强化办公室文书档案管理工作探讨

金红花

中图分类号：G275.2 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）10-112-01

摘 要 文书档案管理作为各企事业单位办公室管理工作的重要内容，对于强化企事业单位的整体工作质量具有至关重要的影响。在科学技术不断发展的今天，如何强化办公室文书档案管理工作的质量和效率已经成为办公室人员的首要任务，这就要求办公室人员必须要转变传统的管理理念和管理模式，不断开发更多的信息资源，以便提高文书档案管理的完整性与系统性，争取在避免人力、物力和财力极大浪费的同时，也能全面实现办公自动化。

关键词 办公室 文书档案 管理工作

对于所有企事业单位来说，在行政管理的过程中难免会产生大量的文书档案，这些文书档案既是企业资源的一部分，同时也是企业不断发展的参考依据。而办公室又是主要负责文书档案管理工作的主要部门，这就要求办公室人员必须要加强对文书档案工作的重视，结合企业或单位自身的实际情况，采取针对性的管理策略，以便不断提高文书档案管理的有效性和科学性，从而为促进管理工作整体质量的提升奠定良好的基础。

一、建立健全档案管理制度，提高文书档案管理水平

文书档案管理作为企事业单位管理工作的重要组成部分，对于促进企事业单位的全面发展发挥着不可替代的作用。但是，许多企事业单位的领导者忽视了文书档案管理工作的重要性，导致绝大多数的企事业单位都缺乏一套完整的文书档案管理制度，不仅影响了文书档案管理工作的顺利开展，而且还阻碍了管理工作质量的提升。为此，广大领导者应转变传统的管理理念，加强对办公室文书档案管理工作的重视，结合自身发展的实际情况制定科学、合理的档案管理制度，以便为提高文书档案管理水平提供可靠的保障。与此同时，为了贯彻落实管理制度的基本要求，各企业事业单位应定期对办公室人员的工作情况进行检查与考核，制定出相应的奖惩措施，在调动办公室人员积极性的同时，也能确保文书档案管理质量的提升。比如，领导者可以通过定期抽查的方式对文书档案管理工作进行监督，将管理情况与制度要求进行对比，并将检查结果纳入相关负责人的绩效考核成绩中，对于表现优异的工作人员给予一定的奖励，对于表现不足的工作人员要进行培训与教育，必要时可通过岗位调整进行结构优化，从而促进文书档案管理水平的全面提升。

二、实现办公室自动化管理，提升文书档案管理效率

随着信息技术和网络技术的不断发展，办公室文书档案管理迎来了全新的工作要求和目标，如何实现办公自动化已经成为管理工作的重中之重。这就要求各企事业单位必须要充分发挥信息技术的优势，建立信息化的管理体系，积极开发更多的信息资源，争取在提高文书档案管理效率的同时，也能实现管理模式的创新。此外，要想全面实现办公室自动化管理，除了要开发更多的信息资源以外，还应该积极实现工作人员的高效沟通。比如，传统的沟通方式主要以电话沟通为主，不仅容易造成人力、物力和财力的极大浪费，而且还容易出现沟通障碍。为此，办公室人员可以通过建立QQ群或微信群等方式来加强沟通，这样既可以保障沟通的即时性，又能节省大量的费用支出，从而为强化文书档案管理工作的质量和效率提供有利的条件。此外，工作人员还可以通过网络技术和信息技术实現资源的共享，并对先进的管理经验和方法进行传播，以此强化文化档案管理的科学性，从而确保文书档案管理工作的与时俱进。

三、注重办公室人员的培训，强化工作人员的专业性

办公室人员是开展文书档案管理工作的主体，只有不断强化其专业素养和管理能力，才能为提高文书档案管理的整体质量提供可靠的保障。鉴于此，企事业单位必须要加强对办公室人员的培训，着力打造一支专业化的管理队伍，除了要帮助他们掌握工作流程以外，还应该注重对他们职业精神的培养。一方面，企事业单位应加强对办公室人员的技能培训，让他们准确掌握归档范围、归档流程、归档方法等内容，对于新进人员要给予针对性的指导和引导，争取在减少返工现象的同时，也能让他们更好的满足岗位需要。另一方面，企事业单位需要加强对办公室人员职业精神的培养，让他们认识到文书档案管理工作的重要性，不断强化他们的责任意识和服务意识，引导他们主动为其他部门提供优质服务，从而为强化各部门之间的有效沟通创造良好的条件。

四、结语

综上所述，办公室文书档案管理工作水平的高低直接影响着管理工作的整体质量，只有不断提高文书档案管理工作的质量和效率，才能为实现企事业单位的全面发展提供可靠的保障。因此，广大办公室人员必须要认识到自身的职责与义务，切实做好文书档案管理工作。此外，各企事业单位也应该加强对办公室文书档案管理工作的重视，通过完善档案管理制度、加强办公室信息化建设、为工作人员提供充足的培训机会等手段来开展实际工作，争取在强化办公室文书档案管理工作质量的同时，也能促进企事业单位的可持续发展。

参考文献：

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[2] 陈蓉.对提升办公室文书档案管理工作的思索[J].办公室业务，2017（08）.

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