高职院校档案管理人员的素质现状及提高路径探析

胡弄娥

[摘要]高职院校的发展日新月异，高职院校的档案管理工作向来是默默无闻的，档案管理工作人员也从没有在重要的舞台崭头露角，但是，他们对一个学校的发展也非常重要。本文通过对高职院校现有档案工作人员情况的分析，对提高这些工作人员的素质的途径办法做出了初步探析。

[关键词]高职院校；档案管理；工作人员；素质

随着信息化大数据的普及，对高职院校档案管理工作人员的素质要求也上升到了一个新高度。全面提高高职院校档案管理人员的素质、加强高职院校档案管理队伍建设已迫在眉睫。如何快速让现有的档案工作人员适应新的工作要求是我们研究的一个重点。

一、高职院校档案管理情况存在的问题

（一）檔案工作人员数量分析

据调查，一般的高职院校档案管理工作人员较少，为4-5人左右，具体说来，学校档案室1-2人，教务档案室1人，组织人事档案室1人，学生档案室1人，大约占总教职工数的0.8%-1%，占管理人员的4%-5%，在学校是一支不怎么起眼的队伍。

（二）档案工作人员情况分析

1.年龄分布分析

高职院校的档案管理队伍属于一支默默无闻的队伍，行事低调、极少出镜是他们的给人的整体特点。所以，这支队伍的人员安排上，一般学校都安排那些在某些岗位上有职业倦怠感或思想上图轻松的人来上岗，这也导致这支队伍的整体年龄偏大，年轻教师偏少的局面。

2.思想素质分析

思想素质方面较低是普遍现象。在高职院校档案管理这支队伍中，很多一部分工作人员有“享清福”的思想，对自己的工作性质没有高度认识，没有认为档案管理工作很重要，也没有想要去提高自己的认识，甚至还有些工作人员为了某些人的利益去篡改档案的。

3.业务能力分析

由于大部分高职院校的前身都是职工大学或中专，随着学校的变迁，这些老职工进入新岗位，但是他们的工作能力并没有因此提升。档案知识的缺乏是最为明显的，这些人员还沿用着老一套的方法做着新时期的事情，使得效率低下。计算机知识、管理知识、外语水平等这是严重缺乏。在工作中按部就班，从来没有创新意识和想法。

（三）档案工作管理情况分析

1.高职院校的档案管理制度不健全

据调查，多数高职院校还是沿用老一套管理制度，十几年来从未加以修改，并且，在很多情况下并不是有章可循的，有点具体情况具体对待或随心所欲的表现。

2.高职院校的档案管理经费不足

高职院校的档案室经费支出一般就是一点简单的办公用品支出，然后就是多少年了才会更换的少数设施设备，一般的高职院校都很少有专门的档案管理中心，更不会有集中的大型办公场所。其次，对档案管理人员的培训经费预算不足，这支队伍上岗后少有人员参加培训学习，所以工作人员的业务素质能力难以跟上时代的发展需要。

二、新形势下对高职院校档案管理人员的新要求

（一）过硬的政治素质

档案管理工作是一项政治性极强的工作。坚持四项基本原则，在政治上同党中央保持一致，忠实执行党的路线、方针、政策；珍惜和维护党的统一和团结：恪守党的民主集中制的组织原则：模范遵守党纪、政纪和国法：时刻密切联系群众，与群众同呼吸、共命运；表里如一，言行一致，光明磊落，这是档案管理人员必备的基本素质。

（二）高尚的职业道德

严格遵守《档案法》和相关档案管理规定的要求，认真对待每一份档案。绝不私自对档案内容进行更改、不对相关信息进行篡改，绝不允许其他人在没有档案工作人员监督的环境下查看档案，也不允许在安全得不到保证的情况下让当事人接触自己的档案，任何时候都要避免泄露档案信息或内容。

（三）严谨的工作态度

在数据化没有普及之前，我们档案工作人员所管的都是纸质档案。对于一张毫不起眼的纸，工作人员一定要认真阅读，不能凭感觉随意丢弃，在千万张纸中，这张纸实在是普通，但是对于某件事、某个人，这张纸却是独一无二的，很多的资料补办是难以还原的，或是因为字迹、或是因为没有原来的照片、或是因为难以找到当初的证明人、或是随着学校的变迁无法找到当初的公章等，所以任何材料未经允许和细致思考，绝不能弃之不要。其次，在整理档案时要细致认真，以整理学生档案为例，每年两千多名毕业生的学校一般只有1名工作人员，在那么短的时间内要把这么多人的档案整理好实属不易，加班加点导致工作人员头脑晕沉，一不小心就把A同学的成绩单装到了B同学的档案袋里面，档案发出后也不知何时才能发现这个问题，而且，等到发现的时候，同学们都已毕业离校、奔赴四方。而且知道一份错了，只能肯定另有一份也错了，却没办法迅速知道哪一份也错了，这种事后的错误要挽救虽然有办法，但是对人力物力的损失由谁来承担呢，而且，这也会影响学校名声。次外，对于收录的档案材料的审查也需要细致严谨，要能火眼金睛，及时发现档案中存在的问题、虚假的信息等。

（四）坚实的业务能力

面对如此之多的档案，没有良好的业务能力是没办法整理好的，所以，要想成为一名优秀的档案管理人员，要努力提高自己的业务水平，特别是信息化时代，传统的档案知识已经不能适应现代化的档案管理模式和发展了，如何快速提高自己的信息处理能力成为业务水平提升中的重要内容。

（五）良好的创新能力

档案管理不是一成不变的，工作既要合理利用好原有的知识、制度，更重要的是创新研发，经济发展如此之快，各种知识淘汰如此之快，这是一个全新的时代，如果总是用老眼光、老观点去看待我们的档案管理工作，那是无法满足学校的发展需要的。所以，档案管理人员要有创新意识，努力学习新知识、及时改进工作方法。

（六）与时俱进的计算机外语等能力

高职院校的信息化建设已经紧锣密鼓的进行着，档案管理的信息化是其中的一项重要内容，档案管理人员必须具备相应的计算机水平，同时，随着经济的全球化，外语水平也显示了其在档案管理领域的重要性，这就要求工作人员掌握好相关的外语。

三、提高高职院校档案管理人员素质的途径

要想提高高职院校档案管理人员的素质，学校应该从这几个方面着手。

（一）完善档案管理制度

健全的档案管理制度可以有效指导档案人员的工作，对当前高职院校而言，现有的档案管理制度已经落伍过时了，应该集中人员，参考学习，做一套符合现代需要的新制度，以指导工作。

（二）增加档案管理经费

档案管理的重要性是不言而喻的，一个学校要有自己的历史资料，也要为每位与学校有关的人员保存一份资料，没有经费，这些事情就没办法开展，所以，每年的预算李都应该单独列出档案经费，做到专款专用，保证档案工作有序运转。

（三）增加档案管理工作人员

现有的档案工作人员多为兼职人员，他们一般还做着其他工作，甚至有些人员的档案工作只占他的工作的很少一部分，所以，从时间精力上来看也无法好好完成档案工作。又加上现有的档案工作人员非档案专业的居多，所以在工作中总会出现这样那样的问题而不知道如何处理。学校应该讯速增加人手，招募档案管理的专业人才充实队伍。

（四）定期对全体工作人员进行常规培训

在知识迅速更迭的时代，若要提高工作效率，必须对全体工作人员进行培训。这种培训至少一年一次，培训内容涉及思想政治、道德素质、档案管理知识、计算机应用知识、外语知识等。可以由学校相关人士培训，也可以请外面的专业人士培训：可以集中场地培训，也可以网络开课网上培训。

（五）不定期对部分档案管理工作人员专业培训

由于经费的限制，或是从节省的角度出发，学校也可以不定期派个别工作人员外出培训。这些人员培训完后，要求回校对本校的档案管理工作人员予以培训。这样也能很好的提高队伍建设。

（六）档案管理人员加强自主学习

学校的培训毕竟是有限的，而且，档案管理人员真正要想提高自己，还需要自己主动学习。其实，现今无论哪个行业都需要工作人员有很好的自主学习习惯和能力，只有这样的工作人员才不会被时代淘汰，只有这样的人才能真正创新工作思路和方法，为档案工作的开展找到新路径。endprint