基于工作流OA系统在高校管理中的应用

刘金涛

【摘 要】办公自动化（OA）是 20 世纪 70 年代兴起的运用多种技术发展起来的一门综合技术，OA 系统的发展已经进入了协同办公、知识管理的工作流阶段。

【关键词】OA系统    工作流    高校管理    应用

一、基于工作流OA系统的定义

工作流是计算机技术支持的协同工作（Computer Supported Cooperative Work，CSCW）的一部分。协同最根本的就是协同工作，即多人通过分工合作等方式而共同完成同一个目标。办公就是协同工作的一种，传统的 OA（即OFFICE AUTOMATION的缩写，即办公自动化） 软件称作群件（groupware），即协同软件。基于工作流OA系统采用Internet/Intranet技术，大部分业务流程基于工作流的概念，将人、物、任务、事件和状态协调好达到工作流的自动化，使工作流过程更加智能，使使用人员方便快捷地共享信息、高效地协同工作、规范组织管理，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为管理和决策提供科学的依据。

二、基于工作流OA系统遵循的原则

由于工作流需要明确知道“做什么，何时做，以及由谁来做”，即每项任务是“做什么”，路由和规则来决定“何时做，以及由谁来做”，工作流需遵循3R 原则。

1.  Route（路由）：传送以文档、时间、消息等作为对象，这些对象和这一过程经过的路径便构成了路由。路由有顺序执行路由、并行路由、选择路由和循环路由四种基本结构;

2.  Rule（规则）：它规定了信息怎么进行路由和路由给谁，用来判断工作流的运行状态以及确定执行下一步骤的条件逻辑。规则描述了流向的控制、条件以及对异常情况的处理;

3.  Roles（任务）：是工作流对于某种状态、某种事物或工作组的具体操作。任务具有原子性因而不可再细分，是一个需要保持完整执行过程的工作逻辑单元。若任务执行时出现错误，需要回滚到任务执行前的状态，如需再次执行则重新执行。

三、基于工作流OA系统的功能需求分析

由于不同高校办公特点不同，对 OA 系统的功能需求有很大差别，尤其在某些细节处区别较大。通过比较分析一般基于工作流 OA 系统的通用性需求和结合自身特点，基于工作流OA 系统的功能需求可概括为：第一解决信息传递方式从传统的纸介质到电子介质的转变，以期提高工作效率;第二解决公文办理过程的自动流转同监督功能，提高各部门之间的协作能力。形成一个集成化的办公环境，为教职工搭建具有丰富功能和实现可个性化桌面的办公环境;形成一个可以集中信息的收集、处理发布的平台，以便实现信息的流通性;形成能与其他应用系统进行访问和数据交互的接口，解决信息孤岛，减少从而避免重复工作的可能;形成一个灵活适用、稳定可靠的网络办公系统，构成良好的基础应用平台，用户可根据需要灵活选取不同的功能组件，并通过简单方便的配置即可实现业务的应用。根据相应的需求，如图1所示 OA 系统在功能方面需要实现以下功能。

图1某校基于工作流OA系统结构

四、基于工作流OA系统的功能应用

1. 规范公文管理。传统的管理模式下，混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本、办公费用居高不下，不利于形成和谐高效的办公环境。目前，部分高校实行“学校—学院（部门）”二级管理制度，特别是二级学院部门较多，涉及工作面较广，工作间关联性强，信息量大， 领导不能及时、有效地对各类文件进行及时有效地处理。因此，基于工作流OA系统应实现公文的网上拟稿、二级学院（部门）领导审核、跨部门会签、审稿、签发、编号、成文、校对、发布、归档等功能（如图2），其中管理员用户可以定制文件流转过程，系统按照预先定义的工作流程进行流转，系统提供严密的授权管理，保证文件不被未授权人处理和查看，实现对文档传递过程中有效地实时监控，保证文件网上流转准确。

图2：某校基于工作流OA系统公文流转示意图

2. 提高效率督办管理。督查督办作为高校重要的管理行为，是高校顺利实施决策部署和全面完成工作目标的重要手段和有效机制。督办管理指的是对学校重大决策、决议的贯彻落实。所谓“督办”，有两个层次的含义，一个层面指的是对一个完整的事项的办理，包含立项到结项的整个环节，都需要进入到监督办理的范畴;另外一层含义指的是对一些由其他部门承接办理的事项的各个环节进行监督检查，提高工作效率的同时强化领导的监控管理，增强领导的控制力，及时有效地监控各部门之间及教职员工的工作进度情况;实时、全面掌控各部门之间的工作办理状态，及时发现问题、解决问题，从而减少差错，防止低效办公。因此，系统应提供督办单制作、通知、跟踪、人工催办、承办人承办、督办结果反馈、统计查询等功能。

3.  实现远程办公。随着高校的不断升级，部分学校形成了多个校区，文件的上传下达、申请、审批都受到时间和空间的限制，领导外出学习、出差、交流同样会导致部门一些紧急重要的文件得不到有效处理。基于工作流OA系统由于是无纸化的数字管理，使得办公可以不受时间和地域的限制。一方发文，另一方在登录系统后便可以收到，与接收方处理的时间是否是工作日，是否间隔了几天无关。同时，发送方和接收方不仅可以在内网办公，也可以通过 VPN 客户端、在有权限访问的情况下，在家或者出差在外使用外网来进行移动的协同办公。

图3 OA系统手机客户端结构分析

4.  提高决策管理。分析报表和相关数据信息，有助于对高校的人、财、物、信息和流程的整体把握和管理，全面了解高校的运作情况，从而做出正确的管理决策。

（1）对于院级领导而言： 基于工作流OA是信息资讯、管理监控、决策支持系统。它将二级学院的党政、行政、教学、学生管理、就业指导等部门有效整合在一起，各部门不再是各自独立的信息孤岛，院级领导能迅速得到来自各部门的各种信息、数据，并可对部门内人、财、物及事件等有效跟进、监督，并以此为依据形成战略决策。

（2）对于中层干部而言： 基于工作流OA利用系、部门、个人之间的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握二级学院的各项进程，提高办公效率;OA可对部门内的人、财、物及事件进行“量化”管理，并可有效跟进、监督，给以指示，变传统的“粗放”管理为“精细”管理。

（3）对于普通教职工而言：提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快地工作。

【参考文献】

[1]李云.谈OA办公自动化在高校教学管理中的作用[J].工会论坛，2010，16（3）.

[2]张莹，肖建毅.基于工作流的办公自动化系统分析与设计[J].广东电力，2006，19（8）.

[3]何均健.高校OA系统的公文管理模块的设计和实现[D].广州：华南理工大学，2011.