新时期做好高校档案管理工作的几点思考

朱晶

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）7-106-01

摘 要 档案工作属于重要的高校工作内容，具有较大的工作量，较为复杂的工作程序，不但与高校的自身建设有关，同时也关系到全体师生的发展，所以高校必须要重视档案管理工作。全新的历史时期，高校档案管理工作应该对各类档案资料充分发挥其作用，合理提高资源利用，为高校的科研工作提供足够的支撑。本文研究新时期高校档案管理工作的创新方向，从信息化和人性化两个角度出发探讨高校优化档案管理的可行策略。

关键词 高校 档案管理 信息化 人性化

2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》指出高等学校档案是“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的，对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”高校档案不但对学校的各种重大事件进行记载，同时对于在校和过往师生的学习有一个非常详细而又准确的记录，是学校基本职工活动的重要反应。档案工作其本质在于为高校的发展提供有效服务，在全面化布局的情况下，通过网络化方式提高高校教育水平與质量，档案管理网络化已经成为了必不可少的发展方向。以当前的档案管理工作基础进行发展与创新，对档案信息资源加以整合与利用，是当前档案管理工作的重要发展方向，同时也是教学工作者的迫切需求。

一、新时期做好档案管理工作的可行策略

（一）转变工作理念

传统的高校档案服务理念的目的在于对档案的收藏，而没有重视其使用方面的效果。这种重视收藏而轻视使用的管理理念在新时期并不适用，当前处于知识经济的时代，不断发展的高校建设要求档案部门必须要合理加强管理工作，提升服务质量与水平，提高学校档案利用率。可以有效地整合高校档案管理工作中的岗位职责、工作绩效以及社会效益等三个方面的内容，对传统高校中平均主义的模式加以改变，以竞争上岗和责任到人的方式实行全面先进的管理，将压力施加给管理者。还需要对工作人员的积极性加以调动，要让他们能够将更多的精力放到工作之中，合理提升工作者的专业化水平。在全面发展的信息化技术条件下，档案管理工作不能够故步自封，还需要快速跟上时代发展的步伐，不断创新与完善自己的工作内容和工作方式，提升对档案合理利用的意思，提高工作激情与积极性，这样才可以更好的提高管理水平与能力。

（二）加快信息进程

在使用资金的过程中，高校应该合理倾斜与档案管理部门。长期的发展中，对档案管理工作忽视，导致了档案管理工作无法跟上高校的发展步伐，高校应该向有关部门提出资金申请。比如，网络化设备配套采购，各种软件以及硬件设备的使用等，都需要以真正意义上的档案管理信息化为出发点进行配备。对电子档案的安全性与可靠性加以强化，档案库房的稳定要严格控制在最佳使用温度，并且要合理做好防火、防潮、防水、防虫等工作，要对设备进行及时有效的维护。确保计算机系统能够稳定与安全运作，通过物理隔离的方式将外部与内部网络隔离，使用登录权限的方式做好文件保护工作，在计算机系统中设立有效的防火墙系统，安装有效的杀毒软件及时方式病毒和不法入侵。

站在信息化建设的角度，合理对规章与法律制度加以完善，一方面确保档案管理人员的合法权益另一方面还需要保证档案信息的安全使用。建立比较系统化的电子档案管理系统与方式，配备专业化程度较高的人才系统，不仅要具备专业化的档案管理能力，同时对现代化计算机系统的操作能力也要具备。保证档案的准确、真实与安全。对于档案管理工作中不同岗位的人员要有不同的要求与考核制度，对相关的培训方案加以制定，提高计算机培训的力度，强化情报学、图书馆学等各方面的学科联合运用效果。针对档案管理人员，还需要进行相关机制的考核，选择一些具备计算机技术的人才，进入到档案管理人员的队伍之中，提升整体实力与水平。

（三）拓展服务功能

高校档案管理应该对档案服务质量加以提升，档案管理要立足于服务，提高检索与查询的速度，保证资料与信息的安全。为了保证能够更好的提高档案利用效率，对服务流程加以简化，档案馆在对档案管理制度进行管理与实施的过程中，一定要敢于突破传统体制，将全新的管理与服务理念融入其中。并且合理规范档案管理工作流程，简化档案利用程序，从制度上真正做到减少过程。在保证档案信息安全的前提下，对利用档案的多余程序加以消除，这样就能够帮助使用者更加快捷地寻找到所需要的资料。

对于具有针对性的用户而言，提供的信息资源服务要有一定的针对性和参考性，按照用户的需要选择合适的优质档案进行传递，向用户发送、传递有效的信息与资料。同时也可以合理使用当下的流行APP系统，通过QQ/微信等方式进行网络预约，提高工作效率，这样在利用档案的过程中就可以自由选择自己亲自查询还是委托查询。以微信或者QQ的方式将一切流程反馈给用户，让用户能够及时了解到服务的内容与进程，这样就能够节约用户的时间，同时也提高了档案管理工作的服务水平与效率实现双赢。

二、结语

总体来说，高校档案馆要在思想、管理体制上进行创新，树立成超前服务意识，这样才能保证档案服务水平得到提升。此外，在信息社会下，高校档案馆应提高对档案管理工作的重视，充分用好网络技术、信息技术和数字化技术，将各项设备配置齐全，实现档案信息资源的共享，及时将档案信息资源提供给相关人员，从而为我国高校发展贡献力量。

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