企业文书档案管理现代化存在的问题及对策

陈楠

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）10-229-01

摘要 随着时代的飞速发展，各行各业都开始探索新型的管理方式，使得企业能够适应社会的发展。文书档案管理工作已经成为企业单位所面临的重要问题，文书档案的整理工作是对经营工作的梳理，能够方便内部的管理，对企业单位的发展具有十分重要的意义。本文首先分析了当下企业文书档案管理现代化中存在的问题，然后就现存的问题进行反思，探索新的符合时代发展要求的新型管理工作，以供相关工作人员参考。

关键词 现代化 文书档案管理 问题与对策

信息化社会的到来使得各行各业都在进行信息化转型。使得文书档案的作用不能够彻底发挥，因此企业要就现存的问题采取一些改进办法，加快文书档案管理的现代化转型，从而更好为企业服务，为社会的发展做出贡献。

一、企业文书档案管理现代化中存在的问题

（一）管理力度不足

企业在日常经营管理工作中对文书档案的管理工作认识不充分，管理力度不足。但是从长远的角度来看，文书档案的管理对企业单位的可持续发展是十分重要的。因此，忽视文书档案管理的企业，管理制度的实施受到了很大的限制，这对企业的发展极其不利。出现此问题的原因有两点：1.文书档案管理者的工作意识十分浅薄，工作效率低下，时常出现管理方面的错误；2.企业单位领导只追求利益的最大化，对档案管理不重视，忽视档案管理工作的升级改造，使得档案管理工作跟不上企业的发展速度。

（二）数字档案馆利用率低

从目前情况看来，各个企业的数字档案馆已经初具规模，各个企业的数字档案馆的完善程度也是参差不齐，并且人们对数字档案馆的认同率较低，大部分职工对数字档案馆的了解程度也仅仅停留在“听说”上面，并不清楚其有哪些功能优势，在日常的工作中也不会利用数字档案馆查阅档案信息，使得企业的数字档案馆并没有发挥其真正的作用，降低了企业的整体管理水平。因此，企业应加大数字档案馆的宣传力度，提高数字档案馆的利用率，使其能够充分发挥自身的价值。

（三）涉密档案数字化存在安全风险

与纸质档案不同的是，电子档案不具备原始性特征，即电子档案以计算机为依托，其档案被篡改时毫无痕迹，这就造成了档案信息的存在一定的安全风险。同时，电子档案还具有易复制性和传播j生，这可能造成涉密信息泄露，被其他人利用。因此为了保证电子档案的真实可靠，必须采取—定的手段和措施。

二、提升企业文书档案管理现代化的几点对策

（一）建立健全文书档案管理理制度

企业要根据是国家档案专业部门颁布的档案管理规范化指导文件建立健全本企业的文书档案管理制度，可以从以下几点开展：1.构建文书档案管理机构，确定文书档案的管理方向，落实相关管理人员职责，统筹文书档案建设工作，协调文书档案管理部门与企业各部门之间运作的沟通；2.制定现代化的员工绩效考评机制，激发员工工作积极性、创造性以及工作热情，从而全身心的投入到档案管理工作中来，使得档案管理工作的效率和质量都能够得到保证。

（二）加大数字档案馆宣传力度

数字档案馆是企业实现档案管理现代化的标志。数字档案馆的服务活动是以用户为中心，能够及时帮助用户寻找所需要的资源和信息，解决用户的实际需要，能夠很大程度上提升档案资源的利用率。因此，企业应加大数字档案馆的宣传力度，培养员工的数字化意识，改善员工的查询档案的方式，提高网络查询、借阅率，使得数字档案馆能够充分的发挥其效用，更好的为企业服务，从而整体提升企业文书档案管理水平，为企业现代化管理奠定基础。

（三）做好文书档案安全保密措施

要切实做好企业单位的档案安全保密工作，避免信息泄露造成不必要的损失。存有企业重要档案的机房要设立门禁系统，并对其实时监控，只有上级领导及负责机房管理负责人有权进入，其余人员必须经过批准后方能进入，从而有效的控制电子档案贮存场所的接触人数，一旦发现档案信息泄露，能够更容易追查可能的外泄人员。并且档案管理人员要将电子档案定期的进行异地备份，即当电子档案贮存场所及贮存媒体被火灾、地震等外力破坏，造成档案信息内容无法读取或者辨识时，可以从第二替代地点取得备份资料，以恢复正常的工作。因此企业在进行文书档案管理现代化过程要切实做好安全保密措施，防止信息丢失泄露为企业带来严重的后果。

三、结语

在信息、科技高速发展的今天，信息资源的竞争是企业之间的核心竞争，加强文书档案管理的现代化建设，这是提升自身竞争力的必要手段。从目前情况来看，企业在实现文书档案管理现代化进程中还存在很多的问题，应就现存的问题进行反思，探索新的符合时代发展要求的新型管理模式，不断优化企业内部的信息资源，促进企业管理能力的提高，从而实现可持续发展。