浅谈文书档案计算机管理的利弊

黄真

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）11-000-01

摘 要 文书档案管理作为档案管理的重要组成部分，对于整个企业和社会的发展具有十分重要的作用和意义。将计算机应用在文书档案中，能够综合的处理其中的很多相应的问题。随着我国经济的快速发展，计算机的发展速度很快，很多新型的计算机软件全面提升了文书档案管理的水平，对于我国文书档案管理，具有十分重要的作用和意义。笔者通过对计算机管理在文书档案管理中的应用进行了相应的分析，对于其中存在的一些相应的问题提出了针对性的处理方法和措施。

关键词 档案管理 文书档案 管理制度

一、计算机管理在文书档案管理中的优越性

（一）具有一定的便捷性

对于传统的文书档案管理来说，一般是工作人员的手写完成的，对于工作人员来说，需要具有较好的字迹，而且不允许出现错别字。因此传统的文书档案容易导致浪费很多人力，而且对于资料档案的可靠性和准确性，都会有一定的影响，很多工作人员的日常工作压力比较大。随着计算机计算的广泛使用，传统的手书方式已经开始了全面的转变，文书档案管理中使用了计算机，不但提升了文书档案管理的统一性，而且全面提升了文书档案管理的便捷性。目前使用计算机，可以在进行档案查询的时候不用再去翻阅厚重的档案袋，直接通过计算机的关键词查询，就可以获得相应的档案内容。计算机在文书档案管理中的使用，提高了档案管理单位的科技水平，对于提升全面的档案管理水平具有重要的作用。

（二）文书档案中的相关内容都可以和其他人相互共享

对于传统的文书档案来说，由于进行管理的时候相对来说比较复杂，所以容易出现资源的单一控制，无法进行相应知识和资源的全面共享，导致很多相应的资源出现了浪费。在文书档案管理中使用计算机，不但能够全面提升档案管理的水平，而且能够通过计算机网络，进行全面的文书档案共享，提升了档案的利用水平。随着智能技术的不断使用，通过计算机网络已经可以进行全面的文书档案共享，而且还能够对档案的信息进行全面的使用和综合性的查询。

（三）文书档案中运用计算机信息技术可以有效提高管理质量

对于传统的文书档案管理来说，进行档案查询的时候，需要去翻阅档案袋，这对于很多档案内容的快速查询具有巨大的影响，导致传统的档案查阅和管理十分困难。在使用计算机后，可以通过计算机的相应软件，利用关键词和时间节点进行资料的快速查询，不但提高了工作的效率，对于档案的原始性进行保护和管理也具有较好的作用和效果。对于档案中存在保密的问题，可以通过计算机进行设置，防止出现信息的泄露。

二、计算机一体化文书档案管理存在的问题

（一）保密性隐患是文书档案计算机管理中的一大问题

计算机一体化文书档案管理，最为突出的问题就是保密性隐患的问题。对于文书档案来说，其本身存在很多相应的安全问题，需要确保文书档案符合严密的档案保密控制要求。但是在使用计算机后，由于计算机具有较强的信息共享性，在加上计算机的管理容易出现相应的问题。所以文书档案的管理机制受到了相应的冲击，很多企业单位的档案本身就没有进行严密的保密控制，十分容易出现被人随意修改的问题。所以进行计算机使用的时候，一定要重视对档案安全性的控制，另外对于档案的修改，需要使用安全软件进行全面的控制和管理，提升修改的控制力度。

（二）网络安全隐患是计算机一体化文书档案管理中的重大问题

计算机一体化文书管理，是目前最为重要的档案管理方法，但是计算机用户的数量增长很快，文书档案管理容易受到相应计算机网络用户的控制和修改，導致出现相应的安全隐患。通过对计算机网络和计算机文书管理进行分析和研究发现，对文书管理产生巨大安全影响的主要是计算机病毒以及黑客针对文书档案管理的恶意修改和删除。

三、对计算机一体化文书档案管理漏洞的一些应对方法

想要实现计算机一体化文书档案管理水平的全面提升，需要针对其中存在的安全问题进行相应的合理管理和控制。另外对于文书档案资料，需要确保其自身的可靠性和真实性。企业自身需要注重计算机网络安全的重要性，对于计算机档案管理中心，要设置全面的安全管理控制措施，确保计算机数据库的日常安全和良好运行。对于进行文书档案管理的人员，要做好全面的培训，确保其本身具有良好管理技术。

四、结语

对于计算机技术在文书档案管理中的应用，到目前为止并没有达到较为成熟的地步，因此还需要对其中的很多问题进行处理。只有从多个角度对计算机安全使用进行控制和保护，才能够确保文书档案管理综合水平的相应提升。对于文书档案来说，使用计算机可以提升其自身的工作效率，但是同样也会导致出现相应的安全问题，只有对这些问题进行针对性的对策处理，才能够实现计算机在文书档案的良好使用。

参考文献：

[1] 张茜.浅析文书档案的收集与整理[J].办公室业务，2017（04）.

[2] 谢维丽.论医院文书档案的有效管理[J].中国培训，2015（06）.

[3] 熊秀红.文书档案的立案和材料收集浅议[J].办公室业务，2016（01）.

[4] 谢金菊，杨金萍.论医院文书档案的有效管理[J].办公室业务，2016（05）.

[5] 郭幸.文书档案在医院工作中的作用探析[J].办公室业务，2016（08）.