“双高”背景下高职院校学籍管理工作的研究与探讨

【摘要】在高校纷繁复杂的教学教务管理工作中，学籍管理贯穿着整个教学管理工作的每个环节，对于维持正常的高校教育教学秩序意义重大。现有的学籍管理工作体系已经不能满足建设中国特色高水平高职学校和专业建设的新需求，本文就高职院校学籍管理工作的现状进行分析，并针对当前学籍管理工作存在的问题提出了相应的意见建议，旨在为提升学籍管理质量，服务于“双高”建设提供一定的借鉴。

【关键词】“双高”建设  高职院校  学籍管理

【基金项目】双高建设背景下高职院校学籍管理工作的研究与探索，项目编号：2021RWSY79。

【中图分类号】G71   【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2022）04-0013-03

自2019年高职院校实施扩招以来各院校学生人数急剧增加，这对高职院校的发展来说无疑是一则好消息，但也使学籍管理工作量成倍增加。高职院校学生人数逐年增加，学生电子注册信息、学籍异动等数据量越来越庞大，使得学籍管理工作变得更加繁琐，工作难度系数也不断加大。现有的高职院校学籍管理的观念、方式方法等都无法满足和适应“双高”建设的时代需求。如何加强和完善学籍管理工作，使高校学籍管理工作能够适应“双高”的发展要求，对于提高高校办学水平和人才培养质量有着至关重要的现实意义。本文结合笔者所在高职院校学籍管理工作的现状及所存在的问题提出思考，针对现存问题提出改善建议，旨在为高校学籍管理工作及相关部门工作效率的提升提供一定的借鉴意义。

1.高职院校学籍管理现状

1.1二级管理工作主观能动性不强

随着办学规模的不断扩大，高职院校普遍推行院系二级管理模式，我院也积极推动院系二级管理，期望把教务工作重心和管理权限逐渐下移，给二级院系更多的自主权，这就要求二级院系学籍管理工作人员能够发挥主观能动性，能够熟悉理解上级部门及学院的各项规章制度，能够根据实际情况处理各项事务工作，而不是停留在传统的教务管理模式，做单纯的“传声筒”[1]。目前大部分高职院校学籍管理工作仍然由教务处统一管理，学籍异动、在校生统计、电子注册等学籍管理动态数据存在滞后现象，数据的准确性也难以得到保证。二级院系对学籍管理工作不够重视，分工不明确，导致出现问题第一时间不是思考如何解决，而是把问题直接抛给教务处，甚至部分二级院系直接让老师、同学到教务处进行咨询，这种遇到问题权责不清、互相推诿的现象普遍存在。

1.2学籍管理与育人理念结合不够

高职院校更注重对学生的约束和管理，缺乏对学生人文主义的关怀[2]。教育部第41号令《普通高等学校学生管理规定》中体现了以人为本、强化服务意识的精神，要求高校切实尊重和保护学生利益。学籍管理部门是面向广大学生的服务窗口，需要加强服务学生的意识，但是部分学籍管理人员还存在管理落后的情况，将工作行政化，近几年高校与学生之间因学籍异动引发的舆情与行政纠纷也愈演愈烈[3]。面对大量繁杂琐碎的工作，学籍管理人员面对学生咨询的时候难免会缺乏耐心，服务意识淡薄，专业素养不达标。

1.3学籍管理制度宣传力度不足

学籍管理制度与学生个人利益息息相关，涉及到学生从进校到毕业的全过程。目前，高职院校普遍存在对学生宣传教育不力的情况[4]，对学生的权利与义务关注少，宣传方式相对有限。大部分高校最常见的宣传手段是通过向新生发放学生手册来解读高校学籍管理制度，然而大部分学生拿到学生手册后就不了了之了，并未认真阅读，学校也没有组织学生进行相关学习，宣传力度不足。老师、学生对相关学籍制度不重视、不了解，导致学生对自己在校期间的权利与义务并不清楚，只有涉及到自身利益问题时才会临时了解相关规定，这对学业困难学生可能造成无法按期毕业等严重后果。

1.4学籍管理团队素质有待提高

高校学籍管理工作不仅仅是学籍数据的简单梳理和汇总上报，它具有繁琐、复杂、涉及面广、政策性强等特点，费时费力，与学生的切身利益息息相关，尤其是涉及到学生的学籍处分，更是需要学籍管理人员具有一定的法律知识，较强的责任心和较高的专业素质[5]，既要做到客观公正符合相关法律规定又要做好学生心理疏导，做好人文关怀工作。在实际工作中，学籍管理工作者往往还需要具备较强的专业数据统计和数据分析能力。目前高校学籍管理人员多为聘用制员工，且大多为行政管理工作者或是兼职辅导员，学历不高且稳定性不够，人员素质也良莠不齐，对档案管理、数据分析等信息化专业技能不够熟悉，对上级部门下发的制度、文件精神无法很好地解读领会，难以适应复杂的学籍管理系统，在操作过程中常常出现由于信息化能力欠缺造成的信息录入或数据统计分析错误等现象的发生。同时学籍管理人员缺乏专业培训，院校之间缺乏交流，工作效率低，文档文件归档不科学，创新性缺乏等问题较为严重，导致学籍管理团队建设滞后。

1.5缺乏有效的信息化平台

高职院校信息化程度偏低，在实际运用过程中大部分学校学籍管理者仍采用相对落后的手工管理方式。学籍管理是一项精细化的工作且需要动态统计相关信息，其中学籍异动是学籍管理中非常重要的一个环节，包括休、转、病、退等，我院每学年学籍异动人数200余人，学籍异动存在数量大而流程繁琐等特点使得手工管理的方式常常造成信息更新不及時或信息漏更新等不可控因素，缺乏高效的信息化手段，则会造成工作效率低下甚至是出现错误。虽然目前学校已建立多套信息化平台，但并不完善，各信息化平台功能较单一，未能互相结合，尚不能实现信息化管理，导致学生办理各类手续困难重重。如在办理休退学手续时，需经过多处室同意并签字，至少花费1～2天时间才能完成，假如其中某一部门的负责人不能及时签字而耽误，办完整个流程可能需要1周时间，甚至更久，这样使得某些办理学籍变更的学生没办完手续就提前离校，导致学生对学校评价不高[6]。另外，大量学生到各职能部门签字盖章，也影响各部门工作，导致工作效率降低。

2.学籍管理工作的思考对策

2.1明确工作职责，制定工作流程

随着学籍档案规模的不断增加，学籍管理工作俨然已经成为高职院校管理工作的重点内容之一，学籍管理工作重要性不断凸显，要求我们的工作也要不断创新。高职院校应该制定和完善相应的管理制度，尤其是制定相应的二级管理制度和工作流程，明确二级院系的工作职责和权力，配备相应的二级院系学籍工作人员，教务处只负责对二级院系学籍管理工作人员作解释说明工作，学籍管理工作中涉及的详细问题由辅导员、系部学籍管理工作人员对学生及家长做具体的指导工作，充分发挥二级院系学籍管理人员的主观能动性，提高服务师生的效率和质量。而教务处的工作则将学籍管理的重心放在文件制度的制定修改和完善上，对二级院系具体工作的执行进行监督和检查。教务处对二级院系学籍管理人员有培训相关制度和流程的义务，针对学生家长及老师遇到的常见问题进行整理汇总后统一由二级院系学籍管理老师进行回复。

2.2转变学籍管理理念

高校的育人宗旨是立德树人，作为行政管理人员也需要树立三全育人的理念，在当前建设高水平高职院校的背景下更要对学籍管理工作进行重新定义和思考，赋予管理工作更多的温度和温情，强化服务意识，确立“以人为本，以生为本”的工作理念，使其更好地发挥管理育人的作用。结合我院自身的实际情况和学生的特点，以学生的利益为出发点和落脚点，坚持秉承为学生服务的理念，创新学籍管理理念。充分发挥学籍管理工作人员的主观能动性，将“一切为了学生，为了学生的一切”的工作理念融入到学籍管理中。要以为学生提供便利为工作目的，尊重、理解和关心学生，对待学生的诉求要熱情周到，将学生满意度作为衡量工作成果的标准，不为难学生及家长，依法依规办事，不断提高服务意识，切实把为学生处理解决问题落到实处。

2.3加强学籍管理制度的宣传力度

加强学籍管理制度的宣传力度是学籍管理工作有条不紊开展的有力支撑。高职院校应通过各种途径加强对学籍管理制度的宣传教育，让学生掌握学籍管理制度的核心内容，尤其是涉及学生自身利益的内容更应加强学习，让师生认识到学籍管理的重要性。就如何推行学籍管理制度的宣讲工作可采取多种形式的共享交流，要让学生真正了解学籍管理制度的相关内容，不仅可以利用传统的学生手册进行学习，还可以通过多种方式全方位宣传。例如通过新生入学教育进行宣讲，将宣讲内容纳入考核，未达到考核标准需进行补考，使各项制度深入人心，使学生在校期间能够更好地维护自己的法律权益，减少不必要的冲突。此外，还可以利用短视频、微信公众号、学校网页、展板等多种途径进行各项制度的宣传推广，加强学籍管理制度的普及、宣传，让学生潜移默化地了解相关政策法规，合理规划自己的大学学业和生活。

2.4加强学籍管理队伍建设

专业的学籍管理队伍是学籍管理工作得以有力执行的重要保障，要做好学籍管理工作，必须要配齐配强学籍管理队伍建设，提高学籍管理人员的综合素质[7]。学籍管理人员的综合素质不仅体现本人的文化素养更是体现了学校的学籍管理水平。首先，学校应重视学籍管理工作，并加大投入，培养一支素质较高的专业学籍管理队伍。根据在校生人数配备专业学籍管理人员，要严格把控对人才的录用入口，确保引进人才符合岗位需求。在选人用人方面，挑选认真负责，严谨细致，优先选择具备计算机技能与学籍管理服务能力的人员担任学籍管理人员。其次，还应定期组织多种形式学籍管理人员专业能力的培训，加强学籍管理队伍的交流学习，经验丰富的老师充分利用“以老带新”的方式，加快新旧人员在交接工作时信息的对接，避免发生数据丢失的情况，使得管理人员具备一定的业务素质和业务能力。一方面组织学习教育部相关政策法规、技能培训，包括学籍注册、学历注册、学籍异动等操作培训;一方面加强学籍档案的归档管理知识，提高工作效率;另一方面提升学籍管理人员的计算机水平，学习常用办公软件，熟悉数据统计分析汇总等操作。另外，建立行之有效的激励考核机制，定期考核，对于优秀的学籍管理人员通过颁发证书、奖金等奖励措施，以此激发学籍管理人员的工作热情，减少人员的流动，保持学籍管理队伍的稳定性。通过各种措施不断加强学籍管理队伍的综合素质，才能保证学籍管理工作的严谨性与科学性。

2.5促进信息化平台建设

随着信息技术的快速发展，各行各业与信息技术的融合也越来越密切，高职院校学籍管理同样也离不开信息技术的支持。在当前的时代背景下，在建设中国特色高水平高职院校的契机推动下，学籍管理平台应加快信息化智能化建设，优化教务管理系统，提高系统性能，对常规流程如学籍异动等进行优化重建，从管理模式、学籍管理细节等方面降低操作难度，通过PC端和移动端（微信、微博等公众号）操作，尽量精简学籍异动手续，加快各级各处室审批流程，明确各相关部门权责，规范各岗位工作人员的操作，真正实现共享学籍管理工作数据，并在公众号及时推送各类学籍变更受理结果，提高管理工作质量和效率。通过学籍信息数据共享，学院相关部门可以及时掌握学生在校期间的动态学籍信息，以便及时更新学院人才培养方案及调整教学活动，对于维护良好的教学秩序，有效提高高职院校的办学能力有重要意义。

3.结语

“双高”建设背景下，加强学籍管理工作的科学有效性，发挥学籍管理工作在教育教学管理中的“目标导向”作用，对于推进高校发展，培养学生成才有着举足轻重的影响意义。因此，各高职院校要与时俱进，积极探索创新，要从学籍管理理念制度、学籍管理团队素质、信息化平台等方面优化学籍管理方式与手段，提高学籍管理水平和质量，更好地为广大师生和社会服务。

参考文献：

[1]李玮茹.高职院校学籍管理存在问题分析及对策研究[J].浙江纺织服装职业技术学院学报，2019，18（4）：96-98.

[2]杜君芳，孙天洋.高职院校学生学籍管理工作创新途径探索——以滨州职业学院为例[J].现代职业教育，2020（43）：74-75.

[3]胡潇月.高校学籍管理工作现状及提升途径[J].知识经济，2020（10）：160+162.

[4]汤志松，于洪杰，徐春栋.浅谈高校学籍异动管理现状及思考[J]. 教育教学论坛，2019（44）：231-232.

[5]鄢虹英.高职院校学籍档案管理中存在的问题及解决措施[J].陕西档案，2021（4）：50-51.

[6]方雅婷.高校学籍管理工作模式创新研究[J].科技风，2021（5）：143-144.

[7]关庆，刘金成.高校学籍管理工作中存在的问题及对策[J].科技风，2019（32）：220.

作者简介：

王晓芳（1988年-），女，汉族，四川成都人，医学硕士，讲师，研究方向：学籍管理。