论煤化工企业库存管理中存在的问题及对策

秦学芬

（山西天泽煤化工集团股份公司，山西 晋城 048026）

一、引言

存货是企业重要的流动资产之一，存货中的原材料和产成品数量的增加与减少对企业的财务投资有一定的影响，原材料及产品数量较多时，企业的流动资金占用也就相应增加，同时库存管理工作的水平直接影响到整个企业的发展。因此，库存管理工作在企业生产和经营活动的全过程中起着十分重要的作用。科学的库存管理方案一方面可以有效地减少仓储的成本，另一方面可以加快仓储中存货的平均周转时间，减少仓储周转的天数，使资金在仓储中周转的速度大幅提升，从而有效地减少存货对资金的占用，使企业的资金实现良性循环。

二、煤化工企业库存管理的重要性

煤化工企业生产过程中涉及的库存材料物资种类繁多，通常为原材料、辅助材料、备件等物品，具有消耗量大、占产品成本比例高的特点。以某氮肥生产企业为例，库存各类原辅材料上万种，各类原辅材料成本占产成品制造成本约60%，因此，做好库存管理工作尤为重要。所谓库存管理便是对企业的物品进行有效管理，管理内容繁多，主要为数量管理、内容管理以及质量管理等。企业发展过程中各个部门基于自身工作要求作出相关决定，例如，销售部门需要尽量满足广大客户的要求，保证相关产品以最快的速度送至客户手中，满足客户的需求，有效地提高销量。采购部门则需要确保原材料充足，符合生产的要求。可以说库存管理对企业的发展至关重要，科学有效的库存管理目标应该是在保证生产和销售的前提下，最大限度降低存货的相关总成本，提高资产的使用效率，提高企业的竞争力。

存货作为企业最主要的流动资产组成部分，在账面价值持续上升的同时，其可变现净值可能已经出现了减值；库存往往占据很大的资金，大大降低了企业流动资金的运用效益。对企业而言，最核心的便是资金流，所以做好库存管理工作对保证资金流健康稳定、维护企业正常运营十分重要。合理的存货管理工作是必要的，可以组织均衡生产和缓冲需求波动。存货管理的总体目标，是在符合各方要求的前提条件下，对企业的库存水平加以协调、管理，尽量减少库存耗费流动资金，减少库存积压给企业造成的经营风险和费用，并且改善企业与供货商、顾客之间的信息沟通和配送效率，以提高企业的竞争力，在激烈的竞争中取得优势。企业只有在有效控制库存量的前提下，才可以使资金得到最大限度的利用，确保资金的流动性。当市场上有新的机遇出现时，企业可以抓住机会，有充足的资金去投资，从而扩大企业的经营范围，提高企业的经济发展水平。

三、煤化工企业库存管理中存在的问题

（一）库存管理制度不够完善

煤化工企业生产经营过程中过多地强调生产和销售环节的管理，对库存管理不够重视。在实际运行中发现制度的不完善会造成很多不良后果，比如仓库收到物资，未及时检验入库，使账务不符，最终导致多采购货物，增加库存，增加流动资金占用；发货后未及时办理领料出库，一方面导致账物不符，可能会出现生产缺货，另一方面使产品成本核算不准确，不能如实反映企业的生产经营情况。企业的实际经营情况直接决定着企业下一步的经营计划，相关部门若没有掌握企业的实际情况，那么在制定计划方面就会受限，使新的计划不能完全适应企业当前情况，从而达不到预期的效果，阻碍企业的经济发展。供应部门采购货物后不能及时提供采购价格，财务部门参考历史价格进行出库材料成本核算，有时历史价与实际采购价格相差较大，导致产品生产成本失真。为进一步规范库存管理，解决库存管理中存在的问题，重点要有一套设计合理且运行有效的库存管理制度，更好地为企业发展提供保障。

（二）库存物资存放量过大

存货既具备保障企业生产流程顺利推进的积极功能，也存在占用资金、空间和变质盗失等风险。因此企业为提高生产运营流程的稳定性和资本利用效益，就需要合理地购进、耗用和营销存货。库存管理是一个不断调整、不断完善的过程，不合理的存货结构将给企业造成超额的管理成本，大大降低企业资产的使用效率。在实践中发现煤化工企业的库存物资存放量过大，主要原因如下。一是生产部门为防止因物料短缺造成减量生产或停产，每月提出的物资需求计划要比实际需求量多，采购入库后，由于生产不需要，长期不办理领料出库，最终备而不用。二是物资采购部门确定采购量时，由于库存物资种类繁多，仓库管理人对库存物资信息掌握不准确，实际采购量偏高，使得一部分物资长期积压在库。三是由于安全、环保管控的不断升级，技术的不断进步，设备更新换代较快，与之配套的配品配件未作出相应的处理，形成积压物资。

（三）供应商管控不力

供应商管理是影响企业库存的重要因素之一。优质的供应商在降低采购成本、降低库存、保证物资质量、维持生产稳定运行方面发挥着重要的作用，在实践中发现对供应商管理的认识不够，存在一些问题。首先，还是运用传统的供应商管理模式，没有根据不同材料物资在生产经营中的重要性对供应商进行分类管理。其次，认为供应商是外部的材料物资提供者，与企业是竞争关系，双方零和博弈，对供应商价值的认识不足。再次，与供应商之间没有建立有效的信息沟通渠道，缺少对供应商的监督激励机制，无法确保一些货物的正常供给，造成信息失真。

（四）库存管理信息化弱

随着企业外部环境信息化和智能化的快速深入推进，企业的信息化建设也应跟上发展的步伐。实地调查发现，现在企业虽然对信息化有了一定的认识，但是对信息化管理的重视不足，在库存管理方面并没有融合完善的计算机技术，只是减轻了一部分工作量。在实践中发现，企业虽然使用了存货信息化管理系统，但是管理单一，仅能实现本生产单位内材料物资的入库、领用、结存情况，不能对需求、请购、订购、验收、退货、发料、储存，账龄等方面情况进行全面反映，缺少供应商信息管理系统，更没有充分利用信息化系统实现信息共享功能，由于获取信息的有限性，物资管理工作中存在的一些问题不能及时发现，无法从根本上降低库存，开展有效的成本管控。

四、煤化工企业完善库存管理的对策

（一）制定合理的库存管理制度，并保证有效运行

建立健全现代库存管理制度，确保库存管理链条上的相关人员都能够理解库存管理制度，并严格执行规范库存管理的关键环节。首先是结合企业现状制定一套涉及物资需求、采购、验收、储存、领用、核算、盘点、处置、奖惩等环节的库存管理制度，严格执行该制度，保证采购需求量的确定合理、采购的物资质优价廉、选择的供应商诚信可靠，收到物资能够及时检验，检验合格的物资及时入库，且价格准确，不合格物资及时退回。物资分类科学，存放整齐有序，收发料凭证审批齐全，及时发料，发料后及时办理出库，定期或不定期进行抽盘或全面盘点，每年至少组织一次全面盘点，对于盘点过程中发现的问题要及时查明原因，并作出相应的处理。其次是加强对库存管理制度执行情况的监督，任何一项制度无论设计得多么合理，如果没有有效且一贯的运行，都是一纸空文，这就需要内部监督部门经常且不定期对制度执行情况进行跟踪，定期向高层管理人员报告跟踪结果。对没有严格执行制度的人员，按责任追究制度的规定进行处理，真正实现相关行为都在制度的约束下进行。

（二）严格控制存货管理，实现最佳库存量

为了有效降低库存物资积压，淘汰减值风险，尽可能减少流动资金的使用，提高资金周转的速度，需要结合企业实际情况，在工作中不断寻找减少库存的管理办法。由于煤化工企业材料物资种类繁多，只有对材料物资逐级分类、编码、设置账龄，实现查找快捷、准确，避免同一种物资因批次不同出现多个编码，使库存查询不准确，导致多采购，对于账龄较长的物资要查明原因，分别针对不同原因进行处理，生产不需要的要及时申请、审批处理。实际用工中发现不同物资需求量、使用频率不同，这就需要结合需求、采购情况设置合理的库存上限、下限，一旦某种物资库存量超出上下限，物资管理系统自动提醒，这样既保证不因缺货减产、停产，也使物资的储备成本最低。当前煤化工企业的安全、环保形式加速了工艺设备的更新速度，对于即将淘汰工艺设备的专用备件，采购计划审批要严格把关，能修不购，尽量减少备用。对于已经淘汰的设备，在办理设备报废时，要同时清理与之对应的专用备件，避免形成积压物资，减少存货减值风险。由于一个集团内有多个煤化工企业，且相同设备较多，其中有些备件单位价值较高，更换频率较低，如果每个生产单位都存储备用，会加大资金占用。为此建议实施联合库存管理办法，既能减少缺货风险，又能降低库存资金占用。

（三）加强供应商管理，实现合作共赢

煤化工企业中材料物资种类繁多，各种材料在生产经营中发挥着不同的作用，为此对不同物资的供应商按供应物资的种类、占全部材料物资的比例进行分类管理意义重大。比如煤炭作为企业的主要原材料，具有金额大、供应商数量少的特点，必须对此类供应商进行重点管理，既要合理确定供应商数量，以增强采购的议价能力，也要建立起长期稳定的合作关系，树立合作共赢理念，建立畅通的沟通渠道，充分掌握供应商的生产经营情况，确保在货源紧张时能优先获得物资供应，减少物资储备量。同时企业可以建立供应商激励机制，对于能够满足其生产需求，又能降低原材料库存备货的供应商给予相应奖励，提高供应商参与的积极性，实现双方合作共赢。对于其他材料物资供应商作一般管理，充分利用买方市场的优势，通过多方询价、比价、公开招标等方式掌握谈判的主动性，从而争取足够的话语权，加快供应商供货的速度，从而降低原材料库存占用资金。

（四）完善库存管理系统，提高管理效率

在信息化迅速发展的今天，为进一步改善和提高企业的库存管理，运用信息化系统对于企业尤为重要，可以促进企业提高经济水平。例如，在完善现有的库存管理系统基础上，对库存管理体系进行升级、扩展，使需求计划提出、需求计划审批、采购量确定、采购订货、收货、验收入库、退货、领用出库、出库核算、结存情况等全过程在信息系统中留下痕迹，保证快速反映存货需采收发存的全过程，及时准确反映各种物资的库存和流向状态，不仅可以为企业的生产经营管理和成本核算工作提供依据，还可以充分利用信息化系统的优势设置库存上下限、账龄、采购价格升降比例，一旦数据超出规定值，系统会自动提醒，据此可以开展物资管理、业绩评价等工作。建立供应商信息管理系统，详细记录供应商产品质量、价格、信誉等信息，为物资采购、激励机制的实行提供足够的信息。在集团内实施联合库存管理时，利用互联网做好集团内库存管理系统对接，实现信息共享，使单位价值较高、更换频率较低的物资达到最低持有量。

（五）注重企业管理人员的培养，实施业绩考核

库存管理存在许多问题，比如企业内部管理无章法、采购量不合理、账物卡不符等，其原因之一就是管理者素质普遍较差，观念落后。这就要求企业积极构建人才资源管理体系，通过招聘、职业培训、晋升等措施吸引品德良好、尽职尽责、具备专业能力、岗位管理经验丰富的人员，从事企业存货的采购、保管、财务、监督等关键岗位管理工作。管理人员可实行定期或不定期的轮岗制，通过设定一些关键的绩效指标，定期进行业绩评价，业绩考核做到奖罚分明。要让相关人员清楚绩效考核的具体内容，要预先了解奖罚标准，对超额完成企业目标行为进行奖励，以发放奖金为主，也包括上浮工资和晋升等，对不达标的进行惩罚，惩罚的真正目的就是维持企业正常运作的最低标准，主要方法就是批评和扣奖金，有时包括降级、停职和免职。奖罚一定要公开、公平，只有这样才能提高工作人员的工作效率，激发工作人员的工作兴趣。

五、结语

企业对经营和生产成本的有效管理和控制可以扩大自身的竞争优势，但是当下企业仍要十分重视库存管理工作。不同的管理方式会产生不同的结果，从而在一定程度上影响企业的经营成本。制定并实施库存管理制度，完善库存管理系统，提高管理人员素质。因此，企业需要结合自身实际情况，不断优化和完善库存管理系统，降低成本，促进资金周转，扩大企业的竞争优势。