大数据技术在事业单位档案管理中的应用探讨

张静

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）10-124-01

摘 要 档案管理作为事业单位内部管理的重要组成部分，通过对各类档案信息和数据的收集整理和分类，能够为事业单位各项活动的开展以及管理决策提供最基础的依据。随着大数据时代的到来，事业单位档案管理工作也应当打破传统的运作模式，力求发展与创新，充分的利用大数据的优势，来提高档案管理水平。

关键词 大数据技术 事业单位 档案管理

事业单位将大数据技术应用于档案管理工作之中，符合当前事业单位改革发展的要求，档案管理工作作为一项基础性的工作，主要是留存和记录事业单位在运行过程中所产生的各类管理信息、人事档案以及重要活动和决策信息等等，按照一定的步骤和规范对这些资料進行整理归档，能够提高档案资源的利用程度。

一、事业单位档案管理工作应用大数据技术的重要性

（一）有利于提升档案管理水平

事业单位在发展的过程中，由于内部组织机构的不断完善和职能的细化，使得各个部门在日常工作中所产生的各类资料和信息在种类和数量上都呈现出不断增加的趋势，这无疑给事业单位的档案管理工作增加了一定的难度。如果仍然采用传统的档案管理方法，将很难实现对这类信息资源的整合利用。通过应用大数据技术则能够有效的提升事业单位档案管理水平，借助于大数据高效的信息收集和分析处理能力，能够大大简化档案管理工作流程，降低管理成本，提高工作效率。

（二）有利于促进事业单位的信息化建设

随着大数据技术的普及，越来越多的事业单位都认识到信息化建设的重要性，这不仅符合信息时代的发展趋势，更能够进一步提高事业单位的组织运行效率。以在档案管理工作领域应用大数据技术为开端，可以逐步的建立健全事业单位内部的信息化管理系统，实现多个部门的联结和配合，进而实现信息技术和计划管理方式的普及，这对事业单位的健康、有序和稳定发展是极为有利的。

二、当前事业单位档案管理工作存在的问题

（一）档案管理数字化程度不高

当前事业单位档案管理工作中还存在着一定的不足，影响了大数据技术的应用。首先就表现在事业单位档案管理的数字化程度不高，也就是说在进行档案资料和信息的整理与保存时，许多事业单位仍然是沿用比较传统的档案管理形式，以纸质档案为主，并没有实现档案资源的数字化存储。这在一定程度上降低了大数据技术的应用水平，同时由于纸质档案的保存和管理要求都比较高，否则就很容易发生损毁或者霉变，这在一定程度上增加了事业单位的档案管理成本，不利于事业单位构建高效和集约化的档案管理工作体系。

（二）档案管理工作效率低下

目前许多事业单位档案管理工作还存在着效率低下的问题。造成这一问题的主要原因一是事业单位档案管理工作信息化建设不足，在具体执行档案管理时，从信息的收集、资料整理、分类、归档以及查询都有着复杂的管理流程，一些部门或工作人员在进行信息传递和档案查阅的过程中存在着一定的阻碍，从而降低了档案资料的利用率。二是由于缺乏对大数据技术的应用，相应的档案信息资料的补充、上传以及查询工作都存在着一定的滞后性，这就严重影响了事业单位档案真实性和准确性，降低了档案管理工作效率。

三、大数据技术在事业单位档案管理中的具体应用

（一）构建档案管理大数据平台

要提高大数据技术在事业单位档案管理工作中的应用水平，最关键的就是要构建相应的档案管理大数据平台，为事业单位档案管理工作方式方法的改革与创新提供物质基础和技术支持。首先我们可以利用大数据技术强大的云存储功能，来拓宽事业单位档案信息资料的存储空间，可以将事业单位内部现有的纸质档案通过利用扫描仪、影像仪等的设备用扫描的方式对档案信息和数据进行数字化的处理，从而生成相应的电子档案，存储到大数据平台之中，只要做好相关的备份和安全加密工作，就可以保证这些档案资料和信息的永不丢失。其次，事业单位还可以利用大数据技术的快速分析、数据整合和处理功能，对同一类别的档案资料进行精准识别和提取，这样不仅可以实现科学的档案分类管理，同时还能够帮助事业单位进行数据分析与决策，大大提升了档案资源的利用水平。

（二）完善信息化系统的服务和协调功能

事业单位档案管理工作在应用大数据技术的过程中，还必须要不断的健全和完善信息化系统的服务和协调功能。事业单位进行档案管理的最终目的就是对，档案资源加以利用，但是在过去的纸质档案管理模式下，要想实现精准和快速的信息收集、整理、查找与检索几乎是不可能的。而通过对大数据技术的应用，可以直接建立档案管理信息系统，档案管理人员只需要通过联网操作就可以收集和整理各个部门的信息资料，不仅加强了事业单位内部的沟通和联系，还有效的提升了档案管理工作效率，同时也方便及时的补充、修改和插入档案信息，保证了档案资料的完整性和真实性。

四、结语

随着大数据时代的到来，人们的生产和生活方式都发生了一定的改变，事业单位更应当顺应时代发展的趋势，探索对大数据技术的深度应用。将大数据技术与档案管理相结合，能够改变事业单位档案管理工作的现状，切实的提高档案管理水平和质量。

参考文献：

[1] 马晓娅.大数据技术在事业单位档案管理中的应用研究[J].时代经贸，2019（18）：50-51.

[2] 柴晓洁.大数据技术在事业单位档案管理中的应用探究[J].创新创业理论研究与实践，2019，2（11）：178-179.