浅谈质量体系认证中的标准化档案工作

葛玉霞

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）10-223-02

摘要 电力企业通过ISO质量体系认证，有助于企业信誉度的提升，且可进一步保障产品质量，不需要在重复检测上浪费较多的人力物力资源。通过ISO质量体系认证代表了企业具有较高的质量管理水平，达到质量认证目标，有必要做好档案管理这一基础性的管理工作，推动档案管理工作的标准化发展。为此，本次研究从ISO质量体系的概念介绍入手，对认证过程中的档案收集与注意事项进行了系统分析，以供参考。

关键词 质量体系 档案管理 标准化

ISO9000系列标准源于上个世纪美国所发布的质量大纲，当时主要用作军方采购，后期伴随着经济的发展，各国质量体系认证也逐渐发展起来，时至今日，ISO已经成为了目前世界范围内应用最为广泛的标准。在我国加入WTO后，为实现与世界质量标准的对接，顺应世界经济环境，有必要加强质量体系认证工作。在该背景下，电力企业也应该推动档案工作的标准化发展，以管理质量提高自身在市场中的竞争优势，以推动自身的可持续发展。

一、ISO质量体系概念

ISO质量体系是为提高质量而建设的综合体，其认证内容针对质量管理全过程。质量体系认证需要满足工作流程清晰，文件记录明确等标准，确保在后期质量检查中有相应的参照依据。电力企业在ISO质量体系认证中，有必要切实落实标准化的档案管理工作。国家企业档案管理相关规定中明确指出，企业档案为其在各种生产经营活动中形成全部资料性文件的综合，是对企业发展有一定利用价值的多种记录。由此可认为，ISO质量体系认证也可当做是企业档案，要切实保障质量体系认证工作的有效开展，就应该贯彻落实档案工作，要通过质量体系与档案工作两者间的相互协同作用，为企业的发展提供可靠的资料支持，以实现消除技术壁垒，推动标准化发展的目的。

二、ISO质量体系认证中的标准化档案工作

标准化管理是提升档案管理质量的先决条件，ISO质量体系认证是质量管理的统一标准，对企业整体管理质量的提升有较大的促进作用，两者间存在紧密联系，故在质量认证中有必要做好标准化档案工作，就具体工作的开展来看，主要可从以下几方面入手。

（一）档案形成中的标准化管理

档案的前身是资料性文件，档案与文件间存在相互依存的关系。在文件形成档案的过程中，必须加强标准化管理工作，确保材料的精确性与完整性。档案的标准化管理，有必要从起点即文件入手，做好材料把关工作。首先要统一电力企业各个部门所形成文件的格式与质量，一般可按照《国家电网公文处理办法》形成统一标准，对书写的材料应该确保字迹清晰，并对使用颜色进行控制，对办公用纸进行规范化管理，以制度方式对材料的形成过程进行规范。同时，需要做好档案的鉴定工作，在立卷过程中，有必要以统一的标准对档案的质量加以审核，对案卷完整性以及客观性进行评估，确保其满足入库保管标准，以便于后期管理与利用。

（二）档案分类中的标准化管理

档案分类工作是档案管理的核心内容之一，是实现整个档案管理标准化发展的重要基础，故在分类归档的过程中，有必要严格按照《归档文件整理规则》做好分类工作，确保归档文件间存在一定联系，并形成可识别编码，确保档案分类的整理的系统性。就电力企业来看，火电厂、水电站以及供电企业都需要结合专业性质，对分类原则进行确定，对分类方法与类目加以合理控制，以实现对档案的集中化管理。分类过程中，应该做到标准、分类、编号、上架以及检索的统一，确保分类后档案间具备一定的联系。在此基础上，应该为整理编目、存储、排架、统计、鉴定以及检索标准的制定打下基础，要合理利用信息化设备实现档案的电子归档与自動化管理，要合理利用设定程序完成分类工作，确保分类过程的标准化。

（三）档案管理软件的标准化

结合目前档案管理工作的发展需求，有必要推动档案管理工作的信息化发展，要利用既有资源，加强对统一化档案管理软件的开发工作，并接入专用档案管理数据库。应该充分利用既有扫描设备，以更为便捷的方式将纸质文件转化为电子档案，并生成对应的二维码，要充分利用过程管理理念，完成对标准化档案管理软件的开发。应该注意数据结构的整体效应，确保软件系统具有较强的兼容性，为档案归档、移交以及保管工作的有效开展给以可靠的基础保障。在软件开发的过程中，要充分吸纳档案收集前端与后期管理人员的意见，进而有目的、有计划的加强软件开发工作。要整合基础资料管理、技术文件管理、投产达标文件管理以及综合档案管理等功能，促进管理软件的一体化、标准化发展，以确保后期档案的有效利用。

（四）档案管理程序的标准化

档案管理程序的标准化并非仅仅指卷宗质量，更为重要的是有关档案管理全部制度的标准化。电力企业各部门所形成的档案文件虽然有着较大区别，但在管理方面仍然较多共同通点，故建立统一的标准化程序是切实可行的。在管理标准制定的过程中，应该充分参照国家所发布的相关条例。就如档案整理来看，首先应该建立起质量标准。而对于归档，则需要从归档时间、范围以及程序进行控制。要通过档案整理、鉴定、保管、检索以及利用过程的标准化程序建设为基础，推动档案管理的标准化发展。

三、标准化档案工作中需要注意的问题

（一）加强档案管理工作体系建设

要推动档案管理工作的标准化发展，有必要加强内部管理体系建设，要从质量标准化控制人手，基于整个管理过程，加强过程化管理。以ISO9000“24过程方法”为基础，可从档案管理策划、实施、监测以及改进四个环节人手，构建标准化的档案管理流程。在流程建设完毕的基础上，还需要进一步加强对档案管理人员责任与权限的合理分配，确保其能够严格根据所指定管理办法落实自身工作，杜绝出现传统管理模式下权责不清，相互推诿的问题。此外，仍然需要以《档案法》为基础，做到依法治档，以此提高档案管理的标准化水平。

（二）加强对档案管理人员的培训

要保障档案管理质量，有必要提高相关人员的职业能力与职业素养，应该坚持“以人为本”，开展具有针对胜的岗位培训工作。培训工作应该从理论与实践两方面进行，在提高其档案管理能力的同时，还需要确保其具有较强的信息技术应用能力，确保其能够适应现代化档案管理的需求。同时，还应该加强价值观培养工作，确保档案管理人员能够形成与企业文化相符合的意识形态。此外，有必要将培训考核结果与岗位履职考核纳入绩效管理体系中，以切实调动档案管理人员的主管能动性。

（三）加强标准化档案的开发与利用

在促进档案管理标准化发展的基础上，还有必要加强标准化档案的开发与利用工作，要将标准化管理的档案合理应用于生产活动及各项决策活动中，尽可能体现出在后期档案开发与利用方面标准化管理所体现出的优势，一方面切实发挥出电力企业档案的价值，另一方面驱动内部不断优化档案管理过程，确保内部档案管理工作能够紧跟时代步伐，按照各个阶段不同的管理规范，实现可持续的标准化发展。

四、结语

综上所述，在国内社会经济不断发展的背景下，电力企业要利用质量体系认证，做好档案标准化管理工作。电力企业应该充分参考质量管理标准，基于国家档案管理的原则，促进档案管理工作全过程的规范化发展。另外，在规范化管理的过程中，有必要加强体系建设，并做好档案管理人员的培训工作，同时落实好档案的开发与利用，切实调动企业内部人员参与档案管理工作的主观能动性，发挥出标准化档案管理工作对企业发展的促进作用。