档案管理原理在档案管理现代化中应用的分析

徐蕾

佳木斯技师学院 黑龙江佳木斯 154002

档案管理原理在档案管理现代化中应用的分析

徐蕾

佳木斯技师学院 黑龙江佳木斯 154002

档案管理的原理和档案管理工作的现代化有着直接的联系，虽然说档案管理工作的相应管理方式在持续发生着相应的变化，但档案管理始终是其中的根本，如此以来也就必须要针对档案管理原理加以利用，档案管理现代化才能够得到更好的发展。本篇文章主要针对档案管理原理以及档案管理现代化的应用分析进行了全面详细的探讨，以期为我国的档案管理发展作出贡献。

档案管理原理；现代化档案管理；分析与应用

在当前全球化共同发展的背景之下，社会经济体系的进步开始和多个方面的因素相接驳。在这一过程中，社会不断的针对档案管理现代化提出了更多严苛要求。实质上，档案管理现代化的发展过程中，主要就是把以往较为传统并且无法满足现代化社会需求的管理措施，朝着更加科学合理的方式加以转变。并且在逐渐完成转变期间，必须要将现代化的管理理论加以应用，并且作为发展的基础，以此来达到发展档案管理的目的。下文主要针对档案管理原理在档案管理现代化中的应用分析进行了全面详细的探讨。

一、档案管理原理

档案管理工作本身属于较长期并且极为缓慢的管理工作，正是由于档案管理的长期性，所以必须要针对档案保管工作加以重视。但是在实际展开档案管理工作的过程中，有着多个不同的工作阶层，并且每个不同阶层所呈现出的特性也有所差异。从某种程度上来说，档案管理活动本身限制了档案在社会中的流通性，自身有着较为封闭的特性，这直接导致档案管理工作中有着利用、保管的矛盾性存在。

二、档案管理现代化的背景以及必要性

档案管理现代化就是指管理者秉承着现代管理理论科学，以现代的管理方式与手段为基础，利用先进的科学设备与技术，管理员充分发挥自身的主动性、创造性、积极性，进而对档案的管理以往的传统管理方式进行改革，让档案管理完成到现代化、智能化、系统化的转变。基于社会经济不断进步的基础上，现代科学计算机技术也得到了长足的发展，尤其是网络信息技术逐渐的应用于各行各业的各个领域中。

在当前社会飞速发展的过程中，通过档案管理现代化管理工作的执行，实际上有着至关重要的作用，首先，能够高效、安全的直接通过互联网电子形式的方式来对于档案信息加以收集和管理，各个方面的信息档案能够更加便利的进行查阅，同时还能够持续性的对档案本身管理环境加以改善，最大限度的降低档案信息所需要的存储空间，这对于现代社会中大量档案原件档案管理起到了一定的促进作用。

三、档案现代化建设的关键

1、系统管理

档案管理现代化理论体系中所存在的核心实际上就是系统理论，要想真正的达到现代化管理的目的，就必须要相应的管理人员从以往陈旧的分割式管理措施之中完全脱离出来，利用一个更大的系统管理理论体系来管理，在这其中，要将整体性的观念作为重要基础，以此对整个管理系统加以管理。每一个区域都是整体总部门的一个构成部分，只有采取系统工程的思想来对其进行管理，才能够充分发挥系统内每一个分支的价值，并且将之有机的融合，从而形成有效的整体，进而提高管理的工作效率。档案管理工作具有十分重要的意义，在国家建设中占有十分重要的位置、国家将档案管理工作当做一项十分重要的事业进行发展。

2、加强对档案管理的重视

各个地区要对档案工作引起足够的重视，将档案管理工作进行认真严谨的管理。档案工作的主要目的就是通过管理相关的档案材料，为社会的经济、文化、产业、科学发展提供相关的资料与依据，进而为其发展提供服务。档案管理的工作对象就是一系列的档案，对档案进行管理需要一套系统的方式与原则。只有加强对档案的管理，对档案信息资源进行大力的开发，才能够节省相应的人力与物力，从而获得更大的经济效益。

3、充分发挥外向功能与内向功能

在执行管理工作的过程中，其中所存在的一项原则就在于外向功能。外向功能本身就是某个部分对于社会做出的贡献，因此，任何一个部门在指向管理工作期间，都必须要对于外向功能引起重视，保证外向功能之下的内向功能能够保持良好的运作。此外，档案管理工作中还包含了服务性质，这是档案工作的核心价值也是其运行的基础，在这方面，相应的管理部门也要对于外向功能加以灵活运用，保证档案以及资料内容能够为社会作出贡献。

4、整分合原理与反馈原理

有关管理学家曾经指出，在对一件工作的完成进行详细过程的了解之后，并且将其分成每一个小的要素或部分的前提下，对其进行适当合理的排列与组织，就能够有效地提高工作效率。这就从某个角度也可以理解为，对事物的发展过程进行详细了解就是了解整体的面秒以及其发展规律，将整体分解为各个部分或因素就是明确其在整体的功能与价值，适当组织就是按照事物科学的发展规律在满足最大效益的前提下对其进行合理科学的排列组合。在现代，高效率的管理工作就需要在整体里实现合理分工，进而在分工上进行有效的综合。这也被称之为“整分合原理”。“整分合”原理就是现代化管理的基本理论。从宏观的角度上看有档案室工作、档案馆工作、档案教育科研等。为了将各自自身的职能最大程度的发挥，各级档案管理部门会根据其自身的职责制定每年具体的工作目标。最终的工作目标即为管理机构的年限内的运作达到最佳效果。是档案部门工作前进的方向，也是对管理成果进行验收的依据。

四、结语

综上所述，在我国当前全球化发展的背景之下，档案管理工作显得越发重要，就本质上来说，无论是档案管理还是企业档案，实际上对于社会的发展都起到了一定的推动作用。档案管理工作在展开的过程中，务必要充分的对于档案管理工作中的科学理论体系、知识体系来加以应用，促进档案管理工作能够得到现代化的建设发展。而在实际进行档案管理现代化的过程中，还应当要针对相当的档案保护加以强化，确保档案的客观真实性。只有真实、客观的档案管理工作，才能够为国民经济发展起到一定的辅助作用。

[1]邓绍兴.新编档案管理学[M].档案出版社,2009.

[2]吴宝康.档案学概论[M].中国人民大学出版社,2011(6下).

[3]陈兆祦.档案工作全书[M].中国人民大学出版社,2008(9下).