事业单位文书档案收集与归档规范化探究

张静

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）7-105-01

摘 要 文书档案是众多档案管理类别中比较传统的一种。在进行文书档案规范化管理的过程中，事业单位应该从多方面入手，不断提升对文书档案的管理能力，以便加强事业单位管理的科学化水平。本文从文书档案管理规范化的重要意义入手，探讨了新形势下文书档案管理面临的挑战，并提出了应对挑战、增强规范化水平的路径思考。

关键词 事业单位 文书档案 收集归档 规范化

文书档案通常是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的文书档案资源。包括命令、请示、报告、会议记录，等等。在事业单位的日常管理活动中，文书档案在档案管理中占有重要位置它能够详细记录下事件或问题发生的全部过程，并对今后的具体工作具有指导性意义。可以说，文书档案的收集与归档是技术性与服务性相结合的工作，做好该项工作对于档案部门及本单位的长远发展都具有重要意义。

一、文书档案管理工作规范化的必要性

（一）有利于檔案管理工作的有序化

在过去一段时间内，文书档案的管理工作经常被忽视，其重要性未能被认识到，导致该项工作出现滞后性。而实际上，文书档案的收集与归档工作是事业单位开展档案管理的基础性工作，做好文书档案的管理，增强文书档案收集与归档过程中的制度规范，对实现事业单位档案管理的有序化、标准化具有重要作用。

（二）有助于事业单位管理的科学化

档案工作也属于事业单位管理的重要部分之一，从单位档案部门的管理水平就能够在一定程度上反映出该单位的整体情况。由于文书档案通常包括事业单位的会议纪要、请示、审批文件等，因此，做好文书档案的收集与归档工作，保证档案资源信息的真实性和完整性，对事业单位的科学化发展具有重要意义。特别是在事业单位制定战略发展决策的过程中，文书档案资源能够起到一定的参考作用。

二、事业单位文书档案收集与归档面临的挑战

办公自动化和信息化使得文书档案的内容和形式越来越多样化，信息的载体变为纸张与数字化的存储介质并存的形式，内容也在向文字、图片与多媒体形式并存的情况转变。[1]信息的传递与流通过程中如何保证档案信息的准确性和完整性是目前文书档案收集与归档中面临的一大挑战。此外，文书档案的利用频率和使用价值都呈现上升趋势，这对文书档案管理的科学化水平提出了更高的要求，如何为事业单位提供及时又有价值的信息资源服务，是文书档案管理工作面临的又一挑战。

三、提升事业单位文书档案收集与归档规范化水平的对策

（一）要符合事业单位文书档案收集与归档的基本要求

事业单位的文书档案在收集过程中应坚持档案资源的完整性、全面性、真实性和准确性。而在归档过程中则应遵从三个基本要求：一是要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；二是要区分出文书档案的不同价值；三是要便于保管利用。一般来说，事业单位的文书档案应结合自身工作实际，编制分类方法，秉承“简化整理、深化检索”的原则，进行分类、整理、装订、排列、编号、装盒、编目。

（二）要及时更新完善相关的管理制度

要想做到文书档案收集与归档的规范化，必须要制定完善相应的档案管理制度，所有的档案管理人员都需要根据制度规范来进行文书档案的管理工作。事业单位要根据现有的档案管理情况，确定文书档案的收集范围和注意事项，并对档案归档的流程和环节进行规范，同时要求全体人员均要按照规定的制度来完成文书档案的归档工作，从而提升文书档案的收集归档效率，使得该项工作更加有序、高效。

（三）要创新管理方法，完善工作流程

早在2002年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，可见档案信息化是档案管理发展的必然趋势。在实际工作中，档案部门应根据文档的性质、档案管理等级与本单位的实际情况对具体文档的储存方式、加工标准和分类进行规范化，并建立标准化的工作流程，明确文书档案在收集与归档过程中的岗位职责与责任人。与此同时，要充分利用现代化的科技手段来提高文书档案的管理效率，发挥文书档案的内在价值，提升利用率。

（四）要培养档案管理专业人才

事业单位的档案管理能力的提升离不开档案管理人员自身素质的提高。在现有条件下，事业单位应着力开展档案管理人才的培训培养工作，定期开展档案管理相关专业内容的讲座课程，加强档案管理人员的职业能力。与此同时，要提升档案管理人员的档案意识和责任意识，充分发挥主观能动性，勇于创新，敢于作为，不断增强文书档案档案的收集与归档科学化、规范化、标准化水平。

四、结语

2015年，国家档案局发布了《归档文件整理通知》，明确规定了文书档案的归档原则和整理方法，由此可见文书档案在档案管理中的重要地位。事业单位的文书档案管理工作必须要保证文书档案收集与归档的规范化，不断提升管理意识，完善管理制度，增强管理流程和环节的标准化水平，从而更好地发挥文书档案的内在价值与作用。

参考文献：

[1]潘海燕.办公室文书档案收集与归档工作管理的优化措施研究[J].办公室业务，2018（03）：155-156.

[2]齐琳.企业档案管理的问题、对策与归档整理新方法[J].陕西档案，2018（05）：46-47.