卷多次逻辑组档，形成各专题档案并自生成专题档案封面和卷内目录，提供专题档案封卷内目录和案卷的在线浏览各纸质资料打印（如下页图7）。

借阅登记模块实现档案借阅利用登记功能，可用于案卷的借还利用管理（如下页图8）。

3.安全保密设计

网络环境下的电子档案管理最主要的软肋在于保密和安全，对其威胁有如下两方面的分析和预案。

①对于因硬软件可能造成的数据丢失或破坏，本系统主要采取以下防范措施：

a.纸质和电子档案“双套制”，这是解决电子档案安全问题的根本措施。

b.数据集中存贮，定期异机备份，可通过加强数据库服务器管理，利用MS SQL Server备份功能实现。

②对于非法访问可能带来的保密和安全隐患主要采取了以下防范措施：

a.访问控制：系统设置了系统管理员、档案管理员、部门用户三类角色并分别授权，通过登录模块对用户身份进行识别和控制，保证其仅能访问授权部分信息。系统还可设置访问范围，可限定局域网或指定IP的用户访问。对安全性要求特别高的可以选配基于硬件的登录身份认证锁。

b.操作记录：通过日志文件记录登录用户操作，管理员可分析用户操作行为。

c.入侵检测：预先设定对网络数据流中的潜在的入侵、攻击及滥用等方面进行自动检测，使得网络具有入侵保护能力，如设置了专门的SQL注入检测程序等。

d.数据加密：如用户密码等关键信息采用了MD5加密技术，增加系统及数据的安全性和保密性。

业务流程再造

1.划分对象层次，调整管理重心

档案管理对象分案卷、案盒、案柜、案室四个层次，其中核心业务是案卷，改变以前以盒为单位立卷的方式，实行“一件一卷，一卷一号”。

2.明确业务范围，理顺业务流程

学校档案管理员对系统进行相应配置并对案卷类进行设置，档案管理系统业务流程可分为实时立卷、集中归盒、统一编号、打印装盒、送验归档、借阅利用六个阶段。

（1）实时立卷阶段

本阶段由部门相关工作人员登录系统后在案卷管理模块，根据学校归档目录要求将本部门产生的电子文档分管理期限、类别、年度实时上传到系统，对该电子文档的形式特征和内容特征进行在线著录。对没有电子文档但使用率又较高的纸质文档通过扫描等方式转换成电子文件上传。系统支持常见的DOC、XLS、PPT、PDF、TXT格式文档上传，为实现在线全文查阅，根据档案管理对电子文档的规范要求，需要将以上类型的文书类电子文档统一转换成PDF格式。系统支持转换后上传、上传后系统自动转换和上传后管理员统一转换三种方式，支持声音文件、视频文件和在线视听三种类型。

（2）集中归盒阶段

根据学校档案管理的统一安排，由各处室相关人员在期末或年末集中时间限时在系统的案盒管理模块中建立案盒信息，在案卷管理模块中清理或调整本部门上传的案卷，并根据案卷分类要求，结合案盒的容量对案卷进行虚拟预归盒处理，为下一阶段档案管理员全校统一编号做准备。

（3）统一编号阶段

由学校档案管理员集中时间在案盒管理模块中对各处室预归盒情况进行检查，删除空案盒，拆除没必要归档的案卷，调整案盒顺序，设定案盒存放位置，然后进行全校统一编号。编号由系统自动完成，同一年（度）分期限统一按“全宗号-保管期-年度+年度序号”拉通编号，并自动更新所有电子文档，在所有案卷的电子文档的右上角增加编号标识，供下一阶段各处室打印。

（4）打印装盒阶段

各处室人员在系统案盒管理模块中打印出带编号的纸质案卷，已有纸质案卷的打印出标识或封面页；将纸质案卷分卷进行绞边处理，再根据系统中的预归盒按顺序装入纸质案盒；打印出系统自动生成的卷内目录并进行绞边处理装盒；打印出案盒封面、案盒脊面并粘贴到相应位置。

（5）送验归档阶段

由各处室人员将本部门的案盒交学校档案室，学校档案管理是在系统的案盒管理模块中根据案盒相关信息进行验收，保证账（系统登记）和物（纸质的卷盒）一致。对验收合格的案盒准确入室归位，形成年度档案，并供下一阶段借阅利用。

（6）借阅利用阶段

由于归档入室的纸质案卷与管理系统中的电子案卷是一一对应、互为备份的，所以各处室可以对本部门上传的案卷通过网络实时在线查阅、打印，也可根据迎检等需要建立专题档案，重新对案卷进行多次灵活重组虚拟归档。不分保管期，同一卷可同时归到不同的专题类别；专题归档可直接在正式档案中提取数据供浏览和打印，同时可自动生成专题类别的案盒封面和案卷目录。专题档案只是逻辑上对案卷重新分类，增加、删除、调整不影响正式档案。

培训管理配套

档案管理流程涉及多个部门，环环相扣。为了保证流程进展，需要与之配套的培训和管理。为此学校需要建立由校长分管、办公室统筹、档案室具体负责、各部门负责人参与的分层管理团队和学校档案管理员、各部门档案管理员组成的执行团队。同时，需要组织专门的培训，使档案管理人员熟悉档案管理流程，明确档案规范，掌握相关技术；需要建立学校档案的立卷、审核、保管、借阅等相关制度。另外，学校分管理领导要适时协调和督促，保证档案管理按制度规范运行。

结束语

中小学校纸质档案与电子档案一体化管理解决方案解决了档案管理的现实问题，实现了档案全文数字化、档案服务网络化，分权实时立卷集中审核归档，编号目录封面智能生成，文书、声像、实物档案全面管理，专题档案灵活组档。此解决方案的应用使档案管理更规范安全，档案服务更高效便捷。

参考文献：

[1]国家档案局.GB3792.5-85档案著录规则[S].1985.

[2]国家档案局.档案管理软件功能要求暫行规定[S].2001.

[3]国家档案局.电子公文归档管理暂行办法[S].2003.

[4]中华人民共和国国家标准GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范[S].2002.