对高校档案分类办法的认识

胡晓彤 李季秀

【摘 要】国家教委颁布的《高等学校档案实体分类办法》和《高等学校档案工作规范》（以下简称《实体分类法》和《规范》），是对高校档案进行科学分类的依据性文件，它是一个严整的分类体系，具有可包容性、系统性和相对稳定性。对于实现高校档案工作标准化和规范化，产生了重要作用。

【关键词】档案分类法 高校图书馆 科学分类

中图分类号：G4 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2016.05.200

一、《实体分类法》和《规范》是根据档案管理的逻辑原则和方法，对档案进行科学分类管理的规范标准

（一）只有对档案进行系统的整理、科学的分类，才能为档案的保管、鉴定和利用等管理工作奠定坚实的基础。档案实体分类的基本原则：“档案的实体分类，必须按照档案的形成规律，维护其历史上固有的来源、时间、内容和形式等方面的有机联系”。高校档案数量大、范围广、门类多，这就构成了高校档案的综合性和广泛性。实体分类法遵循“最大限度保持文件材料之间的历史联系”的原则，把产生于高校各项工作活动领域中的管理性文件材料和业务性文件材料，作为一个有机联系的整体划分为十大类。这种方法有较强的可操作性，有充足的理论依据。较之以往的文书档案以组织机构为基础的分类方法具有明显的进步性。

（二）分类是按照本质属性和显著特征，将一大类分为若干小类的逻辑方法。分类以划分为基础。实体分类法用划分的逻辑规则把十大类档案“严格按从总到分。从一般到具体的划分”。做到各类之间，各类相同级位之间的划分层次清楚，界限分明，标准一致，互不交叉。下位类目的外延之和等于上级类目的外延。如行政类档案包括了行政工作中业务和管理方面有联系的整套材料。《实体分类法》把行政类档案分为XZ11-综合、XZ12-人事、XZ13-审计、XZ14-医院管理、XZ15-总务、XZ16-图书管理、XZ17-档案七小类。这就从业务上包容了该类档案全部材料，而各小类之间又互不交叉。

（三）档案档号结构符合逻辑原则。高校档案实体分类法的档号结构把十大类档案的档号统一成一个相同的模式：年度号+分类号+案卷号。具有唯一性、稳定性。例如党群类分为DQ11（综合）、 DQ12（纪委） 、DQ13（组织部）……即按照2015-DQ11-1……n、2015-DQ12-1……n 模式设立档号，这种档号模式便于排架和查找利用，也利于插卷和检索，更利于计算机管理。

二、《实体分类法》和《规范》既有统一的分类原则，又有多元性和灵活性，有很大的通用性和使用效果

（一）实体分类法打破了文书、科技、财会三大块的界限，每大类按照文件材料的形成和有机联系归类

同位类目必须使用同一分类标准。类目划分适度，大体设置两级类目，但允许根据情况平行增设一个同位类目。具有原则性，同时又有一定的灵活性。我校在十大类的基础上增设了声像档案、实物档案、人物档案、论文论著档案。实物档案、人物档案、声像档案在校史研究、校史馆建设、校园文化建设等学校工作任务中发挥了主要作用。而论文论著档案的管理又是我校档案管理工作的一大特色，论文论著在我校学术交流、职称晋升、业务人员业绩考核等工作中发挥了重要作用。

（二）实体分类法具有多元性和灵活性，又表现在不同的档案类别可有不同的分类依据

如教学类档案在设置二级类目时就包括按教学层次设置和按教学环节设置两种方法。各院校可根据自己的特点选择。教学档案按环节划分可归纳为：招生、课堂教学与实践、学籍管理、学位与毕业分配等环节。既有管理性文件又有业务性文件，反映了教学活动发展的全过程，保持了文件材料的成套性。但教学文件材料的分散性又是成套性的一种现象。而且随着学校的发展，学校规模的扩大，教学活动又是分层次的进行的。

三、实体分类法虽然有较强的科学性和实用性，但我们在实践中也遇到一些问题，我们都摸索了一些解决办法

（一）《实体分类法》在整理编目中没有考虑保管期限，档案无法按保管期限长短依次排列

这在将来保管期满的档案销毁时，将遇到很大麻烦，因为许多短期卷夹在中间，抽出销毁后就会出现许多空号，无法填补，如果要保持连续性就需串号，这样势必造成混乱，不仅定期清点库房时造成不便，也使已有的检索工具都失去功能。作为档案，由于保存利用价值的不同，必然有不同的保管期限，对不同的保管期限档案的排列上必须给予考虑，这是档案管理中的一个实际问题。我校在工作应用中采取了文件材料整理鉴定阶段保管期限初排列和予立卷相结合的方法，尽可能的保持同一类别的案卷永久、长期再短期的依次排号顺序，解决了排列不分保管期限的问题。

（二）《实体分类法》的档号结构设置，在一、二级类目前冠以年代号

这样的编号在实际应用中也表现出一些不便。党群、行政、教学、外事、出版等类档案在形式上表现出较强的时限性，即年度界限较分明，而设备、科研、基建等类档案时间界限就往往表现的不大分明，特别是一些较大的科研项目可能有许多子项目，时间跨度较大，各个子项目完成的年代不同，归档的时间就不同。这样，把一个科研项目以年度号割裂开来，就割裂了它的历史联系。无论在管理上还是在利用上都造成诸多不变。我们认为不同类别的档案不应一律将年度号冠予其首。对此，我校也作出了相应的解决办法，即将科研、基建、设备档案按结题通过、竣工、验收的年度立卷归档全套材料，在分类时将类目划分成四级类。以科研项目为例，一级类目科研（KY）；二级类目11综合、12项目、13成果；三级类目项目来源（部委、省、市、军工等）；四级类目单位代码。这样从项目来源和单位代码上有效的保证了项目的有机联系，又可清楚地了解各个子项目的完成情况。便于统计、提供利用，服务于课题组。

（三）高校档案的形成和内容也有新变化，出现了机构和事物交替划分界限不明确和交叉的现象

对此实体分类法也没有明确的归处，不利于管理和利用。尤其对于我们这个“六校合一”的新型综合性大学来说，学校规模大、部门学院多、产生档案数量较多、校本部和校区及学部间易发生同类别文件交叉、重号，针对这一现象，我校依据档案形成的领域范畴，组织机构、信息内容等对学校档案实体引入了归档单位代码，并将其设定在分类层次的最末层次。对各归档单位立卷归档的文件材料赋予了唯一的、合理的、稳定的档号标识，不仅有效的解决了文件材料划分边界模糊、交叉的问题，更方便了网上立卷归档的信息数据著录工作，为档案的数字化管理打下基础。