EXCEL应用的实践思考

马运玲

【内容摘要】Excel办公软件属于office办公软件中的一部分，使用Excel软件能够很方便地进行数据处理。本文主要介绍了Excel办公软件的一些使用技巧，希望通过本文的介绍能够为读者今后的办公提供实用的经验。

【关键词】Excel办公软件  使用技巧  软件应用

随着互联网时代的来临，人们的工作与生活越来越离不开电脑和网络的帮助，现如今的大部分企业和公司都会要求员工使用办公软件进行日常的办公，office系列把办公软件是应用最为广泛的办公软件之一，而Excel办公软件作为office软件系列中的一员，被广泛应用于表格的整理。本文就从多个方面简单介绍Excel应用技巧。

一、自动填充数据功能

办公人员经常需要进行大量数据的填写与改动，但是有些时候需要整理的数据太多并且会存在冗杂的情况，对于办公人员来说是一项十分繁琐的工作，但是Excel办公软件则提供了自动数据填充功能，人们可以利用Excel办公软件的走动填充数据功能实现对于数据的快速输入，将一些原有的数据进行复制或者输入原有数据的等差数据、等比数据等等，极大地方便了人们的工作，节约大量时间的同时也提升了表格数据的准确度。而在使用Excel办公软件进行数据自动填充的时候，一般会采用两种方法进行填充。第一种方法是使用序列对话框，如果我们需要输入步长任意的等比、等差序列，例如日期序列，就可以直接在“填充”菜单当中找到“序列”选项进行数据的自动填充。在进行填充的时候，首先需要在第一个单元格中输入初始值，并选取需要进行数据填充的單元格区域范围，继而在菜单栏中找到“编辑”选项中的“填充”、“序列”，在打开了“序列”对话框以后，再依照具体要求选择“行”和：列以及“序列类型”，并在“步长值”当中输入所要填充的数据步长值完成操作。如果我们需要进行填充的是日期序列，则应当选择日期单位完成填充。

第二种进行自动数据填充的方法则是通过拖动填充柄的方式进行的，我们使用鼠标通过拉取操作选取指定区域，然后在区域右下角找到填充柄进行操作，将鼠标十字光标按照我们需要进行数据填充的方向进行拖动，直到光标覆盖我们目标填充的所有单元格。如果我们输入的初值为字符型，则直接进拖动形成的是步长为1的等差序列;如果初值为字符与数据的混合体是，将数字当作字符处理，直接拖动字符复制所形成的步长为1的等差数列，而如果需要将原有的混合体进行复制，则需要按住Ctrl键进行拖动;如果初值为时间和日期，采用直接拖动操作所形成的是依照日或者小时为单位的步长为1的等差序列。

二、打印区域设定功能

我们在应用Excel办公软件完成制表以后，很多时候还需要将表格打印出来，而利用Excel办公软件提前进行打印格式和区域的设置能够更方便地完成打印工作。在设置的时候，我们收下要进行顶端标题的设置，在页面设置选项当中找到“工作表”标签，然后单击位于顶端标题行文本框右侧的压缩对话框按钮，按照自己打印要求选取表头和标题区域，将这部分单元格区域的格式进行更改并点击确定完成设置。而我们在选择打印区域的时候，为了更好地进行表格内容的整理，一般都需要进行多个表格的分割，在进行表格分割的时候，就要讲各个部分单独选定然后进行打印。具体操作为：选定对应的单元格区域，然后在工具栏中找到“打印”按钮点击打印，在弹出的对话框当中再选择“选定区域”、“预览”按钮，完成打印。

三、各类函数应用技巧

我们在使用Excel办公软件当中的函数计算功能的时候，常用的一般有直接输入与函数功能。粘贴函数功能是以及自动求和函数功能，利用好这些功能能够更迅速、便捷地帮助我们完成制表工作。我们在利用直接输入函数的时候，首先要输入一个等号，然后在等号后面天界对应的函数和参数，大部分工作只需要使用sum求和函数和AVERAGE 求平均数函数两种，具体的使用实例为：=SUM（B3：C9）、=AVERAGE （B1：B10，C1：C100）。

在使用粘贴函数进行制表的时候，一般都需要首先选择需要输入函数的单元格，而后在插入菜单中找到函数菜单选项或者直接在工具栏中点击粘贴函数功能键，导出粘贴函数对话框。然后在对话框的左边函数分类列表框中选择所要用到的函数类别，在右边的列表框中罗列出符合要求的所有函数类别，依照具体工作需求找到对应的函数，在选择函数完毕以后会弹出函数选项面板，我们只需要在Value1、Value2当中填写对应的函数即可。

当我们要用到自动求和函数功能的时候，应当通过鼠标单击用来存放求和结果的单元格，然后在工具栏中找到“自动求和”按钮，从而系统就会在工作表中事先选择好的求和公式自动填写到目标单元格之中。需要注意的时候，很多时候我们还需要使用公式复制以及单元格地址的引用功能，在利用这些功能的时候，我们也可以灵活运用函数的自动填充功能进行公式的复制，迅速实现公式复制以及单元格地址的引用目的。

总而言之，随着计算机领域的迅猛发展，办公软件成为人们生活与工作必不可少的工具之一，Excel办公软件帮助人们更方便地进完成表格数据的整理和计算，对于人们的生活与工作都有着极大的便利，本文介绍了一些常用的Excel办公软件实用使用技巧。掌握这些功能往往能够更方便地使用Excel办公软件进行自己所要制作的表格，提升工作效率。

（作者单位：江苏省徐州市铜山区清华中学）