论高校教学档案的收集与利用

摘要:高校教学档案内容多元，有自身的特色。文章分析了高校教学档案的形成特点和存在的问题，并提出了在档案的收集与利用过程中建立网络体系、进行系统收集、加强整体建设、拓宽服务领域等措施。

关键词:高校；教学档案；收集；利用

在教育体制改革的新时期，高校出现了多种办学模式，高校档案工作也呈现出内容多元化和信息数字化的时代特征。在档案的收集和利用中，必须坚持集中统一、监督指导、信息集中及文档一体化的原则，突出教学、科研、学籍档案的中心地位。实践中，有必要认真分析教学档案的形成特点，探讨实用有效的收集和利用方法，从而促进高校档案基础业务建设，使校园档案网络化，实行法制化、制度化管理，更好地为高等院校的各项工作服务。

高校教学档案的形成特点和存在的问题

档案的类型不同，形成的周期不同 教育部发布的《高等学校档案管理办法》将高校档案分为党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、产品生产类、基建类、设备仪器类、出版类、外事类、财会类等11个一级类目，在原来的基础上增加了学生类。这些档案的类型不同，其形成周期也是不同的。如，文书档案的形成周期是以一个自然年为一年，科研档案是以每个科研项目（课题）的完结为一个周期，学生档案的形成是以学年度为周期。而教学档案的形成周期在高校档案中，是数量最多最复杂的一类。从《高等学校档案实体分类法》来看，教学档案由三部分组成：第一部分是按自然年度形成的教学管理性文件材料；第二部分是按学年度形成的专业性教学材料；第三部分是按学生培养周期，即三年或四年为一个培养周期的学生学籍档案。这些材料的形成周期不同，又分散在不同的部门和各专业任课教师手中，如果管理不善，就容易造成文件材料收集不完整甚至丢失的现象。

档案内容的丰富性和利用人群的广泛性 高校教学档案内容丰富，利用广泛，成为高校档案中一大新特点。它的利用人群有高校的领导者、管理者、教师、员工和在校生还有社会公职人员及其他高校。它的内容包含了教师在教书育人以及学生在校期间的学习情况、思想表现。主要包括：（1）上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件，即教育改革、教学计划、专业和课程设置、招生、毕业生分配等方面的计划、指示、规定、办法等；（2）综合性教学文件材料，即学校制定的各种教学制度、办法、规定、条例，教学工作的各种统计表；（3）招生工作的材料，即招生计划、简章、专业介绍、新生名册、招生工作总结等；（4）学生学籍管理材料，即新生登记表、学生学籍表、成绩表、在校生名册、学生学籍变更（升级、留级、休学、转学、复学、退学）材料；（5）学生奖惩材料；（6）教学计划、方案，教学大纲，教学改革方案、总结；（7）教材方面的材料，即自编、主编教材的正本；（8）教学实习、生产实习方面的材料，即计划、大纲、总结、实习结果鉴定、实习报告等；（9）课堂教学材料，即课程安排表、教师任课安排、典型讲义、教案；（10）优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评定意见；（11）师资培训的计划、考核及总结，出国进修、教师工作量的规定、教师教学质量奖励、教学情况调查表；（12）夜大学、函授部、各类培训班、进修班形成的文件材料。同时还有根据各高校的办学特色形成的文件和材料。

电子化、多载体的发展趋势要求越来越高 随着计算机技术、摄影技术等先进科学技术的普及发展，档案工作向电子化、数码化方向发展已是大势所趋，档案的存储介质也由原来单一纸质档案转化为不同载体档案的共存，这是档案发展的划时代变化。高等院校作为教育的最前沿也不例外，每年都会产生大量不同载体的文件材料。档案数量大幅度增加，汇集的信息资料也越来越多，不仅要收集文字、图表形式的传统的纸质档案，还要收集照片、录像、VCD、磁带等音像档案，以及牌匾、锦旗、奖状、奖杯等实物档案。同时对档案信息开发利用的速度和效率的要求也越来越高，传统的管理模式已远远不能适应现代社会的快节奏，必须加强现代化管理力度，满足高科技信息时代发展对档案的需求。

运行中的信息资料处于分散、零乱的状态 近几年，高校面临各种改革，办学模式、办学特色也在发生变化。由于院校合并或高校设立若干个分校，在客观上形成多校区、异地办公、办学的现象，由此也形成信息资料在运行阶段处于分散、零乱的状态。有的教学部门为了方便自己使用，不向档案部门移交档案，又无专人保管，导致档案遗失、破损现象严重，给档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作带来了困难。

高校教学档案的收集应注意的问题

建立校园网络体系，层层把好文源关 高校的教学档案都是由各学院、系部产生，并分散在各部门、各个教师手中的。高校档案部门，首先要从管理体制上严把文件入口关，建立校园各部门兼职档案员网络体系，负责收集本部门的不同类别的档案，高校档案馆的教师同时要加强档案归档的业务指导，采取有力措施，加强归档收集力度，加强考核。确保进馆的档案齐全、完整，凡不齐全、不完整的要责其收集完整，需返工的一定要返工，直至归档齐全。每学期定期或不定期召开网络人员会议，通报阶段性收集工作所取得的成绩，布置下一阶段的工作。并对兼职档案员职责进行考核，对收集工作完成出色的网络人员给予一定的精神和物质奖励，以调动大家的积极性，真正发挥网络人员的整体力量。

制定规范，确定收集范围 依据《高等学校档案实体分类法》，教学档案分为八个二级类目：综合、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教材。但涉及具体的每个高校，在收集归档档案时又有不同的内容。本科院校和高职院校有不同，综合类大学和理工科大学也有不同，同时，因为办学的方向和办学的理念不同产生的教学材料不同，在实际收集过程中，要根据本校的具体情况作具体对待，对收集范围进行增减，对增加的归档项目要及时写入收集范围表中。还有高校档案馆（室）要随着变化的教学方案、教学大纲制定各教学部门对教学档案的归档方案，对案卷质量、门类、载体、归档时间均要提出要求。

坚持系统性、特色性原则 当今教育体制的改革，使许多院校合并，由此也产生在一个高校中有几个全宗的问题，这就使得高校的档案更丰富多彩。但不同的高校有自己不同的办学理念和特色。如，高职类的学院就必须以学生的实际操作能力、动手能力为主，那么，在实际收集档案材料过程中，就要重点考虑收集教师在实践教学、典型教案和学生在专业基本技能课程、项目等方面的材料。收集过程要坚持系统性、特色性的原则，全面又要突出教学重点、教学特色。为了避免盲目性，档案馆（室）应根据本校管理体制的运行方式和教学档案产生的特点制定出一个比较详细的资料收集范围、标准，使收集人员在收集时有据可依。

加强对档案的基础业务的整体建设，促进教学档案的健康发展 在不断加强档案基础业务建设中，从抓教学档案的收集归档为切入口，促进教学档案的整体发展。一是要从抓文源入手，严把文件质量关，规范学校的发文字号，规范收、发文程序，统一规定档案的表格设计。如，学年度第X学期讲座（报告）计划表，教师调课、代课、停课申请表，教学人员外出审批单，学生学籍表、成绩单、毕业设计（论文）任务书、优秀毕业设计（论文）成果统计表等统一规定行文纸张和各类表格的规格（样式），从根本上规范各类教学文件材料的质量。二是建立管理网络，强化管理机制。在学校档案专职人员为主的基础上，各教学部门、系部明确一名教学秘书为学校兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交工作，兼职档案员的工作纳入年终考核，形成一个以高校档案馆为中心的强有力的管理网络。三是建立案卷类目，加强基层管理。学校档案馆结合各教学部门产生的档案的内容和规律，帮助院系做好平时立卷工作，建立案卷类目，各类文件对号入座，分类管理，为年终归档和学年度归档打好基础。

高校教学档案的利用应注意的问题

建立并开放校园档案网站 信息时代高校档案馆对社会的服务理念和方式将会发生根本性的变化，高校档案馆服务的重点对象也会由向本校教职工转向社会大众，以人为本的服务将占据主导地位。高校要开辟校园档案网站，把提供档案信息联网查询服务作为一个重要发展方向，有针对性地将教学档案向社会开放。应主要着眼于四个方面：一是向教职员工提供直接满足利用需要的教学档案内容，在网上直接提供开放档案全文阅览工作；二是向社会开放学生素质教育取得优异成绩、获奖情况的学籍档案；三是向社会开放有关教学管理、特色办校的发展思路；四是在开放作息时间上改变传统的时间表，满足社会各阶层人士多样化的需要。

计算机联网检索，方便快捷 高校的档案信息资源会随着学校的发展日益增多，对高校的档案管理现代化的程度要求越来越高，仅凭已有的《卷内文件目录》、《案卷目录》、《全引目录》、《全宗目录》是不够的，还必须采用现代化的检索手段，通过文件级著录卡形式，将文件的组卷年度、分类号、保管期限、案卷级档号、正题名、主题词、文件形成日期、顺序号、卷内页号、责任者等信息录入计算机，采用计算机检索方式，完成计算机管理，实现变传统手工管理为现代化管理，引进高速扫描系统，将档案文件以图像形式高密度存储于光盘，在一定技术条件下实现通过网络查阅档案原文，提高查全率和查准率。

拓宽服务领域，变被动服务为主动服务 高校的教学档案是学校档案的主体、核心及重点，同时也是衡量学校教学质量和管理水平的重要标志之一。目前，许多高校档案的利用还处于被动服务状态，不知如何主动服务。其实，教学档案利用范围十分广泛，包含的信息也十分丰富。如，学籍档案可以统计历届学生的毕业率、结业率、延期毕业率、退学率以及教学大纲、教学计划、师资水平、生源状况等等，主动对其可以方便编研加以分析，提供给教学管理部门，可以方便对教学管理进行评估，为制定教学管理措施，改进教学方法，提高教学质量提供信息支持。高校档案馆还应拓宽服务领域，变被动服务为主动服务。要深入学校各项活动第一线，进行各种活动，专题收集。收集的过程既是宣传档案工作的过程，又是互相学习交流的过程，可及时了解和掌握行政、教学工作中新产生的文件材料的内容及其对档案的需求情况，抓住学校教学工作中有办学特色、有突出教育教学效果的材料重点收集，专题专卷，既能丰富高校馆藏档案，也能激发各个部门积累、收集、移交档案的积极性，拓宽服务领域，变被动服务为主动服务。

参考文献：

[1]胡蓉.浅谈高校教学档案的收集与信息资源的开发利用[J].绵阳经济技术高等专科学校学报，2001，(1).

[2]陈玉.新时期高校教学档案的收集工作刍议[J].平顶山学院学报，2006，(4).

[3]包华.重视高校教学档案的收集与利用[J].内蒙古农业大学学报(社会科学版)，2002，(3).

[4]李咏梅.高校教学档案的科学管理和利用开发[J].兰台世界，2005，(9).

[5]洪红.浅谈高校教学档案工作[J].中山大学学报论丛，2004，(3).

作者简介：

熊友菊（1962—），女，深圳职业技术学院综合档案室副研究馆员，研究方向为档案学。（本栏责任编辑：尚传梅）