论知识视角下的企业文档管理

陈晓娟

中图分类号：D523 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）11-009-01

摘 要 对于企业而言，文档属于非常重要的一种资料和信息，其中包含了企业的建设发展历程、核心机密、知识技术、客户资料等。但因为各种原因，大多数企业未能对文档进行正确的管理和保存，因此降低了利用效率。为此，可以在知识的视角下开展企业文档管理工作，从而提高文档资料的利用率，笔者对此进行了分析，具体如下。

关键词 知识视角 企业 文档管理 效率

21世纪是一个竞争激烈的时代，同时也是知识爆炸的时代。对于企业来说，知识和技术属于重要的生产元素，通过对各种知识文档进行开发利用，能推动企业的发展。所以企业管理者需要转变自身的观念，站在知识的角度上来对文档进行管理，从而合理利用企业的知识资源、技术资源。

一、为什么要在知识的视角下对文档进行管理

如今，隨着社会经济的大力发展，知识和技术也越来越重要。而且知识技术对于企业的发展而言，起着关键的作用。所以企业要在知识的视角下对重要文档进行管理，因为这样能提高企业对知识和技术的利用效率，而且发挥出知识文档的作用。在市场竞争非常激烈的时代，很多企业都开始意识到知识档案管理的重要性，并且采用先进的信息技术来进行管理。同时，企业工作人员也要在目前的基础上，对文档管理工作进行改革和升级。除了要做好知识文档的搜集、开发、利用工作以外，也要对知识文档进行安全管理。只有这样，才能提高企业的管理效率，并且为企业带来更多的经济效益。

二、知识视角下的企业文档管理对策

（一）对知识文档进行搜集和累积

必须促使企业的知识和经济效益、竞争优势等进行结合，并采取科学合理的知识管理对策，以文档的方式将其转变为企业的资源和财富。首先要对内部相关的资料和技术进行挖掘、整理、建档。其包括了企业自身的知识、经验、技术、诀窍等，从而方便企业将来对这些资料进行应用。其次要注重对外部资料的搜集和建档，这些资料包括了市场信息、竞争企业资料等，另外还包括了竞争情报。通过对这些资料进行搜集和运用，能帮助企业找出存在的问题和差距，促使企业快速适应外部环境，合理应对挑战。

（二）对知识文档进行归档和开发

在搜集了文档资料以后，企业也要对其进行整理、归档和开发，这里所说的整理，不仅仅只是装订，更是对档案资料进行编研和深层次开发，从而拓展档案管理的深度和宽度。要在知识角度上进行管理，就需要注重对文档的深度开发，从而为企业带来更大的效益。所以，归档工作的重点在于编选开发与知识提炼。

首先是开发工作，为了帮助员工对企业的技术和知识进行合理利用，需要促使专业的工作人员采用信息技术手段来对文档资料进行筛选、划分、整理、上传，对过时和重复的资料进行删除，发挥出重要资料的作用。其次是提炼工作，企业的工作人员需要对这些文档和资料进行深入的分析和了解，而且这些资料的价值具有隐藏性，只有在进行研究和分析之后，才能更好的被企业运用，带来更多商机。

（三）对知识文档进行共享

企业在经营发展的过程中，除了要对资料进行搜集和分析，也要对知识文档进行共享利用，因为知识共享属于企业发展的重要推动力。在知识视角下，企业要充分利用先进的信息技术，文档知识进行传输和使用。对于企业而言，因为员工流动性很快，为了防止员工流动造成文档的外泄，可以设计或者引进一套适合自身的电子文档安全管理和协同共享平台。从而采用内部的计算机系统来对知识文档进行管理，建立资料共享和使用的权限，工作人员通过权限才能进入系统。这样除了能实现知识文档的集中化管理，也能提升文档的运用价值[2]。在平时的工作中，企业也要采取各种方式对工作人员进行培训，在提高员工的文档管理意识的同时，也激励员工将自身的知识和技术共享给企业。

（四）对知识文档进行安全管理

为了避免企业的知识文档被病毒感染、遗失、损坏，还要进行加密安全传输。在上传文件的过程中，对文件进行加密储存。服务器在获得文档后必须经过系统解密处理，才能恢复文档原本的内容，从而方便企业查阅。不仅如此，更要增加系统安全备份的功能，对企业的数据、知识文档和程序文件进行备份，采取完整备份、增量备份的方式。如果文档遗失或者被篡改，系统能快速进行恢复，避免给企业带来经济损失。

三、总结与体会

在信息化时代，大部分企业都开始意识到知识和技术的重要性。通过充分利用先进的信息技术，对企业的知识文档进行管理和开发，除了可提升文档的利用率，也能为企业的决策带来更多有用的参考依据，为企业的发展夯实基础。

参考文献：

[1]李卓，丁春莉.简析基于互联网的企业文档知识库管理系统框架设计及功能介绍[J].计算机产品与流通，2018（11）：286.

[2]马哲文.核电企业文档专业人员培训的特征分析及优化思考[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2018（01）：143-145+196.

[3]刘捷.大数据环境下基于知识管理的国有企业文档管理优化研究[J].科技情报开发与经济，2014，24（17）：121-123.