现代秘书处理信息的高效模式探索

刘丽红

内容摘要：信息工作是秘书工作的一项重要内容，信息化时代对秘书工作提出了更高的要求，要具备与时俱进的思想观念，掌握当代网络时代科技文化相应的知识及工作能力，及时转变思维和创新工作方式积极融入到科技大潮中。

关键词：数字化 精心提炼 及时存贮 信息保密

在我国秘书是种职位和社会职业，是属于领导者的个人助手，虽然各种秘书由于领导的职能不同，而导致各种秘书的具体助手作用也各不相同，但他们的共同点都是通过辅助领导，为人民服务和为社会服务。

一.现代秘书高效处理信息的意义

秘书部门的地位、性质和作用决定了信息工作是秘书工作的一项重要内容。秘书部门作为单位的中心，是联系上级沟通下级，交流各方的信息集散地，这为做好信息工作创造了良好的条件。随着社会信息化程度的不断提高，各级领导越来越深刻地认识，为了做出更好的决策，我们必须要完善信息网络系统，切实做好信息工作。首先，众所周知，以信息工作为轴心的是办公室工作，如果我们实行一套完整的程序，这样直接参与信息工作的不仅仅是信息人员，收发、文印、文书、机要、内务、档案等人员也都加入进来。这就使文书工作和信息工作相结合，做到一环扣一环，从根本上加快信息的运转速度，缩短工作时间。其次，随着信息网络的发展和办公设备技术的提高的发挥，越来越多的纸质文件被电子文档所取代，同时许多的面对面会议由于视频会议的出现被精简，这样的变化有效地克服了文牍主义。第三，随着办公自动化水平的进一步提高，各级领导所要传达的指示精神及交办的重要事项，可以直接通过现代信息渠道即时完成，无需一级一级地传达，不但减少了工作时间，还可以减少因多次传达导致信息误差，使秘书部门的工作效率也因此得到了大大的提高。可见，高质量的信息工作在促进秘书工作开创新局面起着有力的推动作用。

二.信息化时代对秘书工作的要求

（一）要有较高的政治思想素质

领导所下的决策， 都要遵循的“党政分开”原则。秘书人员应严格按照党的方针、政策办事， 全面领会领导意图，深入地透彻的分析问题，善于观察和思考，认真学习和贯彻上级文件精神。只有这样，才能收集到有价值的信息，才能及时准确地为领导提供有决策价值的信息。

（二）要具备较高的理论修养和业务素质

由于企业经营模式转变，使其经营模式从粗放型模式转为了集约型模式。国内外市场逐渐成为一个整体，为了顺应时代的变化和企业领导经营管理决策的需要，秘书人员的素质也要有所提高。当今社会中越被人们所重视，也就越要求有较高素质的秘书人员来适应这一工作。企业秘书必须通晓本企业的业务，熟悉本企业的经营活动和发展战略，及时收集、处理与本企业的产、供、销、科技、资金、市场等有关的信息，国家宏观调控方面的信息，国际国内工艺水平、经济动向方面的信息等， 必须通晓行政、财务、统计、管理、市场营销等方面的知识。随着市场经济体制的逐步完善，秘书信息工作行政性已逐渐弱化而商务性则渐渐加强，随着2001年中国加入世界贸易组织以来，各国企业在世界范围内实现了竞争与协作相结合的良好共存局面，这更加要求企业秘书人员要熟知国际法规及惯例的同时还要掌握两门以上外语来辅助做好该工作。

（三）要加强信息意识，提高搞好信息工作的自觉性

信息的沟通是相互的，如果人们对信息不引起重视，没有信息意识，那即使是信息就在你面前，你也会看不到，也听不到，任由信息白白流失，不能加以捕捉和接受。同时，秘书人员信息意识的强弱还会影响信息的质与量。例如，所有人员同去出席一个活动，因为关注角度和重视程度的不同，有的人收获满满，而有的却两手空空，什么信息都没收集到。再则，同去了解某个产品的情况，有的人仅仅就得知了一些表面信息，但有的人却在普通信息之下进行剥丝抽茧得到了隐藏的重要情报。因此，秘书人员应该在提高信息意识方面要有目的、有意识、有针对性地训练自己，做到工作上积极主动、思想上与时俱进、行动时迅速高效、观察时意识敏锐。

（四）要强化现代意识，充分利用高科技手段进行信息工作

信息意识是反映人们对信息工作性质，社会地位和作用的认识程度，是一种驱使人们采取情报行为的动力。信息的加工、贮存、传递等程序有赖于电子计算机的文字编辑和数据处理，还可结合全企业的具体情况进行相应的应用程度的制定，以达到信息加工的目的。互联网的存在也给信息工作提供了更加广阔的天地，企业内部联网后，可通过电子计算机了解各部门之间的产、经营情况等。而与外部联网后，则可了解国内和国际上同行业相关的情况。互联网飞速发展的同时也为企业秘书提供了更多的机遇，但与此同时也对秘书人员提出了更高的要求。秘书信息工作人员不仅要具备与时俱进的思想观念，还应掌握当代网络时代科技文化相应的知识，充分认识到新技术带来的改变并及时转变思维和工作方式积极融入到科技大潮中。

三.秘书如何高效处理信息

（一）广泛收集信息

秘书工作是和信息紧密联系起来的。信息的来源越多，得到的有价值的信息也就能越多，那么能利用资料就会越丰富，这就能使秘书信息工作完成的更加主动，更加出色。一般情况下协助领导科学管理和辅助领导科学决策是秘书工作的主要职责，但由于领导所管理的不是一个小小的部门而是整个公司，它是一个完整的动态系统。所以这就表示秘书要收集各个层面的信息，而且不但要有国内的，还要有国外的这些与之相关的信息也都要收集，而通常信息收集的渠道和所收集的信息是成正比的，收集信息的渠道越多那么收集到的信息就能越多，因此秘书人员就要积极主动地利用和发掘各种收集信息的渠道，收集到所需的信息，并适时、适当地对这些信息提出自己地独立见解，向领导决策提供参考意见和建议，为领导能下达科学、合理的决策提供更加深入地信息依据。

（二）精心整理信息

现代科技的飞速发展使秘书收集的信息量几乎不受任何限制，但过多的信息也会白白浪费精力和物力。即使收集的时候已经注意初选，但一段时间后，累积的信息仍会大大超过实际的需求量，这就需要整理和加工。整理信息的初步做法就是现将目前所有的资料先按照一定的类别分类，然后尽可能的将信息分成细类，理清头绪。然后再将其分为有用或无用的信息，最后剔除无用的信息和虚假的信息，保留有用且真实的信息，以达到整理的目的。endprint

（三）认真提炼信息

所谓的提炼信息就是对信息进行编辑、统计、分类、综合、提要等一系列工作，最终目的就是为了让领导及其他信息利用者能在较短的时间内获取所需的信息。然后从提供的那些信息中获得最大的信息量，让他们能缩短阅读时间，以及减少那些必要的或没有价值的信息对他们的干扰。办公室人员所提交的总结、会议记录、简报等都是对各种信息进浓缩和择优的成果。

（四）及时存储信息

有很多信息在经过收集、加工、处理等一系列程序完毕后并不是马上就能被利用的，在这之前秘书人员需先要把这些信息先保存起来。除此之外，一些有价值的信息在被使用过后，还有被反复利用的价值，如此一来这些信息就需要先留份备存，为以后的信息利用工作打好基础。所以，研究信息是如何存储是非常有意义的。信息的存储是指对加工过后的信息进行科学、有序的存放，以便使用的过程。它通常包括两层含义：一是将加工后的信息按照一定的规则记录在相应的载体上；二是将这些信息载体按一定的特征、内容性质等进行综合，组建成系统有序、方便检索利用的体系。

（五）做好信息保密

在高科技迅猛发展的时代，企业竞争已经进入到了一个信息化竞争的新阶段。如何增强信息保密能力，确保信息安全越来越成为我国企业关注的重大课题。作为企业重要的信息管理秘书部门，具有较强的机要性。作为企业管理重要信息的秘书部门，它必须要有较强的机要性。因此，企业对加强秘书人员在信息保密工作方面提出了更高的要求。作为企业重要信息管理的秘书部门，所以，秘书人员对信息工作就要做到不论何时、何地都要严守机密做到不泄密。

（六）用数字化工具处理信息

随着时代的不断发展和科技水平的不断提高，人类社会已经进入了信息化时代。它的出现，不仅改变了秘书信息处理工作，同时使办公业务的信息量也因此急剧增加，在这个日益发展的信息化时代，传统的办公设备和技术所具有的办公效率已经不能跟上这个时代的脚步。对于现在的秘书人员和领导者而言，用电子计算机技术和通讯设备技术处理信息，能更快的实现办公自动化和信息管理的现代化。

实践证明，自从信息处理工作中运用了办公自动化后，展现出了许多的优势：

可以让办公人员节省大量的工作时间。根据统计，在办公自动化没出现以前，秘书人员平均有三分之一的时间耗费在寻找、查阅文件以及资料方面，而剩下的三分之二的时间中，又有四分之一的时间被用于处理事务性工作；能提高快速反应能力，在秘书人员办理公务时，可以充分的利用计算机的检索能力来进行快速查找；能提高决策的质量，计算机处理作业能比手工作业更来的更准确、及时和可靠，能为领导决策提供更可靠的科学依据；可以加速信息的传播速度，提高工作效率，减少工作费用，为所在单位节约了大量成本。

（作者介绍：湖南涉外经济学院文法学院副教授）endprint