不断加强完善档案管理的新思考

任春艳黑龙江省黑河市爱辉区二站乡人民政府　黑龙江黑河　164332



不断加强完善档案管理的新思考

任春艳
黑龙江省黑河市爱辉区二站乡人民政府黑龙江黑河164332

【摘要】随着经济和科技的发展，我们的生活也发生了巨大的改变。越来越多的新技术被用于我们的日常生产生活当中。从之前的传统档案管理方式变成了现在高科技的管理方式。一些计算机，智能化等高科技的技术被用于档案管理。档案管理的重要性不言而喻，只有将每一份资料都进行严密管理，我们的信息才能更好的为我们服务。

【关键词】加强完善；档案管理；新思考

一、前言

档案管理是我们日常生活中经常实行的，所有的公司企业甚至是学校家庭等地方都离不开档案管理。档案管理将我们生产生活中需要的信息进行合理的分类与保存，以便我们可以在各种活动中顺利完成。同时，档案管理也可以让人们的效率得到大大的提升。所以我们必须要不断的加强完善档案管理，使其发挥出更大的作用。

二、我国档案管理中出现的问题

（一）对档案管理的重视性不够。档案管理包括不同类型的档案的管理。在很多的重要地方都需要建立档案管理室，因为人们的日常生活离不开各种档案，档案从某种角度上可以说是一个人区别与其他人的身份象征。在医院，每一个病人的病情与治疗资料等都需要建立档案然后进行管理。而在企业，人事档案是十分重要的，它记录了每一个员工的具体资料以及平时的表现记录等，这些对员工的工资，升职等十分重要的，上层领导者必须通过这些档案资料去评价一个人。所以说档案管理在生产生活中的作用是无法代替的，但是很多单位以及个人对于档案管理并不是特别的重视，不肯花心思及投入资金与技术去建立更加完善的档案管理中心。认为档案管理并不会发挥太大的作用，其实不然，很多的事情必须要通过档案管理才能解决。还有很多的管理者对于档案管理的认识存在着较大的误区，认为档案管理室的作用就是对档案进行保存以便日后能过查看。于是便导致档案管理工作进展缓慢，工作人员工作效率低下，很多的新兴技术都不能适当运用到其中。同时档案管理的权限问题等也未得到重视，很多的无关人员为了自身私欲随意查看资料并进行更改，这样做对于档案所有者是一种隐私的侵犯。

（二）工作人员的能力与素质低下。因为人们对档案管理的不重视，档案管理在生产生活中的作用也在不断的下降。与此同时，因为技术及资金投入的不充足，使得档案管理人员的素质也得不到提高，因为科技的发展，档案管理方式也在逐渐发生着改变，计算机，软件等的融入档案管理中，使得档案管理的技术性也在不断的提高。然而工作人员并没有进行相应的技能培训，于是也就不能担任这份工作，在档案管理过程中就会出现很多的问题。还有的工作人员并没有职业责任感，在工作过程中不去认真严肃对待，于是便会导致档案丢失，错误等的现象。这样对于档案管理的正确性有着极大的破坏，档案的缺失与错误很可能会导致出现严重的事故危机。同时也会给人们的生活带来极大的影响。

（三）档案管理不规范。很多的档案管理还是在使用着传统的管理方式，也就是将资料记录到纸本上然后放在固定的地方保存。很多档案管理的工作人员并不是专业的管理人员，经常身兼数职，对档案管理做不到尽心尽力，甚至连基本的认真仔细都做不到。传统的档案管理方法存在着很多的缺点，如会占用较多的空间，对资源造成了一种浪费，同时，档案资料的查询，归纳等也较复杂，甚至错误率也较高。而如果利用现在的信息化技术，就会给档案管理过程带来方便与快捷，同时可以节约大量的空间，数据也不容易丢失，保存也较为简单。现在的档案管理存在着很多的问题，如资料不全，中途出现破损等。这都是管理过程不规范的原因。

三、对于完善加强档案管理的思考

（一）加大对档案管理的重视。领导者必须对档案管理加大重视度，投入足够的资金去完善档案管理。通过拖入资金引进先进的档案管理技术和人才，要特别注意管理工作人员的素质与技能培训。只有工作人员将心思都放在档案管理上，才能真正的将档案管理工作做好。领导者平时要加大对档案管理的日常监督，完善制度，约束工作人员的行为，避免出现玩忽职守等的现象。

（二）增加工作人员的职业素能。定期对工作人员进行相关的职业培训，特别是一些计算机知识与实践操作。因为信息化的时代已经来临，人们逐渐离不开智能化与自动化。档案管理中加入计算机运用，可以节省很多的资源，同时也大大加快了作业的效率。档案管理工作并不是所有的人都可以胜任的，它需要有较高的专业技能，同时还必须熟练掌握当今的基本计算机知识。因为档案管理在资料的录入，分类，保存等都需要计算机，同时，在对一些资料进行分析整理时，还用到了很多的计算机知识，这些都需要工作人员去学习。在档案管理过程中，还需要工作人员的责任心与耐心，档案管理就是对庞大的资料数据进行保存与分类，这极容易出现错误，而只有有极强责任心的人才可能最大程度的避免这些问题。同时，还要设置严格的规章制度，对于错误率较高的工作人员要进行适当的惩罚，而对于出错率较低的工作人员则要根据其工作能力给予一定的奖励。这样才可以大大提高工作人员的工作热情，也能有效的制止一些偷懒等的行为。

（三）进行规范的管理。在档案管理过程中一定要进行规范化。对于资料要做好保密工作，设置阅读权限，不能随意更改，必须要以事实为依据。在管理过程中，一定要保证资料的完整性，不能造成资料的遗失和损坏，为了防止有的资料在管理过程中遗失或者损坏了，必须对资料进行备份，可以是计算机数据备份，也可以是文本备份。要严格规定管理过程中的每一个环节。建立健全各项规章制度，真正实现档案管理各环节的标准化与规范化。

四、结语

现在我国的档案管理还存在着很多的问题，而这些问题则是，现问题或是效率过低的原因。档案管理在我们的生活中有很大的作用，它的发展与人们是息息相关的。因为科技的不断发展，档案管理的方式也在不断的发生着变化，档案管理工作人员一定要跟上技术进步的脚步，才能在新的世纪站稳脚跟。

参考文献

［1］智慧，尹彦红.浅析新形势下如何加强人事档案管理工作［J］.黑龙江档案，2014，11（3）:111-123.

［2］邵斤.浅谈人事档案管理工作存在的问题及解决对策［J］.黑龙江档案，2015，23（11）:234-345.