单套制电子文件管理背景下的档案数据保全研究

王元国　王世暖

[摘 要] 在单套制电子文件管理成为档案管理主流的大背景下，文章对档案数据保全的必要性与重要性、法规依据、技术支撑和实践论证进行研究，并就推动档案数据保全发展提出完善配套法律、完善配套制度、细化应用场景三点措施。

[关键词] 单套制;电子文件管理;档案数据保全

随着信息化浪潮的不断推进，电子文件更为快捷、高效、多样的特点越发凸显，电子文件替代纸质文件的趋势愈加明显。越来越多的学者对此观点的可行性加以论证，越来越多的单位在实践中探索向单套制电子文件管理转型的路径。

在单套制电子文件管理中，如何确保电子档案的安全性、真实性和可用性是不可回避、必须讨论的课题。与此同时，在法学界中，有关电子数据的审查判断早已成为司法实践中的重要问题。数据保全的理论基础、技术支撑、实践案例研究也是民事司法中实践先行于立法的重要内容。凭证价值是档案的基本价值之一，保护电子档案的凭证价值，使电子档案具有与纸质档案同等的效力，对推动社会信息化进程具有重要意义。在此背景下，对档案数据保全的理论依据和实现路径加以研究就显得尤为重要。

一、概念界定

（一）单套制

单套制是我国电子文件管理领域中的一种管理状态。中国人民大学原常务副校长冯惠玲指出，单轨、双轨、单套、双套是我国电子文件管理中的四种模式。这里的“轨”指运行状态，“套”指保存状态。“单轨”指文件完全在电子环境中运行;“双轨”指文件在电子、纸质两种环境中并行;“单套”指只保存电子文件;“双套”指纸质文件、电子文件同时保存。有学者提出，由强制执行双套制向允许采用单套制转变是我国电子文件归档管理政策的一个特点。国家档案局在2003年初次发布的《电子公文归档管理暂行办法》第七条规定：“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。”但在2018年，国家档案局发布《关于修改〈电子公文归档管理暂行办法〉的决定》，将第七条修改为：“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档。电子公文归档应当符合电子文件归档和电子档案管理的要求。”《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中对单套制、单轨制的提法，“在有条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、单轨制（即不再生成纸质档案）管理试点”，我们对单套制电子文件管理的概念更加清晰：某一单位的电子文件仅以电子方式保存，不再将其制成纸质文件进行存储，我们便称此单位采取单套制电子文件管理模式。

（二）档案数据保全

学术界对档案数据保全的理论研究总体数量较少，在概念界定上也未达成共识。有的学者对档案数据第三方保全进行研究后，将其定义为第三方数据保全机构依申请者之要求或者依法定之义务，采用特定的技术方法对档案数据进行人工或自动审查，以确认该档案的客观性和真实性，并先行（前端控制）将其予以固定和保存的程序;有的学者提出数据保全的核心含义为：对数据进行整理、加密和保存，使其不随时间变化而改变，以供后续分析使用;还有的学者将档案数据保全理解为“档案数据保全部门运用相关技术根据档案數据集合自身和相关属性信息进行特征分析，提前进行数据提取与标识，实时监控数据本体或数据标识来保障档案数据资源的原始性、安全性、真实性、可靠性及可信性管理与服务工作”。综上所述，目前已有的研究对档案数据保全理解的侧重点各不相同，有的强调“前端控制”，有的强调“整理、加密”，还有的强调“实时监控”。

追溯根源，“档案数据保全”的概念由“电子数据保全”衍生而来，“电子数据保全”的提法由“电子证据保全”延伸而来，“电子证据保全”的概念可参考2021年修订的《中华人民共和国民事诉讼法》第八十一条：“在证据可能灭失或者以后难以取得的状况下，当事人可以在诉讼过程中向人民法院申请保全证据，人民法院也可以主动采取保全措施。”可见，证据保全强调的是法定机构通过一定手段将证据固化并加以保护。综上所述，我们可以对档案数据保全有一个更全面的认识：档案数据保全机构用信息加密技术等手段将电子档案数据封装、保存，并实时监控其是否发生变化，以保证电子档案的证据效力。

二、 档案数据保全的理论依据

（一）必要性与重要性

第一，保护本单位档案的真实完整是档案数据保全的基本要求。中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，要强化各领域电子文件归档工作，切实推动来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件仅以电子形式进行单套制归档。单套制意味着仅有一份电子档案，客观上导致保护电子文件安全的压力进一步加大。唯有重视档案数据保全，通过数字签名、时间戳、实时监控、动态备份等多种技术手段进一步保护电子档案的安全、完整，才能增强电子档案长期保存的可靠性。

第二，保护电子档案的凭证价值是档案数据保全的重要诉求。纸质档案的凭证价值是由其物理形态、保管方式、管理制度等决定的，且经过了历史的长期检验。而电子档案具有完全不同的产生环境，在信息技术发展不均等的背景下，其安全性被先入为主地置于“有待校验”的境地。因此，电子档案难于具备同纸质档案相当的凭证价值。档案数据保全将已归档的电子文件进行加密封装，并通过全程监控等手段保证电子文件不被改变，且有第三方身份为其背书，有力地保护了被保全电子档案的证据效力，增强了可信度，有助于电子档案拥有其本应具有的凭证价值属性。

第三，降低单套制电子文件管理的运行成本是档案数据保全的切实需求。在单套制电子文件管理模式下，信息安全尤为重要，而维护电子档案安全需要专业的设备、人员，以及大量资金的支持。第三方档案数据保全机构以外包的形式提供服务，有助于在保障电子档案安全、可靠的同时，降低单套制电子文件管理的运维成本。

第四，档案数据保全有助于证据保全工作由被动向主动转变。传统的证据保全一般发生在纠纷产生之后，当事人需要提供证据后再申请保全。而档案数据保全发生在电子文件归档后，电子档案被封装并全程监控，需要作为证据时可随时调用。这一主动转变不仅有效规避了证据保全的风险，还有利于加强档案安全工作，是贯彻国家安全观的重要手段。

（二）法规依据

档案数据保全机构作为中立的第三方平台，其所保全的电子档案数据拥有法律保障的证据效力。最高人民法院审判委员会于2018年9月通过了《最高人民法院关于互联网法院审理案件若干问题的规定》，其中第十一条第二款规定：“当事人提交的电子数据，通过电子签名、可信时间戳、哈希值校验、区块链等证据收集、固定和防篡改的技术手段或者通过电子取证存证平台认证，能够证明其真实性的，互联网法院应当确认。”最高人民法院审判委员会于2019年10月修改的《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第九十四条规定，电子数据存在由记录和保存电子数据的中立第三方平台提供或者确认的情形，人民法院可以确认其真实性，但有足以反驳的相反证据的除外。

档案数据保全机构作为档案行业兴起的社会力量，受到国家的支持与鼓励。新修订的《中华人民共和国档案法》第七条提出：“国家鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展。对在档案收集、整理、保护、利用等方面做出突出贡献的单位和个人，按照国家有关规定给予表彰、奖励。”

（三）技术支撑

档案数据保全的技术已经较为成熟。其在实践应用中所使用的技术包括电子签名、时间戳、密钥分发和数据恢复等，目的是实现权限管控、内容锁定、实时监测、智能恢复等功能，其中电子签名和时间戳是两项较为核心的技术。电子签名能够实现身份校验功能，确保被保全的电子档案不会被其他人所打开;时间戳则可以为被保全的电子档案添加可信的时间属性，《电子签名法》中规定，申请了可信时间戳认证的电子档案可视为法规规定的原件形式。以上这些技术已有非常成熟的应用方案，组合在一起即可为档案数据保全提供有效支撑。

三、档案数据保全的实现路径

（一）完善配套法律

目前，第三方数据保全事业处于“实践先行于立法”的阶段，其说服力与可信度都远不及公证机构，仅凭借“法无禁止即可为”来推广档案数据保全服务是远远不够的，还需要在法律中明确第三方数据保全主体的合法地位。可以预见的是，在未来的司法实践中会产生越来越多的电子取证需求，电子档案是天然的、重要的电子凭证之一，会有更多的单位在推进单套制电子文件管理的同时选择档案数据保全服务。为了解决日益增长的档案数据保全需求与人民法院、公证机构当前供给能力有限的矛盾，相关部门需完善相关领域的法律法规以促进档案数据保全行业的规范发展。

（二）出台配套制度

由于档案数据保全是新兴事物，档案主管部门、司法部门尚未出台有针对性的管理制度。另外，参差不齐的保全水平、自行制定的保全标准、鱼龙混杂的保全主体都极大地限制了这一行业的发展。只有统一标准、优胜劣汰，形成权威的资质认证制度、出台统一的行业运营规范，才能有效推動档案数据保全事业健康发展。

（三）细化应用场景

档案数据保全的主体是第三方中立机构，档案数据保全的客体可以是政府机关、档案馆或企业。根据不同客体的需求，档案数据保全服务机构应细化应用场景，如政府机关侧重于电子档案的安全性，档案馆侧重于电子档案的长期保存，企业侧重于电子档案的证据效力等。针对不同应用场景提供不同服务，有利于档案数据保全事业蓬勃发展。

四、结语

随着信息化水平的不断提升，电子文件管理的数字化转型将进一步换挡加速，单套制电子文件管理是大势所趋。单套制电子文件管理对档案数据保全提出了更高要求，档案数据保全也为单套制电子文件管理保驾护航。在时代发展的过程中，档案数据保全事业具备了向深处、远处和高处创新的理论依据，也必将在实践中不断探索，找到一条新的发展之路。

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[作者简介]王元国（1973—    ），男，山东惠民人，滨州职业学院，副教授，研究方向为档案管理及网络技术;王世暖（1998—    ），男，山东青岛人，山东科技大学，研究方向为网络技术。