高校档案管理信息化建设思考

郑华

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）02-000-02

摘 要 随着科学技术的不断发展，各领域都逐渐进入信息化管理的轨道，作为各高校宝贵信息资源的档案也逐渐开始走信息化管理的道路。鉴于此，本文结合高校档案管理信息化建设的必要性，详细分析了高校档案管理信息化建设中存在的问题，在此基础上提出推进高校档案管理信息化建设的措施，以供档案相关工作者借鉴。

关键词 高校 档案管理 信息化

随着计算机的普及，各种信息技术、网络技术开始广泛应用到各个领域。在档案管理工作中，传统的手工业务已经难以适应信息化背景下档案工作的需要，有必要采用现代化信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化、提升档案管理水平和服务效率，但是由于我国高校在档案管理方面投入较少，使得档案管理信息化建设仍需要面临巨大的挑战。因此找到高校档案管理信息化建设的措施具有重要的现实意义。

一、高校档案管理信息化建设的必要性

（一）实现资源共享

高校档案管理信息化的作用有多种，通过建设高校档案信息库，最大程度地集成和利用档案信息资源，不仅可以提供档案资料的存取，快速、完整、便捷地实现服务功能，而且可以与国内外的网络相连达到资源共享。所以高校内部人员和社会用户均可以通过高校档案库进行检索、咨询，从而达到较好的资源共享，方便用户了解各种学术交流的最新动态。

（二）实现资源的安全保存

古老的储存档案的方式是保存文档纸张，而文档由于纸张质量不同会受到各种影响，如受潮、火灾和虫蛀等各种灾害，除此之外，部分文档资料需要反复查阅，因此有可能导致受损或丢失，需要管理员采取各种档案保护措施进行维护并对破损档案进行修复，所以古老的文档保存方式需要大量的经费投入，且给管理员增加工作量并带来很大的困扰。新型的档案管理方式即信息化管理可以将信息永久地保存入计算机，用户在查阅资料时可以直接在网上进行查阅，继而在一定程度上降低对档案原件的破坏，实现文档资源的安全保存。

（三）提高工作效率

传统的档案管理模式导致用户需要受时间和空间限制才能查阅资料，而新型的高校档案管理模式，只要拥有联网电脑，使用者就可以进入档案管理系统简易、方便、快捷的查询自己需要的档案信息。因此档案的数字化管理不仅使得档案的存储方便易行，也使查询和借阅更加快速便捷，同时还减少了管理人员反复拿取、存放档案文件的过程，由此降低了管理员的劳动强度、简化了管理人员的整理手续、提高管理效率，并且提高了文档阅读率、提升了文档人性化服务水平，从而提高了管理人员乃至广大用户的工作效率。

二、高校档案管理信息化建设中存在的问题

（一）高校尚未形成协调的管理机制

由于相当多的高校对档案信息化建设的重视程度不够，致使其缺乏详细周密的计划和有效的组织系统来建设信息化档案，高校档案管理信息化工作仍需要面临巨大的挑战，有必要找到一个统一的组织机构来规划高校档案的信息化建设。档案信息化建设既需要管理人员熟悉档案管理的各项流程、具备扎实的档案管理理论，同时，网络化的高校档案管理系统在运行时也会出现各种问题，需要专业的维护，而传统的档案及信息化管理部门分属不同机构，因而很多高校仍无法形成协调的档案信息化管理机制。

（二）信息化建设方向存在误区

将大量的纸质档案加工成数字化信息需要耗费大量的人力和时间，所以大部分档案馆室将工作重点放在了数字化加工上，而对资料的收集和电子文件的管理没有形成具体的工作模式。另外，有些高校对档案信息的认识不到位，使得信息的资源性没有被高校合理的发挥出来，由此致使诸多信息资源被浪费。

（三）高校对档案信息化建设的投入不够

计算机软硬件基础环境及各种辅助设施等基础设施是档案信息化建设的物质条件，往往需要大量的资金和技术的支持，由于高校相关人员的认识不到位，在档案信息化管理上投入较少，致使技术设备落后、信息化程度偏低等问题仍存在于大部分高校，使得档案资源中的有效信息不能得到充分地挖掘和利用。同时，由于资金投入的不足、技术设备的落后，导致大部分信息的储存、收集和传递过程仍需面临繁杂的环节，档案管理效率尤为低下。

（四）高校档案信息化的规范程度不够

规范化的高校档案信息化管理不仅需要兼容各种通行技术标准，而且需要兼容以往的标准规范，但是由于高校档案信息化建设的相关标准较复杂，且各种信息技术的更新较快，所以大部分高校信息化建设缺乏统一、有效的管理标准，很难达到规范化的高校档案信息化管理。与此同时，高校档案信息化管理除了要考虑规范问题，并且还要高度重视安全问题，然而档案管理信息化安全建设方面采取的措施远远不能满足当今的状况。

（五）管理人员的水平不同

实现档案管理人员现代化是实现高校档案管理信息化的前提条件，档案信息化建设需要一批既具有扎实的档案理论基础又具备相当高的网络信息技术的复合型人才。然而大部分高校的档案工作人员属于非档案管理专业，部分管理人员没有一定的档案管理基础理论知识，部分管理人员没有相关的信息技术知识，所以档案管理人员的工作水平不同。各高校如今均不同程度缺乏既拥有精湛的网络技术，又精通的档案业务的人才，随着高校管理信息化建设的需要，高校必须提高所有管理人员的工作水平。

三、实施高校档案管理信息化建设的措施

（一）建设管理系统的基础设施

高校档案管理信息化系统的基础设备有计算机、扫描仪、路由器、操作系统、管理系统和安全系统等。良好的基础设备可以实现档案信息的传输、交换等，也可以帮助用户更好地接收、查阅文件，从而实现资源的共享，还可以让管理人员利用这些设备来对档案进行更好地收集、整理、编制。同时，档案管理部门还可利用已建立好的数据库资源和网络设施为社会服务，提高档案信息化的整体效益。因而，必须加强基础设施建设以夯实档案信息化建设的基础。

（二）构建档案信息资源

实现对高校档案的数字化、电子化是进行高校档案信息资源建设的必要条件，因此各高校需要面对如何更好的将现存的大量纸质档案进行数字化处理的问题，工作人员不仅需要将文字、图像等档案资源转化为数字信息，而且需要将这些信息用网络化的形式进行相互连接，除此之外，档案管理人员还要对这些信息进行系统化的归纳及管理。

（三）建设信息化系统

信息化系统是高校档案管理信息化建设的技术保障。在建设高校檔案信息管理系统时首先需要收集、筛选档案材料，将有价值的档案信息输入管理系统，其次是对收集到的资料进行加工和组织，方便用户进行检索和利用，另外需要给用户提供多种检索途径和手段，从而帮助用户快速、准确地找到档案资源，最后信息化系统还需要一个反馈机制，保证用户和系统之间可以交互，管理人员也可以随时掌握用户的需求情况。

四、结语

综上所述，高校档案管理信息化建设具有重要的现实意义，但现阶段的档案管理信息化建设依然面临着较多的困难乃至挑战，所以，高校务必要对档案信息化建设提起重视，积极利用各种计算机技术与网络技术，培养高素质的档案管理人才，制定出有效的信息化方案，从而真正建立起完善的高校档案信息化系统。

参考文献：

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