档案管理存在的问题及对策

高华

【摘 要】 随着当前工程设计公司全面推行与国际化接轨的管理和经营理念。档案管理工作的重要性日益突出。档案作为一种职业载体，承载着历史，记录着现实，延续着未来，接力着记忆。在新形势下，如何改进档案管理中存在的问题，提出对策。才能更有效地为企业提供强有力的支持。

【关键词】 档案管理 问题 对策

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，作为对企业的历史记载，可以说档案管理工作是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达不竭的动力。随着我国改革开放深入和国力增强，以技术输出为主的国外工程项目日渐增加。作为工程项目的重要组成部分，档案管理工作的重要性越来越突出 。针对海外工程档案管理工作现状，深入剖析当前档案管理存在的问题，提出解决良策，以便更好的服务于企业的中心工作，助力企业“二次创业”再上新台阶。

档案管理工作中存在的问题

一是思想观念上存在传统意识。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识 都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付利用就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

当今社会，档案事业发展的诸多问题，没有现成的答案，也没有任何经验可以借鉴。只有解放思想、更新观念、大胆尝试，才能在探索中前进，在创新中发展。

二是档案管理无法完全与现代电子信息技术对接。目前，档案管理基本上建立了信息系统，但是文件处理和档案管理在传送过程中仍然存在着问题，与企业二次创业的大背景不相符合。档案管理工作滞后、被动的现实下，孤立的档案信息化无法发挥自身拥有的资源的作用，效率难以提升。

三是档案工作管理模式存在问题。随着信息化的发展，档案工作中一些传统的做法已不再适应当前社会发展的需要，必须进行创新改进。其中包括档案工作中一些具体的操作手段的革新，立卷制度上的更新，工作手段上的改进。

虽然目前大多档案部门已将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的录入、输出或检索，而在档案管理其他方面应用较少，导致开发和利用档案资源的程度还不够深入。

四是档案工作缺乏互联网思维。当今社会，是一个信息爆炸的时代，互联网思维已经成为信息社会的基本特征。如何将互联网思维引入传统的档案管理领域，让沉睡的档案活起来，实现档案管理者从保管者向开发者的过渡，让档案资源在分级的不同保密范围得到共享，并逐步开发档案管理大数据，为企业发展提供战略支撑，将是今后要面对的新课题。

档案管理工作中的对策

一是更新理念。树立全局思想，顺应公司发展潮流的大方向，必须充分利用档案资源，在支持企业“二次创业”的大背景下，以做好自己本職工作为前提，解放思想，增加信息交流，更新观念，彻底改变旧观念，牢固树立新观念。一定要克服盲目追求“大而全”“小而全”，以“藏”为主，重藏轻用，被动服务，封闭自导。这些传统的管理方式，势必造成档案资源的极大浪费。

观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想指导，是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立“三化”管理意识，即档案管理必须知识化、信息化、社会化。我们要把这“三化”作为创新档案管理工作的目标。本着“以人为本，服务至上”的理念，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。

二是人才培养创新。也就是人才资源的创新，要树立人才资源是第一资源的思想。针对档案专业人员成长和工作特点，要努力营造尊重个性、鼓励创新、信息理解的良好环境，不断提高档案管理人才培训的质量，提升现职档案人员的文化程度和专业水平，切实增强档案管理人员运用专业解决实际的能力。档案管理工作是一项系统工作，工作人员要注重自身专业水平的提高，要多方面的学习科学理论和知识来作为业务基础。为此，企业应加大力度为员工提供相应的知识获取渠道，比如定期派员参加国家级及集团级档案知识培训、到先进单位观摩学习等。使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的企业提供有利的资源。

三是服务创新。在信息化时代，档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。

创新之首，就是要树立信息服务理念。随着各行业、系统开发的档案管理系统的不断应用和完善，集成了量大质优的电子文件信息资源。随着信息系统种类、载体、介质等越来越多，对信息服务的要求也就更多、更广。因此，档案管理人员必须树立信息服务理念，才能充分发挥存量信息的应有作用。

要积极参与项目管理和信息中心自动化系统的设计与建设，提出档案管理方面的要求和建设；认真解决档案现代化管理与项目自动化管理的衔接，研究解决文档一体化问题，采取多种形式，主动把档案工作与企业中心工作结合起来。

建立企业档案网页，利用网站积极宣传国家、行业和企业的相关政策和信息，为用户提供更多更好的服务。

四是健全规章制度。有效的制度是做好一切工作的必要条件，更是做好档案管理工作的必要保证。如：（1） 规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合企业特点和档案管理实际，以适应企业档案管理的需要。对档案工作实行统筹规划、宏观管理。要拟定档案管理工作的方针、政策法规和规章制度；严格要求在职人员；定期做好工作人员培训工作。（2） 规章制度简明实用、具有可操作性以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。如：《电子文件管理办法》中，要制定电子文件办理流程指南、电子公章使用管理、电子文件发送程序和发文信息管理、电子文件归档程序及管理等。

《文书档案归档文件整理细则》，要对归档后的电子文件的整理进行定义，并梳理出整理工作流程等。

小结：随着企业“二次创业”的深入发展，档案管理只有从档案收集、整理、鉴定、保管、检索全过程地不断创新，跟进经济发展的新步伐，探究档案管理工作的新模式、新道路，才能保持不断进步，从而适应企业发展的要求，符合行业建设国际化能源公司的现实需要。