对如何做好高校教学秘书工作的认识

罗水萍

摘要: 教学秘书作为高校管理队伍中的重要组成部分,对提高教学质量、保障教学工作的有序进行、促进学校的发展起着重要作用。因此,做好高校教学秘书这项基层工作就显得相当重要,本文就如何做好高校教学秘书工作进行了论述。

关键词: 高校教学秘书素质能力

在和谐高校的建设中,教学是核心工作,抓好了教育教学工作,人才的培养才能顺利进行,而教学工作的开展,除了教师外,教学工作的组织、管理者也是重要的环节。高校内各教学单位设置了教学秘书,教学秘书既是教学管理的具体执行者、各项教学活动的组织者,又是学校教务部门与院系之间、教师之间、师生之间开展教学活动的桥梁和纽带,同时还是院系领导的参谋和助手,承担着参与组织各类考试、学生成绩管理、有关教学文档的收集、整理和归档、协助院系教学主任安排新学期教学任务等多项工作,因此,就构建和谐教学体系而言,教学秘书是不可缺少的角色,而做好高校教学秘书工作对提高教学质量、保障教学工作的有序进行、促进学校发展则起

着举足轻重的作用。

一、要有敬业奉献精神和吃苦耐劳精神

教学秘书的工作主要是服务性工作,多是琐碎的,不仅任务繁重,而且头绪多,牵涉到高校各个部门,有时任务急,还得同时完成几项任务,不得不加班加点,甚至连节假日也不能休息,需要经常加班才能完成。因此,教学秘书需要有高尚的奉献和自我牺牲精神,热爱、安心这项工作,踏踏实实地发挥自己的主观能动作用,在繁重而又看似平常的工作中兢兢业业,不为名、不为利,全心全意地为教学服务。如果没有一种服务意识和乐于吃苦、甘于奉献的精神,是绝对做不好秘书工作的。所以要正确对待自己的人生价值,教学秘书的价值就是通过自己的任劳任怨地做好服务工作,在默默无闻的平凡事业中体现出来的,只要热爱它,同样可以做出显著成绩。为此,教学秘书更要增强使命感和责任感,深刻明确肩上的重任,有敬业奉献精神和吃苦耐劳精神,甘作无名英雄,兢兢业业地、脚踏实地地努力工作,在实践中提高分析问题和解决问题的能力,不断提升服务质量。

二、要树立学习意识、责任意识、服务意识和质量意识

高校教学秘书需要具备一定的理论功底,因此,必须加强学习,树立学习意识。作为一名高校教学秘书,应强化学习意识,养成不断学习的习惯,这样才能使自身的综合素质得到不断提高,才能真正胜任教学秘书工作,才能从容应对二十一世纪知识经济的严峻挑战。我们处于知识经济时代,知识社会的特征之一,在于信息瞬息万变、知识暴增及知识更新加快,竞争更加激烈,社会对人的要求越来越高。当今的社会形态,从某种意义上来说,是一种学习的社会。个人只有不断地吸收新知识,才能应对社会的挑战,也唯有继续学习,才能免于落伍。因此,唯有不断学习,才能适应、生存于现代的知识社会。一个称职的、成功的教学秘书应是“通才”和“杂家”,不仅要学习专业知识,还要学习辅助管理知识,更要不断调整、更新自己的知识结构,这样才能与科技发展同步。

教学秘书的工作要常和老师、学生打交道,要对老师和学生传达、解释教学管理的有关文件和制度,要审核学生的学籍和学业成绩,很多工作都牵扯到学生的切身利益。因此,要把岗位作为自己追求的事业,事事高度负责,一丝不苟,努力做到“干一行,爱一行,精一行”。如果没有责任意识,就会影响到工作效率和工作质量。教学秘书对课程的安排、考试的安排等都关联到正常的教学秩序,如果做不好,将会造成严重的教学事故。因此,教学秘书必须树立较强的责任意识。

教学秘书是协调者与沟通者,作为学校教务处和院(系)主管领导、教师及学生之间开展教学活动的桥梁和纽带,具有承上启下、协调左右、沟通信息、改善关系的作用。教学秘书所承担的每一项具体工作主要是为分管领导服务,为老师服务,为学生服务,也包括间接为机关服务。教学秘书必须把服务作为基本职能,充分认识和理解服务的崇高伟大,树立自觉服务的角色意识。

教学质量是高等学校生存和发展的基础,是高校的生命线;是教师根本价值的体现,保证和提高教育教学质量是学校永恒的主题。而这些都离不开教学管理人员对教学质量的不懈追求。管理质量是保证教学质量的基础。教学秘书要树立质量意识,通过加强管理来保证人才的培养质量,向管理要效益,向管理要成绩,向管理要质量。

三、要不断加强学习,不断提高自身素质

毛泽东同志说过“活到老,学到老”,教学秘书只有不断地学习,才能提高自身的素质,才能提高处理各方面问题的能力,才能提高水平。

(一)提高政治思想素质

政治思想素质是决定其他素质的价值取向和动力方向,是教学秘书工作态度和工作素养的前提。没有正确的政治思想目标,教学秘书工作就会迷失方向。因此,教学秘书必须具有一定的马列主义思想和觉悟,认真学习邓小平理论和“三个代表”思想,并自觉运用于实践,自觉运用理论武装头脑,提高政治理论水平,加强高校教学管理方面的学习与研究,认真学习国家在教学管理方面的方针、政策,与时俱进。

(二)提高知识素质

提高教学秘书的岗位素质,首先是要具备相应的专业知识,虽然教学秘书工作是服务于广大师生,但在教学管理上,对教学秘书具有一定的文化理论的要求,否则教学管理工作就无法服务到位,无法与教师的教学工作融合到一起。因此,高校教学秘书要在不断提高思想政治素质的同时,不断地提高专业文化素质,只有把理论知识与教学管理实践相结合,才能提高教学秘书的业务素质,做好教学秘书工作。

(三)提高业务能力

1.协调沟通、统筹、应变能力

教学秘书经常需要与教学职能部门和院系领导、教师和学生打交道,只有和他人保持良好的沟通,才能得到理解与支持。高校教学大量工作的顺利完成都得益于方方面面人员的共同努力。因此,教学秘书要正确认识并承担好自己的岗位角色,学会在沟通的基础上协调,不断提高自己的协调沟通能力,在协调中做到到位不越位,参与不干预,出谋不决策,摆正自己的角色位置,在与人协作共事处理问题时要从多角度考虑,和谐地处理好和上级部门、院系领导、教师和学生的关系。教学秘书工作随时随地都可能接到工作指示和任务,以及任务急工作量大的突击性工作,如果来一个电话处理一件事,接一个文件安排一项工作,则往往会陷于穷于应付的尴尬局面。所以要在变动工作实践中,提高统筹、应变能力,妥善安排,对学校纷繁的工作事务力图驾驭,从中找出各学年各学期各时段的常规性事务,事先制定工作计划,主动出击且留有余地,在操控中才能游刃有余。对经常性工作和突击性工作及临时出现的工作能快速作出反应,分清轻重缓急,在记事本上按照重急轻缓的原则,完成一项划掉一项,力求有条不紊。

2.提高现代化管理技能

计算机操作能力是新时期教学秘书应具备的工作技能。教学秘书必须能够熟练地使用计算机进行日常工作的文档、表格处理,应用网络和教学管理系统软件实现办公自动化管理。这不但能使工作效率和水准得到提高,而且能减轻管理中的部分工作量,还能为师生和各级教学管理部门提供快捷优质的服务。随着现代计算机技术的不断发展,教学秘书必须熟练地掌握计算机技术和网络技术,不断提高运用计算机等先进办公设备从事信息收集和处理的能力,及时、准确、科学地利用教学信息为教学工作服务,使教学管理工作科学化、规范化。

3.提高写作能力和表达能力

教学秘书经常要根据教学中的实际情况拟写一些教学、教务文书,如教学通知、教学事务报告、申请报告、记录、筹备教学工作会议、撰写教学总结等;在处理调整课表、考试管理、预订教材、处理学籍等工作中需与工作对象对方反复磋商,贯彻领导的教学决策,传达师生对教学的建议,下情上达、上情下达,解释原因、交涉事宜等,这就需要较强的书面写作和语言表达能力,要求能够行文流畅,表达得体,言简意赅。但是这不是一成不变的东西,需要随着时代、宏观政策、工作环境、领导换届等的变化而变化,要求不断提高充实,同时在提高能力的过程也学习到很多其他方面的知识,提高自身其他方面的能力,而其他各方面能力的提高又能促进写作和表达能力的提高,两者之间是可以互相促进的,也只有各方面的能力提高才能更好做好本职工作。

4.提高档案管理能力

教学档案是教学管理的重要文件,包括教学计划、教学日历、考试试卷和实验报告,等等。教学档案的管理是一项繁重的工作,教学秘书应该把教学管理档案作为自己的工作计划之一,在档案归档时,实现标准化、规范化,做好日常工作的搜集,建立教学档案管理的创新。

四、要具备创新意识

创新是一个民族的灵魂,也是一个学校的灵魂。有创新才有发展,高校教学秘书必须具有创新意识,要紧紧跟上高等教育发展的新形势,解放思想,树立全新的意识和观念,通过学习和研究,在日常工作中提炼出有价值的新思想、新方法,不断创新,与时俱进,在工作中发挥主动性、积极性和创造性,具备较强的创新能力。只有这样才能适应知识经济时代的发展需要,才能推动教学管理工作。

综上所述,要做好高校教学秘书工作,必须具备敬业奉献精神和吃苦耐劳精神、学习意识、责任意识、服务意识和质量意识,不断钻研业务知识,提高自身的综合素质。只有这样才能在高校教育管理不断发展的今天,最大限度地发挥自己的作用,才能为高校各项工作作出贡献。

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