有关信息化校园管理模式的探析

刘亚彬 田文馨

摘要:本文在引入信息化校园的基本框架和建设目标的基础上,首先探讨信息化校园的管理模式所涵盖的范围,之后针对信息化校园管理中信息与服务项目、IT治理机制、政策制定、经费投资、管理信息化、教学信息化、技术培训等方面的建设和管理的情况进行了分析,总结了信息化校园管理模式的内涵。

关键词:信息化校园 管理模式 IT治理机制

中图分类号:G40-057 文献标识码:B 文章编号:1673-8454(2009)21-0010-03

近年来,国内高校信息化建设发展迅速,校园网络建设基本完成,数据中心初具规模。但是由于多种原因,对信息化校园管理模式的理解尚不完全清晰,信息化建设和学校的各项业务联系度不高,还停留在几个职能部门的信息化建设中,未将信息化与相应部门工作的改革和发展融为一体,数字教学资源匮乏,科研信息化的探索尚未起步,信息技术的推广和培训工作不够深入,配套制度建设滞后。

一、信息化校园的基本框架

信息化校园的基本框架分为两个层次,如图1所示。

第一层是数字化校园的基础设施建设,是高校信息化的基础,包括校园网络的建设。第二层是数字化校园的组织管理建设,主要有五个基本组成部分:管理信息化、教学信息化、科研信息化、图书资源信息化和公共服务信息化。前者主要指高校校园网络的基础建设,后者则主要指高校内的信息、资源的共享和交流的建设。这两个层次、五个方面共同构成了高校信息化建设和发展的基本框架,使得高校能够在传统校园的基础之上,在时间和空间维度上实现教学资源、科研数据、管理信息化和公共服务信息化方面的跨时空交流和共享,从而最大限度地提高高等教育机构运行的效率。

国内外教育信息化领域的学者普遍认为,高校信息化建设过程中,技术层面的建设仅仅是数字化校园的基础,更为重要的是从组织和管理层面进行的校园信息化建设,例如管理、教学、科研和图书资源等方面的信息化。只有将这两方面的建设统筹规划和系统组织起来,才有可能最大程度地发挥出校园信息化的效果。

二、信息化校园的管理模式及内容

信息化校园的管理模式从概念上来说,是用来发现和解决信息化校园管理过程中的问题,从而规范管理手段,完善管理机制,实现既定信息化校园的目标。管理的模式决定了管理的内容。如图2所示是北京大学的信息管理专家对信息化校园管理模式的概览,该图是对信息化校园基本框架(图1)的具体扩展,中间部分代表了信息化校园所包含的所有技术层面,包括信息基础设施、共享与交互平台以及应用系统和信息门户。而左右两边的标准规范体系、运行服务体系、网络与信息安全体系、保障体系就代表了信息化校园所内涵的管理层面。

1.建立科学的信息化治理体系

IT治理机制是确保高效地解决在校园信息化建设过程中所出现的组织和协调问题的保障。IT治理机制对于校园信息化的建设意义重大。高校IT治理模式的核心是CIO体制,包括三个关键的角色:CIO、各种形式委员会和内部信息审计部门,这三种角色共同构成了进行有效IT治理的组织基础。CIO是建立IT治理机制的关键角色,负责领导、组织和协调高校IT战略规划,IT管理标准和政策的制定,以及IT架构和基础设施投资等决策的制定。CIO是将信息技术与高校战略目标相融合的桥梁,也是各种IT管理决策的执行监督者。进行IT治理的基本组织结构还包括各种形式的委员会,如教学科研IT委员会,日常管理IT委员会,学生IT委员会,信息技术指导委员会等。由委员会为IT决策制定提供建议和信息,帮助CIO尽可能做出正确的IT决策。内部信息审计部门负责评估和控制信息技术应用的可用性、效率、安全性,确保高校的IT环境提供准确可信的信息技术服务。IT治理重点关注的领域有与高校的整体战略相融合的IT战略,降低IT投资风险,平衡IT预算,合理规划IT架构和基础设施建设,更好地支持教职工的教学与科研,学生的学习与生活,学校日常运营管理活动,设置IT服务机构,制定有效的IT原则、标准、管理政策,使高校IT服务部门提供更高水平的IT服务,评估IT运营的效率和效益,并制定完善的信息化政策。

2.为加快教学信息化进展制定激励政策

高校的中心工作是教学,校园信息化建设的中心也应围绕着教学而进行。教学信息化,就是指在高校的教学过程中,改革教学观念、运用系统化的教学设计方法,充分利用信息通讯技术来实现教学组织形式的多样化、教学内容的电子化、教学方法和教学手段的信息化,从而拓展师生之间信息交流的渠道,提高教学效率,扩大教学范围的改革过程。帮助教师将信息技术整合于教学中,通过网络提供在线/网络教育,是教学信息化的工作重点。选择适用的课程/学习管理系统,即网络教学系统或在线教学平台,并且及早制定相应的标准,简化用户技术支持服务,有利于加快教学信息化的发展。

在高校实施管理信息化和教学信息化过程中,往往因为教师和学生对信息化系统的陌生以及系统的推广不够完善,造成信息化利用率低的现象,没有使IT效用充分发挥出来。因此,学校应该重视制定各种指向于信息化发展目标的政策和规章制度,以鼓励和促进教职员工齐心合力工作。针对学校全校教职员工的日常工作考核和职务、职称晋升制定各种保障性和鼓励性政策,对其在教学信息化和管理信息化过程的行为表现进行强化和反馈,进而达到组织内成员行为协调一致的目标。

3.加强管理信息化中的业务流程改造

高校管理信息化使高校在运营管理上取得了一定的便利,但整体水平不高,并未使高校在管理水平上取得根本性的突破,很大一部分仍然是用信息技术去模拟原有的手工流程,而没有从流程上整体规划,重新构建合理的业务流程。规范化管理流程的目标就在于实现管理流程信息化,改变传统管理流程的封闭性和不透明性,确保做到运营管理中的信息开放、实时和共享。随着信息化的推进,应该逐步加强执行层和领导层的直接联系与沟通,加快信息传播速度,扩大领导层的管理幅度和范围,缩减中间层次的重复信息传递,减少信息传播层次,减少信息失真情况。

高校目前现有的管理机制表现为条块分割的直线职能模式,即横向部门之间相对独立,只对上级领导负责,而纵向层级的行政组织分为纵向的若干层次,每一下级层次对上一层次负责,每一部门在全校范围内构成一个相对独立的纵向系统。传统的组织结构随着高校信息化的开展,显现出越来越多的弊端。因此如果对业务流程进行再造,照搬原套的将原来的管理业务和行政服务转移至网上实现,管理信息化就很难深入下去。

业务流程再造是管理信息化实施过程中关键的环节,结合管理信息化的特点和要求进行重新的组合设计,构建前台业务模型和后台信息管理系统,对业务流程进行优化和组合,提高组织协同程度和运行效率。以业务流为主线发展校园信息化的过程,就是利用信息技术梳理高校管理的过程,把高校内部的管理信息系统建设与面向用户的信息服务建设结合起来,尽快扩大信息化校园向用户提供服务的广度和深度。实施管理流程信息化,必须避免信息孤岛,致力于建立透明、高效、公正和具有服务意识的高校,实现各管理部门都只产生并维护自己的“源点数据”,同时查询和使用其他部门的“源点数据”。这一趋势将有力地促进部门之间的边界模糊,行政机构的规模逐渐缩小,组织结构的扁平化和网络化。

4.积极开拓信息化经费来源,保证稳定投资

校园信息化建设的顺利进行离不开充足的经费支持。无论从校园信息化的基础设施建设、设施购置和维护,还是人员培训、技术支持及服务上来说,都需要大量的经费来源。近年来,国内高校各项信息化建设的经费投资都处于直线上升的趋势。由于基础设施投资、人员培训和技术服务等影响,高校的技术经费投资快速攀升,但随着应用系统逐渐进入运行维护阶段,投资经费就会放缓并逐年下降,直至需求的快速更新带来对原有应用系统的重大调整和升级时,经费投资又会开始慢慢提升。目前,绝大多数高校正处于基础建设初期,因此经费投资必然很大。随着高校信息化建设的进一步深入,便会进入一个经费需要相对稳定的时期。

5.为信息技术培训制定相应政策

实施管理信息化和教学信息化都离不开对教职工和学生的信息技能的培训。所有教职员工都必须参加培训,管理人员也必须参加。在信息化校园建设阶段,必须高度重视教育信息技术的推广应用,大力加强教师培训,制定配套的培训和考核政策,这是保证师生提升信息素养的有效途径。

三、结论

校园信息化管理模式要求高校转变管理理念,同时还要加强制度建设,推进内部管理制度化、规范化,只有当信息化成果逐步取得管理人员、教师、学生的普遍接受和认可,并最终体现在各自的行为中,才算是最终建立起了精简高效的信息化管理模式。综上所述,高校信息化管理模式所包含的内容可以总结为以下几点:

(1)以“服务”为核心,致力于建立透明、高效、公正和具有服务意识的高校;

(2)完善的IT治理机制,健全的信息化服务机构;

(3)各种指向于信息化发展目标的政策和规章制度,以鼓励和促进教职员工齐心合力工作;

(4)为保障教学信息化,加快CMS的应用范围和程度,简化用户技术支持服务,扩大教学范围;

(5)为保障管理信息化,实现管理流程信息化,加强执行层和领导层的直接联系与沟通,扩大领导层的管理幅度和范围,组织结构向扁平化、网络化的方向发展;

(6)拓展经费来源,保障经费投入;

(7)开展面向所有教职工的现代教育技术培训和信息化应用培训,并提供制度保障。

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(编辑:于黎明)