ERP系统在企业内控管理中的应用

[ 作者简介 ]

方林莉，女，湖北武汉人，武汉敬思亭信息技术有限公司，总经理，中级会计师，本科，研究方向：财务管理。

[ 摘要 ]

本文通过阐述基于企业内控管理ERP系统的内涵，进一步分析利用ERP系统对企业内部控制管理工作的优势，研究当前我国ERP系统在企业内控管理中应用的现状，从提高企业内部ERP系统管理意识、选择适合企业ERP系统管理软件、重视企业ERP系统专业团队组建、建立完善ERP系统管理监督制度等方面逐一论述ERP系统在企业内控管理中应用的有效对策。

[ 关键词 ]

ERP系统；企业内控；内控管理；管理策略

中图分类号：F27

文献标识码：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.16.051

随着全球经济一体化进程的逐步加快，市场竞争变得日益激烈，企业如何在复杂的社会背景之下，在市场中占据领先地位，成为了当前企业运营的严峻课题。因此，要通过内部控制的方式，进一步提高企业的经营管理效率，使得企业能够按照既定战略目标发展。基于信息社会背景之下，企业需要用科学技术进一步实现内控管理目标，本文就ERP系统在企业内控管理中的应用做以研究。

1    基于企业内控管理ERP系统内涵

1.1  ERP系统管理特点

ERP系统全称为Enterprise Resource Planning，是指企业资源计划管理，这也是企业内控管理的先决基础，整个系统的运作模式将供应链管理思路无限放大，结合了离散型以及流程型企业业务的生产特点，能够为企业运营的全过程提供支持。随着社会的不断发展，市场竞争日益激烈，企业在发展的过程中应以市场为导向，灵活地开展相关业务，而ERP系统则能够将企业的物力、资金、信息资源有机结合，并形成一体化的企业信息管理系统[1]。

1.2  ERP系统功能模块

ERP系统在发展初期紧紧围绕企业运行的生产资源计划、制造、财务、销售以及采购等业务进行管理，而随着科学技术的不断发展，ERP系统的功能业务被随之放大。ERP系统不仅企业各类办公以及管理软件都可以纳入其中，还突破了行业的壁垒，形成了跨界供应链资源管理，像销售与市场、财务管理以及生产控制等，不仅是在制造业有广泛地使用，零售业、电信业、机关单位等都通过这种技术实现了内外资源的有机结合。

2    利用ERP系统进行企业内控的优势

2.1  改善内部控制管理工作环境

企业内部控制管理的难点在于如何将多部门、多业务、多人员的运营状况进行业务上的互联互通，从而进一步提高作业效率，实现企业精益生产。而通过ERP系统可以将企业内部制造活动与外部供应商制造资源进行有效的整合，从而实现系统运行的集成化，企业内部控制管理工作就可以跨越多个部门，建立一个长久的持续化管理机制，有利于企业实现自我评价以及不断优化管理机制。

2.2  进一步降低企业运营的风险

企业的内部控制管理质量与企业未来的发展息息相关，ERP系统可以实现资源、财务以及人员等多方位管理业务的整合，这将有利于企业践行“双重预防机制”，在管理过程中通过对整体资源进行优化配置的方式，进一步减少企业内部运营所存在的风险，并且ERP系统还具备判断信息是否正确以及设置权限的功能，当管理过程中出现问题时，会及时地向管理人员发出预警，企业能够及时地发现问题[2]。

3    ERP系统在企业内控应用的现状

3.1  企业应用ERP系统内控意识不足

ERP系统早在1990年就被美国Gartner Group公司所提出，2003年左右中國的ERP系统市场才逐渐发展了起来，随着我国经济实力以及科学技术不断增强，ERP系统在短时间内得到了蓬勃的发展，但在企业内部控制适用范围上还具有一定的局限性。部分企业管理者未能意识到ERP系统对于企业未来发展的优势，仍然趋向于使用人力管理的方式执行内部控制相关任务，这使得企业的管理手段存在一定的滞后性，不利于提升企业市场核心竞争力。

3.2  无法建立完善的ERP系统监管制度

ERP系统建设是一个周期性较长且投资较大的管理体系，部分企业由于忽视了监管制度的建立，在成本核算等环节较为模糊，企业内部职能部门之间的沟通也较少，相关管理措施无法实际落地发挥作用。同时部分中小企业对于内部机构设置的不合理，缺乏内外部审计监管，导致后期使用过程中系统信息出现虚假的情况，进一步影响到企业的利益，如不能及时解决，企业的内驱力将会逐步减弱。

3.3  未能根据时代发展进行创新整合

ERP系统所存在的优势和先进性要归功于科学技术的发展，而发展又是一个在不断变化的状态，因此当前我国部分企业由于受到经济条件以及工作环境的限制，在信息化建设方面的力度不够，无法与供应链中的其他企业形成对接，进而造成企业内部控制管理产生一定的风险。加之，部分企业未能根据技术和市场形势发展及时引入技术人才，使得内部控制流程随时间的推移将无法与软件所匹配，进而对企业未来的发展造成影响[3]。

4    ERP系统应用于企业内控管理的对策

4.1  提高企业内部的ERP系统管理意识

若要在企业内部利用ERP系统进行控制管理，则要进一步提高企业管理层对于ERP系统应用的重视程度，以此动员职工参与到ERP建设与开发的过程之中。一是管理层首先要明确自身在企业中作为决策者的定位，要对企业的各个运营状况及外部市场环境有一定的了解，规划出企业未来整体的发展目标，通过动员、号召等形式，保证ERP系统在企业内部管理工作中的建立与实施，做好规划统筹，为ERP系统在企业内部控制管理工作中的发展奠定良好的基础。二是ERP系统应贯穿于企业运营生产的全过程，如全面的建设企业内控管理体系，按照企业实际发展需求，确定预算成本的投入，没有资金支持，导致后续的工作无法顺利开展，前期的资源以及资金也会被进一步浪费，后期的评估结果显示也会不理想。三是要改变企业内部人员传统的工作及管理理念，相关人员在日常工作中要将ERP系统与内部控制管理工作有机结合。

4.2  选择适合企业ERP系统管理的软件

要实现ERP系统在企业内部控制管理中的实效性，不能盲目投入，应做好前期的咨询以及调研工作，根据企业实际发展情况，选择适合企业的系统软件。一是应以实际企业运营数据为准则，分析当前企业发展以及管理过程中所出现较为薄弱的环节，对核心问题进行有效分析，重新规整业务的组织流程，进一步调整好内部的组织分配工作。结合企业内部外部环境，从而确定企业的基本生产与业务的主要构成形式，了解客户的服务需求，以及当前市场上企业应用ERP系统进行管理成功的实际案例，这样才能保证体系建设的科学性，从而更好地迎合时代发展。二是根据实际案例和当前我国ERP系统研究文献分析，企业在进行ERP系统管理软件的选择时，可通过以下方法，利用比较的方式确定。其一，网络层次分析法：依据系统内部的各个组成要素进行互相作用及联系的分析，从而提高ERP系统的决策科学性。其二，模糊集分析法：分析当前影响企业ERP内部控制管理系统的主要原因，通过排列矩阵的方式，从而分析出适合企业发展的ERP系统[4]。

4.3  重视企业ERP系统专业团队组建

据研究表明，我国ERP内部管理控制系统的实施成功率仅为10%-20%左右，其主要的原因在于：虽在前期进行了资金的投入，但由于内部人员实际利用率较低，软件自身配置管理流程无法与企业实行对接的状况。扭转这一现状则要通过组建专业运行团队，进一步分化组织机构的方式，从而保证内部控制管理工作的顺利进行。一是，在选择及确定好ERP系统各个环节以后，对相应的工作人员进行ERP系统操作及实施全过程的培训，这样既能够提高企业内部人员对ERP系统内部控制管理的认识，还可以围绕企业中心战略目标，展开相关业务。实行分层培训，针对项目所涉及的不同层次人员，进行不同程度和软件功能的培训，确立精良生产、准时制生产、全面质量管理的思想，提高ERP系统的利用率。二是充分落实岗位责任制度，做好层级与机构结构之间的分化，保证每个人在此次工作中都能够各司其职，从而进一步提高企业工作效率，以此提升部门之间的沟通协作能力。

4.4  建立完善的ERP系统管理监督制度

为确保ERP系统中信息的正确性和减少企业内部控制管理风险，应建立完善的管理制度，加强监督任务的落实，从而提高企业整体内部管理的科学性以及规范性。一是将绩效考核制度与岗位责任制度充分结合，系统中的核心数据由各部门领导进行把关，出现问题实行问责制，与薪资挂钩。二是要将企业内部各个控制环节的指标以及执行状况进一步量化，使之能够直观地体现出企业的运营状态，减少业务的处理失误情况，避免出现审批流程及业务执行拖延的问题。三是充分发挥内部审计部门在企业控制管理工作中的作用，不仅要对财务方面加大审计力度，更要扩宽审计人员职能及工作审查范围，减少由于内部人员出现的舞弊情况对企业造成的损失。审计部门应根据当前市场环境以及企业内部的运营状况给予企业管理层合理的决策建议，从而对内控设计板块以及执行情况做好科学评估，有利于企业不断优化内控制度与体系。四是严格规划好控制权限，做好业务流程的控制工作，促使部门之间形成互相制约，互相协调的格局。

4.5  注重ERP系统信息的安全保护

信息社会背景之下，科学技术为人们的生活提供了便利，改变了人们的生产结构，但处于较为开放的网络环境之中仍会存在信息安全问题，因此为了保证企业的正常运作，减少由于使用ERP系统对电子数据所产生的依赖性，应做好备份工作，并加强对企业网络的保护。一是，部分企业在使用了ERP系统之后不会对部分系统数据信息形成纸质档案进行封存，为了提高企业对于不确定因素风险的抵抗能力，部分核心数据信息，应生成纸质档案，并进行封存，且规整编码，保证意外情况来临时也能有其他应对方案。二是，我国当前对ERP系统的建设及使用方面没有明确的法律法规，且部分技术都掌握在寡头的手中相对集中，因此企业在选择服务器端时，不仅要考察企业品牌以及服务商的信誉问题更要注重对应类型系统服务器的选择。三是，健全网络安全防护措施，配备防火墙及杀毒软件等安全防护措施。四是，要注重用户终端登录方式及系统的安全防护。

4.6  实现ERP系统与电子商务的有机结合

從宏观的角度来看，企业利用ERP系统进行内部控制管理工作不仅是为了提高企业内部业务的运行效率，更要使得企业在复杂多变的社会环境之中拥有核心竞争力。就当前市场经济发展而言，企业的内部管理ERP系统要与外界业务控制工作有机结合，当前我国电子商务正处于飞速发展的阶段，因此企业应通过电子商务与内部控制管理各项业务进行融合，进一步提高互联网技术、信息集成、供应链管理、客户管理的实际效率。加快推进企业内部无纸化、自动化、信息化办公模式，从而不断扩宽ERP系统在企业内部控制及运营中的应用范围。如企业在开拓其他市场，采购出售以及各环节的信息化方面都可以应用到电子商务，而且二者之间还是一种相辅相成的关系，在ERP内部控制管理系统中，不同的模块相对较为独立，企业可根据电子商务体系的建立自由配置内部模块，使企业能够以市场为导向，开展内部管理工作，从而提高管理的科学性。

4.7  不断创新优化ERP系统

随着我国科学技术的发展，ERP系统性能也在逐渐向全球化、快速化、重组化以及虚拟化的方向进发，为了突破行业壁垒，扩大业务范围，企业还需根据时代和市场机制的发展，不断创新与优化ERP系统。一是企业要具备长远的眼光，利用ERP系统快速抓住市场动向，并在复杂的环境中快速地提取到有价值的信息，来不断优化内部控制管理ERP系统的性能。二是为进一步降低成本，根据市场经济发展形势，进行内部ERP系统的及时重组，与行业内其他企业加大互联互通，保证企业在重组之后的系统各模块能够充分迎合行业发展需求。三是加大研发力度，提高ERP系统在内部管理中的覆盖范围，提升企业信息互联共享力度，将信息价值链不断扩大，使企业能够长久地立足于市场之中，并朝着全球化方向进发。

综上所述，ERP系统充分利用了供应链管理思想，具备多种板块功能，可以满足企业内控管理的需求，在信息时代背景之下，是有效整合企业资源，提高企业工作效率的良好途径。由于ERP系统在我国企业中所开发和应用的起步时间较晚，因此企业要重视对ERP系统的研究，可参照发达国家先进的管理方法，进一步优化企业内部ERP系统的使用，从而突破行业壁垒，推动经济发展。

参考文献

[1]王文姣. 基于ERP系统环境的企业内部控制研究[J]. 质量与市场，2022（07）：133-135.

[2]蔡项. 基于ERP系统环境的企业内部控制研究[J]. 中国市场，2021（28）：150-151.

[3]吕建明. ERP系统助力加强企业内控管理关键思考[J]. 经济管理文摘，2021（13）：44-45.

[4]熊秋萍. 企业内控管理中ERP软件系统的应用策略分析[J]. 中国管理信息化，2020，23（06）：59-61.