试论如何做好建筑工程技术资料的归档管理

白丽丽

［摘 要］建筑工程技术资料的归档管理是在施工过程中对技术资料进行收集、整理、编制、组卷归档，是施工管理和技术管理的重要组成部分，是工程施工、质量检查与验收的依据。做好工程技术资料的归档管理，可以保证规范施工，提高工程质量。基于此，本文将分析建筑工程技术资料归档管理中存在的问题，并提出了做好建筑工程技术资料归档管理工作的对策与建议。

［关键词］建筑工程；技术资料；归档管理

［中图分类号］G27文献标志码：A

在建筑行业飞速发展的今天，建筑工程技术资料的归档管理仍存在着许多问题。想要做好建筑工程技术资料归档管理，就必须加强对建筑工程技术资料归档管理的认识；建立健全工程技术资料管理制度，严格执行有关规定；做好工程技术资料的收集、整理和编制工作。但目前我国大部分企业在建立技术档案管理制度时并没有给予足够的重视。许多施工企业对技术档案工作没有统一的要求，基本上是领导、施工人员和资料员三个方面各自为政。从而影响了建筑工程质量控制与验收、建筑施工管理与技术管理及施工成本控制等一系列工作的正常开展。因此，企业应加强对工程技术资料的归档管理工作，促进建筑工程的顺利开展。

1 加强对施工资料的管理

1.1 施工资料的整理要坚持“真实性”“完整性”“系统性”原则

第一，真实性。真实性是指施工资料的内容必须真实可靠，要符合国家有关法律法规和强制性标准的要求，所提供的数据、内容和文字真实准确，能够反映施工全过程［1］。如：施工日志、记录等要反映工程项目各阶段施工情况；工程质量评定资料应反映工程质量验收及评定的情况；材料、设备进场验收资料应反映进场材料的真实性；等等。施工资料要与工程进度同步，如：隐蔽工程检查验收记录应按分部（或专业）、分部分项工程分别进行；竣工图应按施工階段和部位进行分类整理；等等。

第二，完整性。完整是指所收集的资料必须齐全、准确、真实，能客观反映工程建设实际情况，不得以任何借口随意更改。具体表现在以下几个方面：施工组织设计、技术交底及图纸会审记录齐全，未经会审或会议纪要代替的图纸、技术措施等设计文件齐全；隐蔽工程验收记录、混凝土试块及结构试件的取样和送检记录等齐全；设计变更单、洽商记录、施工签证单齐全；材料采购计划单、材料代用单及进场验收记录等齐全；设备、设施安装记录齐全。

第三，系统性。建筑工程技术资料归档管理是一项系统工程，涵盖了诸多内容，是一项涉及面广、专业性强的工作，必须要由具备一定专业知识和管理能力的人员来进行，由相关人员将资料收集、整理、组卷、归档、保管等一系列工作分解成不同的任务，再将这些任务分解到个人或单位去完成。这就要求每一名参与施工的技术人员都具备一定的专业知识和管理能力，特别是在资料收集整理方面，要求每个人都必须按照国家、行业和地方颁布的技术标准及施工规范进行填写。只有这样才能确保资料归档工作能够顺利完成，并保证资料的完整和准确。因此，企业要建立一套系统的技术资料管理制度。

1.2 加强施工过程中对技术资料的监控，做好资料归档工作

技术资料管理人员要加强对施工现场的技术资料监控，及时发现施工过程中存在的问题并及时解决。加强施工现场技术资料的管理，按照《建筑工程施工质量验收统一标准》《建筑工程质量检验评定标准》《建设工程文件归档整理规范》等有关规定，做好各分项工程的原始记录、施工过程中的监理记录、检验报告、隐蔽验收记录以及质量事故处理报告。及时解决各分项工程施工过程中存在的问题，避免出现返工等现象；对于已竣工且验收合格的分项工程，及时进行技术资料归档工作。项目档案人员还应熟悉现场情况，进行现场检查，确保项目资料归档齐全。对于建筑工程施工中产生的技术资料应认真进行检查和验收，保证技术资料的真实性、有效性、完整性。及时整理归档已完成的技术资料，建立完整的技术资料管理体系。

2 强化各施工单位对工程技术资料归档管理的重视

首先，施工单位要建立工程技术资料归档管理责任制，明确相关部门、相关人员的责任，形成一个横向到边、纵向到底的网络系统［2］。其次，要加强对施工单位技术管理人员的培训工作。公司要制订具体的培训计划，对各个部门、各个岗位的人员进行定期或不定期的培训，让他们对工程技术资料归档管理有一个全面、系统的了解。最后，要建立一套有效的工程技术资料归档管理监督机制，加强工程资料的收集与整理工作。

2.1 做好各类检查验收记录

建筑工程质量检查验收记录是建筑工程质量控制的重要组成部分，是施工单位进行竣工验收的基础和依据，也是质量监督机构进行质量监督和抽查的主要内容。其作用主要体现在以下几个方面：首先，对建筑工程质量是否符合设计要求、工程实体是否符合设计文件中的各项要求作出鉴定；其次，对建筑工程施工过程中各工序、各分项工程之间及分项工程内部所完成的质量是否合格作出鉴定；最后，对建筑工程中存在的一些质量问题及缺陷提出整改意见，并由相关单位负责人签字确认。为了确保建筑工程施工过程中各类检查验收记录的完整性和准确性，施工单位要加强对各种检查验收记录的收集和整理工作，做到及时、准确、完整。在实际工作中，按照《建筑工程施工质量验收统一标准》进行分类归档。

2.2 归档各类合同文件材料

在工程项目建设过程中，施工单位与建设单位签订的各类合同文件材料是工程施工过程中形成的重要技术文件，也是建筑工程质量控制和竣工验收的重要依据。因此，施工单位应及时将所有合同文件材料进行整理和归档。对于签订的各类合同文件材料，应按照不同的合同类型进行分类和归档管理。总之，只有建筑工程技术资料齐全、准确，才能确保建筑工程施工的顺利进行。因此，各施工单位要认真做好各类施工技术资料的收集与整理工作，尤其是要做好施工过程中形成的各类文件材料的归档工作。

3 加强技术资料人员的业务素质培训

建筑工程技术资料的归档管理是一项复杂的工作，在实施过程中要求技术人员要有较强的责任心和较高的专业技能［3］。所以，在收集、整理和归档施工资料时，要从自身出发，加强学习、不断提高业务素质和技能。首先，学习有关资料收集、整理、编制和管理方面的法律法规及相关文件、规范和标准，了解建筑工程技术资料的内容要求，并将其熟练运用于实际工作中；其次，要熟悉掌握施工过程中各个环节的技术资料要求和格式要求；最后，要加强学习，不断提高专业技能。

3.1 对技术资料编制人员提出明确要求

建筑工程技术资料的归档管理是一项复杂的工作，涉及多个方面，不仅需要工作人员具备丰富的专业知识，还需要大量的工作经验。要想做好这项工作，就必须对技术资料编制人员提出明确要求，使其能够切实负起责任，做好相关工作。首先，建筑工程技术资料编制人员必须持有专业资格证书。在对工程技术资料进行整理时，必须持有建设行政主管部门颁发的专业技术职称证书，否则就不能担任工程技术资料编制工作。其次，要求技术资料编制人员熟悉相关规范、标准、规程。根据《建筑工程施工质量验收统一标准》《建设工程质量管理条例》的规定，建设工程监理单位应当对施工质量实行监理。监理单位应当在施工现场安排资料员，负责管理与本建设工程有关的技术资料。为了保证建筑工程的顺利进行，施工单位应该指派专业人员担任工程技术资料编制人员，并在工作中起到表率作用。最后，要加大对技术资料编制人员的培训力度。例如，刚刚参加工作的大学生由于缺乏实践经验和专业知识，在收集、整理资料时往往会出现不同的问题。所以在对他们进行培训时必须注重方法和技巧，在培训中充分发挥他们的主观能动性，多问、多练，使其通过不断地实践来提高自己的业务水平和工作能力。

3.2 完善领导管理制度

目前，我国大部分建筑企业的领导都比较重视技术档案管理，但在实施过程中却没有建立一套完善的管理制度。领导对施工企业技术档案管理工作是否重视，是技术档案管理工作能否顺利实施的关键。所以，建筑企业应加强对技术档案管理工作的重视，把这项工作列入议事日程。领导要亲自过问和检查资料管理工作，定期召开会议研究解决有关问题，定期或不定期地对各施工单位进行检查和指导，并通过各种形式加强与各施工单位的沟通。同时要组织建筑企业内部资料管理人员学习有关资料管理制度，提高其业务水平。还要定期或不定期地对施工技术资料进行检查，及时解决出现的问题。另外，建筑企业应建立健全技术资料管理制度，严格执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国建筑法》等法律法规。建筑企业应出台相应的管理制度和工作职责、奖惩办法等规章制度，使技术资料的收集、整理、编制和归档工作有章可循、有法可依。另外，要建立一套科学有效的资料管理机制。建筑企业应在公司内部建立档案管理领导小组或档案管理部门（下设档案室），负责对建筑工程技术资料进行统一规划和组织管理，对资料的收集、整理、归档等工作进行统一监督和检查，对建筑工程技术资料的收集、编制和归档等工作进行统一考核和奖惩。

3.3 建立一支高素质、高水平的技术资料管理队伍

企业需加强培训教育。资料管理是一项技术性、服务性很强的工作，要求资料员不但要有丰富的理论知识和较强的实际工作能力，还要有较高的职业道德修养和职业素养。因此企业要定期或不定期地为资料员开展各种培训交流活动，提高他们自身的素质，促进资料员之间学习交流工作经验，同时要加强对资料员岗位培训，通过各种培训会、技术交流会加强对他们业务能力的培养；通过组织学习有关资料管理制度和规范，提高他们的职业素养。要加强队伍建设，积极创造条件留住人才。在待遇上予以倾斜，实行技术职务职称动态管理制度；通过职称评聘制度、学历晋升制度、考核淘汰制度等多项措施提高资料员队伍的整体水平。

3.4 培养技术人员的细心与耐心

建筑工程技术资料的收集、整理和归档管理是一项复杂的工作，不仅需要技术人员有较高的专业技能，还要求技术人员具备较高的责任心和耐心。由于施工技术资料内容多、专业性强、技术复杂，如果不认真对待，很容易出现问题，如数据不准确、修改不及时、就文件格式混乱等。如果技术人员能够认真对待，并在施工中严格执行有关规定，可以有效地避免这些问题的出现，从而保证技术资料的质量。因此，技术资料人员在收集、整理和归档施工资料时，一定要仔细、认真，严格按照相关规定来执行。

4 重视施工过程中的资料收集工作

企业在施工过程中，要将资料收集工作贯穿施工的全过程，保证每道工序、每个环节的资料都全面，并且要确保原始记录真实、准确，不能随意涂改。因此，在施工过程中应严格按规范要求进行资料收集工作［4］。

4.1 要堅持“谁施工、谁管理”的原则

在施工过程中，各施工班组应对自身所承包的工程负全面责任。项目经理应定期召开专题会议，及时将工程进展情况和资料整理情况向公司及各分包单位汇报，对发现的问题及时提出整改意见［5］。在施工过程中，项目经理应深入施工现场，认真了解施工进展情况，及时发现问题、解决问题。在具体工作中要注意及时收集、整理好各项资料，做到资料齐全，内容真实、准确、完整。

4.2 严格按照施工程序进行施工

对不能按图施工的部位要及时向监理工程师说明情况，并做好相应记录；要严格按照规范进行质量检查，对发现的问题应及时解决。在工程竣工后应做好工程资料的收集和整理工作，做到资料齐全、真实、准确、完整；及时向建设单位提交工程竣工报告，并将工程档案资料整理齐全。建立健全技术档案管理制度，对于竣工验收的资料应按规范要求进行整理归档，由监理单位组织专业监理人员进行检查验收，确认资料完整后方可正式移交建设单位。

4.3 要坚持以人为本

在施工过程中，要坚持以人为本的原则，充分调动广大工程技术人员的积极性，使其积极参与工程建设，让他们主动参与项目的管理工作。要采取有效措施保证操作人员的安全，保证操作人员持证上岗并按规范要求进行操作。在施工过程中，应采取有效的措施确保材料、设备、工具等能满足设计要求；在材料进场时应进行检测并保存检测记录和检测报告；在设备调试前应对设备进行调试并保存调试记录和调试报告；在竣工验收前应对设备进行确认并保存设备确认文件或验收记录等。

5 结语

工程技术资料归档是施工过程中不可缺少的一个重要环节，是项目竣工验收和使用、维护过程中的重要依据，对工程建设过程的跟踪监督与控制、竣工资料的整理及工程档案管理等具有非常重要的意义。因此，对其进行有效的收集、整理、归档和管理，不仅可以使项目管理更加规范，而且有利于实现企业管理水平的提高。企业必须对施工过程中的各个环节进行严格要求、精心组织、有序实施，使工程技术资料归档管理工作真正落实到位。另外，建筑工程技术资料归档管理工作是一项长期而艰巨的工作，需要不断地总结经验、创新方法、完善机制。总之，建筑工程技术资料归档管理工作必须按照国家法律法规和技术标准进行操作，确保建筑工程技术资料归档工作的质量。

参考文献

［1］杨晓林，张炜. 如何做好建筑工程技术资料的归档管理［J］. 砖瓦世界，2021（4）：292.

［2］黄翠媚. 建筑工程技术资料归档管理工作探讨［J］. 工程技术研究，2022，7（15）：137-139.

［3］陶善宇. 建筑工程技术资料归档管理工作探讨［J］. 中文科技期刊数据库（文摘版）工程技术，2022（12）：3.

［4］何正荣. 加强建筑工程监理资料管理工作的几点建议［J］. 房地产世界，2021（16）：119-120，128.

［5］马慧. 浅谈工程技术资料管理［J］. 中国水运（下半月）2022，12（11）：125-126.