探讨当前医疗设备档案管理的难点及对策

孙娟 袁华

摘要近年来随着医疗卫生条件的不断改善，医疗设备的数量和管理复杂程度也在提高，相应的医疗设备档案的准备工作也更加繁重。本文将主要探讨当前医疗设备档案管理工作中存在的难点提出相应的解决措施，并详细分析信息技术在医疗设备档案管理中的优势。

关键词医疗设备档案管理难点对策

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）03-000-02

医疗设备档案管理在医院日常管理工作中占有举足轻重的地位，但是长期以来管理层和相关工作者对设备资料管理的重视程度不够，不仅造成了大量资源的浪费也影响了正常的医疗服务行为。为了实现医院的可持续发展，提高对医疗设备档案管理的关注度是医院管理者需要重视的话题。

一、当前医院医疗设备档案管理工作存在的难点

（一）管理层和一线工作者对管理工作的重视程度不够

在人们的传统观念中医院的主要工作就是救死扶伤而类似设备档案管理的工作其他都处在次要地位，然而实际情况并不是这样的，长期实践证明医疗工作的顺利推进离不开后勤保障工作，特别是医疗设备档案的管理工作，但是目前不少管理者依然对这项工作保持不够重视态度，具体表现在以下几个方面：1）从事档案管理工作的人员不重视自己的本职工作，在进行设备档案的管理时责任心缺失，始终抱着应付了事的态度，这是导致管理工作混乱的直接因素。2）工作人员无法平等对待档案管理工作的全部环节，例如将大量的精力放到对设备说明书、设备验收证明文件的整理上而忽视了对设备检查和维护记录的管理，要知道设备档案的管理应该覆盖设备入库到报废的全过程，任何一个环节的缺失都会影响记录的完整性。

（二）医疗设备档案管理技术落后

现代社会已经进入信息时代，尽管医院的日常管理工作已经引进了先进的计算机技术和网络技术，但是在医疗设备档案管理领域，信息技术的应用还十分有限，不少工作需要工作人员通过手工采集、手工输入的方式来完成这就在无形中增加了他们的工作量，降低了档案管理的效率，无法满足现代医疗卫生行业要求。同时，手工采集数据资料导致档案资料出错率极高，同时纸质版的档案资料容易遗失，档案的交接程序混乱，设备容易受到破坏，甚至有时设备交接手续不完善，设备使用后为归还的现象时有发生，给设备的维护工作造成不小的阻碍，也给医院带来了一定的经济损失。

（三）医疗设备档案管理队伍团队意识淡薄

日常的设备管理工作工作量大、步骤繁琐，需要不同人员分块管理共同完成，同时动态资料在所有资料中所占的比重很大，医疗设备的运行、维护资料需要维修者、管理者、使用者合作完成，一旦一方不配合那么整个工作就很难推进。尽管简单的数据收集工作看似很轻松，但是现实情况是，医疗工作者作为设备的使用者，日常工作中的大部分精力消耗在医疗服务上，也就相應的在设备档案管理工作中的合作参与的比重就会减少，对档案管理工作的顺利推进产生了一定的阻碍。

（四）医疗设备档案资料的采集周期长

医疗设备的档案资料包括设备说明说、设备验收证明书、设备检查维护记录等，涵盖了设备进入医院到最终报废的整个过程，这就决定了对某一设备资料档案的整理需要耗费相当长的一段时间，而较长的时间间隔势必会对档案资料的完整度造成影响，任何一个环节出现问题都有可能影响设备的正常使用。

（五）医疗设备档案管理制度不健全、操作不规范

不论是在基层医院还是三甲医院，医疗设备档案的管理工作均应由档案管理部门来完成。设备采购需要采购部门与档案管理部门协同完成，设备的使用应当由使用部门与档案管理部门协同完成，但是在实际的运作过程中，医院并没有对这三者之间关系的明确界定，相关的责任和分工也不明确，导致设备档案资料管理十分混乱。此外，医院管理部门缺少对档案管理工作的有效监管，设备资料的借阅查询手续不完善，导致设备资料的缺失现象严重，如此恶性循环使得医院设备档案管理工作始终无法步入正规，与人事管理等其他管理工作的专业性相差甚远。

二、提高医疗设备档案管理水平的对策

（一）强化培训，提高对档案管理工作的重视

要想提高医疗设备档案管理工作的水平，首先需要扭转工作人员的态度，具体的手段就是对他们进行培训和教育，使之充分认识到后勤管理工作同样对医院医疗工作具有重要意义，改变他们对工作的消极态度，愿意将更多的热情奉献给自己的工作。加强档案管理工作特别是动态档案的管理工作要求工作人员提高对动态资料的采集和管理，保证所有归纳整理的档案能够真实反映设备使用、维护状况。为了提高员工对档案管理工作的重视程度，医院管理者还应当建立审查考核机制，将工作成果纳入到工资考核指标中，并定期召开医疗工作会议总结一段时期的工作效果，对出现的消极行为提出批评，自上而下改善医院工作人员对档案管理工作的态度，不断提高管理工作的效率。

（二）健全医疗设备档案管理制度

提高医疗设备档案管理水平的重点是要建立科学完善的管理制度，将其作为医院统一管理的一部分，实现各项工作流程的规范化和制度化。首先，医院管理层应当制定完善的档案管理体系和管理责任制，明确不同岗位人员的责任，落实到人；其次，建立档案资料专人管理制度，督促工作人员提高自身的管理能力，积极做好日常记录维护工作；最后，医院管理者应当进行定期检查，并将各种检查考核指标纳入到年终评优评级中，协同各方之间的关系不断提高工作效率。

（三）加强信息技术在档案管理工作用的应用

当前医疗设备档案管理工作很难实现较大水平的提高与信息技术的应用程度有关，因此日常的档案管理工作需要更加的依赖计算机，提高管理工作的效率。信息技术的应用不仅能够提高设备管理的效率也能实现无纸化办公，节约资源。例如，在设备入库之后即在电子计算机中建立设备的电子档案，并传送保存在医院的内网中并还要做好数据的备份工作，同时授予相关工作人员权限，使他们能够对档案进行实时修改，提高档案整理的效率和准确性。

（四）实施统一管理，提高资料的全面性

当前，医疗设备档案管理过于分散，一个环节出现问题就会影响整个设备资料数据的完整性，解决这一问题的方法应当是建立档案资料管理的统一管理机构，创建一只高水平具有专业管理能力的队伍，协调好使用者、维修者和自身之间的关系，做到对设备的实时追踪及时更新数据资料，同时明确工作人员的责任，不同工作人员负责不同的管理工作但彼此之间又不是相互独立的，各个科室通力配合共同完成医疗设备档案的管理工作。

（五）加强设备档案管理工作，为医院医疗工作服务

加强对设备档案的管理也就是强化对医疗设备的管理，使医疗工作者能够明晰设备的使用、维护状况，预判各种可能出现的故障并做好维护维修工作，确保设备的数量和状态能够满足医疗服务工作。同时，加强设备档案管理能够减少维修费用，缩短维修时间，提高设备的利用率，简介提高医院医疗服务的收益。

三、信息技术在医疗设备信息管理中的应用

目前医疗设备信息之所以未能实现科学高效管理与档案信息处理的方式有很大关系，当前信息技术已经成功应用于人事等医院日常管理中，将其同时应用到医疗设备的管理也并不是不可能的事，因此本节将主要探讨医疗设备档案系统的设计。

（一）信息技术在医疗档案管理中的优势

设备的多样性和使用的复杂性决定了医院设备档案管理的工作量很大，同时设备档案的管理同医院医疗工作的正常开展以及医院的既得利益有关，因此改变过去手工填写单据、整理档案资料的方式，借助信息技术编写软件来实现档案的高效管理。计算机软件管理具有的优势主要表现在以下几个方面：1）界面美观、操作简单。目前计算机软件编写已经十分成熟，在注重功能实现的同时也强调人性化的界面设计，软件能够提供清晰的界面，使用者只要通过简单的操作就能完成过去需要填很多表完成的工作。2）出错率低，效率高。计算机软件的运行借助于高效的中央处理器，一般来讲数据存储在计算机中不会受到破坏，同时软件支持对档案资料的实时调取，提高了工作效率。

（二）信息技术的具体应用

由于档案管理工作的特殊性质，医院更倾向于建立无线网络实现对设备的档案管理而不是有线网络。无线网络的基础是GIS、LIS、PACS、NIS、BIS系统组成的，能够满足档案管理的基本要求，系统功能的实现需要有数据总线作支撑起到信息交换平台的作用，同时数据总线同医院的无线局域网连接，确保系统能够在医院的任何角落借助无线设备可以进入。

无线网络技术的应用能够大大提高了设备管理工作的效率，医院可以为每一台设备建立专门的二维码，工作人员只要借助手机等移动设备扫描二维码就能够获悉设备的状态，包括设备的维修信息、安全监测信息、使用信息、厂家信息、设备基础信息等，实现对设备的实时追踪。同时，无线网络和RFID技术的应用也为档案管理人员提供帮助，他们可以利用电脑和平板等工具向系统中录入医疗设备信息，将设备信息存储到系统数据库中，减少了纸质版档案可能造成的数据遗失和数据调用困难的情况。

目前使用基于GIS、LIS等技术的无线网络系统不仅能够满足设备管理工作同时兼具移动计算、呼叫、扫描成像的功能，比有线网络设备和传统的手写整理具有更大的优势，同时该技术能够在多种计算机系统下运行，满足不同的接口设备要求，兼容性良好，出现系统错误的概率很小，能够稳定满足医院设备档案的日常管理工作。

三、结语

总的来说，目前医疗管理工作存在的问题不是一個因素导致的，管理者应当全面分析原因寻找重点，制定相应的政策调整管理工作，使档案管理工作不再成为医院管理中作的薄弱环节。

参考文献：

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